Cómo crear y enviar modificaciones de pago

Los cambios en un proyecto son habituales: el alcance puede aumentar o reducirse, los materiales cambian y las decisiones evolucionan. Cuando esto ocurre, Houzz Pro te permite crear modificaciones de pago directamente a partir de tus presupuestos aprobados, y enviarlas a tu cliente para su aprobación.

Una modificación de pago solo factura al cliente la diferencia entre el coste previsto y el coste actualizado. Esto te permite enviar una solicitud de pago por el importe previsto y, al mismo tiempo, cobrar por separado los costes actualizados mediante la modificación de pago.

Crear modificaciones de pago

Hay varias formas de crear una modificación de pago: puedes crearla desde cero, desde una plantilla o desde un presupuesto aprobado.

Crear modificaciones de pago desde cero

Para crear una modificación de pago desde cero, haz clic en el icono Proyectos en el menú de navegación izquierdo y accede al proyecto en cuestión. Selecciona Modificaciones de pago en el menú izquierdo del proyecto y después haz clic en Nueva modificación de pago en la esquina superior derecha. Elige la opción Desde cero en el menú desplegable.

Crear modificaciones de pago desde una plantilla

Para crear una modificación de pago desde una plantilla existente, haz clic en el icono Proyectos en el menú de navegación izquierdo y accede al proyecto en cuestión. Selecciona Modificaciones de pago en el menú izquierdo del proyecto y después haz clic en Nueva modificación de pago en la esquina superior derecha. Elige la opción Desde plantilla en el menú desplegable.

Para obtener más información sobre cómo crear una plantilla, consulta la sección Crear una plantilla de modificación de pago de este artículo.

Crear modificaciones de pago desde presupuestos aprobados

Para crear una modificación de pago desde un presupuesto aprobado, comienza por abrir ese presupuesto. Puedes crear una modificación de pago con todas las partidas del presupuesto o seleccionar las casillas individuales junto a cada una de las partidas que quieras ajustar.

Después haz clic en Crear modificación de pago en el menú desplegable Acciones que aparece en la parte superior del presupuesto.

Editar modificaciones de pago

Cuando hayas creado una modificación de pago podrás ajustar cantidades y costes, añadir notas para cada partida, incluir partidas nuevas y enviarla a tu cliente para que la apruebe.

Editar partidas

Si has creado una modificación de pago desde cero o desde una plantilla, puedes editar las partidas directamente, como en cualquier otro documento.

Si has creado una modificación de pago desde un presupuesto aprobado, tu modificación de pago tendrá una fila para las cantidades, el material, la mano de obra y los beneficios planeados, y otra para estos mismos datos actualizados.

Los valores planeados proceden directamente de tus presupuestos aprobados y no pueden modificarse. Los valores actualizados pueden cambiarse: solo tienes que hacer clic en el valor que quieras editar. También puedes modificar el nombre de la partida y añadir notas. Conforme realices los cambios, verás que los valores modificados se resaltarán en amarillo. Esta opción te permite visualizar fácilmente los cambios.

En el ejemplo anterior: El coste para la mesa de madera ha aumentado de 350 € a 450 €, y el coste de las sillas de madera ha aumentado de 90 € a 150 €. Estos cambios aparecen reflejados en el coste total de esas partidas, además de en el coste total que aparece en la parte inferior de la modificación de pago.

Añadir partidas nuevas

Además de editar partidas existentes, también puedes añadir partidas nuevas a tu modificación de pago. Para hacerlo, haz clic en el campo Añadir elemento del documento para añadir la información manualmente. Aquí puedes crear un elemento nuevo o buscar y elegir uno existente. Verás elementos procedentes de tu biblioteca Mis elementos y de los elementos del proyecto.

El menú del panel derecho del documento también te da acceso a elementos de diferentes fuentes:

• Mis elementos: Elementos de tu biblioteca de productos
• Plantillas: Elementos de tus plantillas de documentos
• Presupuestos recientes: Elementos de otros presupuestos de tus proyectos

Usa los filtros y la barra de búsqueda para dar rápidamente con los elementos que buscas y selecciónalos para añadirlos a la modificación de pago. Tras incluirlos, podrás actualizar sus detalles de forma manual, como las descripciones, la cantidad o si son imponibles o no.

Crear grupos desde partidas

Puedes agrupar las partidas de tus modificaciones de pago para crear un elemento principal. Esta opción es especialmente útil cuando creas piezas personalizadas o facturas elementos compuestos de múltiples componentes en los que quizá no quieras mostrar a tu cliente cada pequeño detalle. Consulta el artículo Cómo crear grupos en presupuestos y facturas para obtener más información.

