Cómo personalizar lo que ve tu cliente en los documentos financieros

Con solo unos pocos clics, puedes ajustar fácilmente qué detalles pueden y no pueden ver tus clientes, proveedores y subcontratistas en tus documentos financieros, incluidos presupuestos, propuestas, facturas, órdenes de compra y órdenes de cambio.

Personalizar en modo de edición

Puedes ocultar elementos específicos de tu documento para el destinatario mientras estás en modo de edición, incluidos columnas, totales por categoría y secciones adicionales (archivos, términos y condiciones, notas y firmas).

Ten en cuenta que mostrar u ocultar un elemento en el modo de edición también se reflejará en el modo de vista previa, y viceversa.

Ocultar columnas

Para ocultar una columna completa al destinatario, coloca el cursor sobre el nombre de la columna y haz clic en el icono de los tres puntos. Selecciona Ocultar para cliente/proveedor/subcontratista en las opciones del menú.

Una vez oculta, verás un pequeño icono de un ojo que indica que la columna solo es visible para ti (en modo de edición) y no para tu cliente/proveedor/subcontratista.

Ocultar totales por categoría

Cuando eliges organizar tu documento por categoría, habitación, etc. usando el menú desplegable Ver por, de forma predeterminada cada fila de categoría incluirá totales en ciertas columnas (Cantidad, Coste, etc.). Para ocultar estos totales por categoría y crear una vista más limpia del documento, simplemente pasa el cursor sobre el nombre de una columna y haz clic en los tres puntos. Selecciona Ocultar totales en las opciones del menú.

Una vez ocultos, los totales no aparecerán a nivel de categoría ni para ti ni para tu destinatario. Puedes volver a mostrar los totales en cualquier momento seleccionando Mostrar totales en el menú de la columna correspondiente.

Ocultar secciones adicionales

Puedes ocultar secciones adicionales de tu documento en modo de edición, incluidas Archivos, Términos y condiciones, Notas y Firmas, haciendo clic en el icono del ojo en la parte superior derecha de cada sección. Coloca el cursor sobre el icono del ojo para ver la configuración actual.

Personalizar en modo de vista previa

El modo de vista previa te permite ver el documento exactamente como lo verá el destinatario una vez que lo envíes. Dentro del modo de vista previa, puedes personalizar con mayor detalle qué puede y qué no puede ver.

Ten en cuenta que mostrar u ocultar elementos en el modo de vista previa también se reflejará en el modo de edición, y viceversa.

Para acceder a la vista previa, haz clic en el botón Vista previa en la parte superior derecha de la pantalla (junto a Enviar).

En el lado derecho de la vista previa del documento, verás la opción «Personalizar lo que tu cliente (proveedor o subcontratista) puede ver». Puedes mostrar u ocultar componentes individuales usando las casillas junto a cada opción, para tener un control más detallado.

Si quieres ocultar algo a tu destinatario, asegúrate de desmarcar la casilla correspondiente; al marcarla, permitirás que el destinatario lo vea. Cada vez que hagas un cambio, el documento se actualizará y guardará automáticamente, para que puedas ver exactamente cómo lo verá tu cliente, proveedor o subcontratista.

Si no ves el panel derecho en la página de vista previa, haz clic en el ícono de personalización en la esquina superior derecha para abrir la configuración de vista.

Desglose de la configuración de vista

La configuración de vista para cliente/proveedor/subcontratista se divide en varias secciones, según el tipo de documento en el que te encuentres. A continuación, explicamos qué hace cada una.

Ver por

Esta sección incluirá una o más de las siguientes opciones, según cómo tengas configurado Ver por en el modo de edición (categoría, habitación, sección, etc.):

• Totales por categoría/habitación/sección: si está activado, se mostrarán los totales de cada categoría, habitación o sección.
• Desglose por categoría/habitación/sección: si está activado, se mostrará el desglose de los elementos individuales en cada categoría, habitación o sección.
• Precios detallados de los elementos: si está activado, se mostrarán los detalles de precios de cada elemento (coste, margen, etc.). Para un control más preciso de los precios detallados, usa la sección Columnas para elegir exactamente qué columnas de precios se mostrarán.

Columnas

En la sección Columnas, tienes control total sobre la visibilidad de cada columna en el documento. Las columnas en esta sección pueden variar según el tipo de documento, pero suelen incluir imágenes, descripciones, cantidad y diversos componentes de precios.

Totales

Puedes mostrar u ocultar el desglose completo de Totales usando el interruptor en la parte superior de esta sección. Para controlar elementos individuales del total, utiliza las casillas junto a cada uno.

• Desglose del subtotal: si está activado, se mostrará el subtotal y cualquier total de impuestos.
• Total: si está activado, se mostrará el total del documento.
• Totales de pagos: si está activado, se mostrarán el monto pagado y el saldo pendiente.

Aprobaciones

• Firma electrónica: si está activado, aparecerá la sección de firma electrónica.
• Aprobar por cada elemento (Presupuestos/Propuestas): si está activado, el destinatario podrá aprobar o rechazar cada elemento de manera individual.
• Emitir al enviar (Facturas): si está activado, la factura se emitirá (bloqueada para edición) al enviarla.