Más acciones

Bajo el menú desplegable Acciones tienes otras opciones que puedes utilizar en tu modificación de pago. Son las siguientes:

• Aprobar
• Crear factura
• Crear pedido
• Duplicar y editar
• Publicar en área del cliente
• Guardar como plantilla
• Descargar como PDF
• Exportar a Excel
• Imprimir
• Fusionar
• Archivar
• Eliminar

Ajustar los detalles de pago

Bajo la sección Pagos puedes ajustar algunos detalles, como el número de pagos, el nombre de un pago, las condiciones de pago y la fecha de vencimiento. Cuando se apruebe una modificación de pago, no podrás editar estos detalles sin volver a abrir el documento para editarlo.

Por defecto, el calendario de pagos incluirá solo un pago. Si quieres añadir más, haz clic en el botón Programar un pago.

Los pagos adicionales aparecerán automáticamente en la sección Pagos: puedes modificar el nombre, el importe, las condiciones de pago y la fecha de vencimiento directamente en el documento: solo tienes que hacer clic en la línea en cuestión.

Si tienes varios pagos y quieres reordenarlos, haz clic y arrastra cada pago hasta la posición que necesites.

En el caso del importe de los pagos, puedes ajustarlo desde el menú desplegable: puedes elegir un importe en euros o un porcentaje. Cuando hayas terminado los cambios, haz clic en la marca de verificación para guardarlos.

Eliminar un pago

Si necesitas modificar un pago, puedes ajustar los detalles del mismo fácilmente directamente en el documento: solo tienes que seleccionar la línea en cuestión y aplicar los cambios.

Si necesitas eliminar un pago, arrastra el cursor sobre el pago y haz clic en el icono con forma de tres puntos que aparece a la derecha. Desde aquí selecciona Eliminar pago.

Registrar un pago

Para hacerlo, haz clic en Registrar pago en la sección Pagos, o lee este artículo para obtener más información sobre esta opción: Cómo registrar un pago.

Crear una plantilla de modificación de pago

Si tienes una plantilla estándar para tu empresa que quieres usar en múltiples ocasiones, también puedes crear tu propia plantilla de modificación de pago personalizada.

Cuando hayas creado tu modificación de pago con el formato que desees, haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Guardar como plantilla.

Después podrás ponerle nombre a la plantilla y seleccionar todas las secciones que quieres conservar en la plantilla. Haz clic en Guardar cuando hayas terminado.

Cuando hayas creado tu plantilla, podrás acceder a ella desde el Centro de plantillas cuando necesites usarla: la verás en la sección Mis plantillas.

Compartir con tus clientes

Antes de que compartas la modificación de pago con tu cliente, asegúrate de seleccionar Previsualizar para comprobar lo que verá tu cliente. Se abrirá una ventana nueva en la que puedes revisar el formato del documento y asegurarte de que la información es correcta. Aquí también puedes personalizar los detalles que verán tus clientes. Para obtener más información, consulta el artículo Cómo personalizar lo que el cliente ve en el presupuesto.

Cuando lo tengas todo listo para compartir la modificación de pago con tu cliente para que la apruebe, selecciona Enviar en la parte superior de la pantalla.

Podrás personalizar el email que recibirá tu cliente: puedes modificar la línea de asunto y el mensaje. Si tienes una plantilla de email que quieres usar, selecciónala desde el enlace Mis plantillas que aparece en la parte inferior del cuadro de texto.

Cuando lo tengas listo, haz clic en Enviar.

Tu cliente recibirá un email desde el que podrá aprobar la modificación de pago. Para ello, deberá abrirla, revisarla y hacer clic en Aprobar y firmar.

Podrá añadir su firma electrónica a la modificación de pago y seleccionar Guardar. Cuando la haya completado, la modificación de pago se aprobará y recibirás una notificación.

Si tú o tu cliente necesitáis cambiar la modificación de pago, deberás volver a abrirla para editarla. Para ello, haz clic en Acciones y después selecciona Reabrir para editar en el menú desplegable.

Cuando reabres una modificación de pago, pierdes la firma electrónica del cliente y deberás solicitar la aprobación de nuevo.

También tienes la opción de aprobar la modificación de pago por tu parte en lugar de enviar la solicitud de aprobación al cliente. Para ello, selecciona Aprobar desde el menú desplegable Acciones en la parte superior de la modificación de pago.