Cómo acceder a tus archivos y organizarlos

En cada proyecto verás todos los archivos y fotos vinculados que se han subido y adjuntado al mismo a través de herramientas y documentos en la sección Archivos y fotos. Aquí puedes organizar tus archivos con carpetas, subir varios archivos a la vez, previsualizar cada archivo con tan solo un clic, dejar comentarios y gestionar los permisos de los archivos fácilmente.

Acceder a archivos y fotos

Para acceder a los archivos y fotos de un proyecto específico, navega a la página de información general del proyecto y luego haz clic en Archivos y fotos en la sección Gestión del menú de navegación izquierdo. También puedes hacer clic en el título en la sección Archivos y fotos que aparece en la página del proyecto.

Subir archivos

Existen varias maneras de subir nuevos archivos, y además puedes subir varios archivos a la vez. Los tipos de archivos que se pueden subir incluyen imágenes, vídeos, archivos en formato PDF, documentos de Word, hojas de cálculo de Excel y archivos de texto. Además, también tienes disponible la integración con Google Drive. Todos los archivos que se añadan a tu proyecto mediante adjuntos en un documento, como un plano de espacio o registro diario, por ejemplo, también aparecerán en la sección Archivos y fotos.

Importante: Las imágenes con formato HEIC solo mostrarán una vista previa en miniatura si se suben directamente desde un dispositivo móvil.

Arrastrar y soltar: Puedes arrastrar y soltar archivos directamente desde tu ordenador a la página de archivos del proyecto. Selecciona y arrastra varios archivos a la vez para ahorrar tiempo.

Subir archivos locales: Para subir archivos locales desde el navegador de tu sistema, haz clic en Subir archivos en la parte superior derecha y después elige la opción Desde archivos locales. Selecciona los archivos que deseas subir desde tu ordenador.

Subir desde Google Drive: Para subir archivos desde Google Drive, haz clic en Subir archivos en la parte superior derecha y después elige la opción Desde Google Drive. Es posible que necesites iniciar sesión en tu cuenta de Google a través de Houzz Pro para continuar. Selecciona los archivos que deseas subir desde tu cuenta.

Obtén más información sobre cómo vincular tu cuenta de Google Drive aquí.

Organizar con carpetas

Crea carpetas e incluso carpetas dentro de carpetas para mantener tu proyecto organizado. Solo tienes que hacer clic en el botón Crear carpeta en la parte superior derecha de la página, ponerle nombre y después pulsar Crear. Puedes personalizar los nombres de las carpetas y sus permisos de visualización, así como marcar tus favoritas con una estrella.

Buscar y filtrar archivos

Busca por nombre de archivo o carpeta, o filtra por fecha de subida, tipo de archivo, o a qué documento está adjunto el archivo, como, por ejemplo, un presupuesto, factura o registro diario. También puedes activar la opción “Mostrar solo favoritos” para reducir la lista solo a tus archivos favoritos.

Ajustar la vista de los archivos y fotos

Puedes cambiar fácilmente la forma de ver los archivos y fotos: puedes elegir entre vista de lista o de cuadrícula a través de los iconos que se encuentran en la parte superior derecha de la pantalla.

Vista de lista: Puedes ver un resumen rápido de toda la información relevante de cada elemento, incluyendo quién añadió el archivo, cuándo se subió, el tipo de archivo, el tamaño, con quién se comparte y si está adjunto a algún documento. Haz clic en el encabezado de una columna para ordenar los archivos según esa categoría.

Vista de cuadrícula: Verás miniaturas más grandes de cada archivo, lo que facilita encontrar fotos o previsualizar archivos sin tener que ir abriendo cada uno. Puedes ordenar por fecha de subida (de más antiguo a más reciente o de más reciente a más antiguo) en la vista de cuadrícula a través del menú Ordenar que verás en la esquina superior derecha.

Previsualizar archivos

Solo haz clic en un archivo para abrir su vista previa. Aquí puedes ver los comentarios del archivo: selecciona Cliente para ver los comentarios del cliente o Equipo para ver los comentarios del equipo.

En la parte superior de la vista previa, puedes:

• Seleccionar el ícono de comentarios para volver a los comentarios.
• Seleccionar el ícono de estrella para marcar un archivo como favorito.
• Seleccionar el ícono de descarga para descargar un archivo.
• Seleccionar el ícono de información (i) para ver detalles del archivo, como la fecha de subida, última modificación, propietario, tipo de archivo, tamaño, con quién se comparte y ubicación del archivo.
• Seleccionar el ícono de tres puntos para administrar permisos, mover, duplicar, marcar/desmarcar como favorito, renombrar o eliminar.

Puedes controlar quién tiene permiso para ver archivos específicos de varias maneras. La primera es pasar el cursor sobre un archivo y hacer clic derecho o seleccionar los tres puntos horizontales y después elegir Gestionar permisos en el menú desplegable. Otra forma es marcar la casilla de verificación de un archivo y hacer clic en el icono del equipo en la esquina superior derecha de la página.

Permisos de archivo individual

Para manejar los permisos de un archivo específico, pasa el cursor sobre el archivo y haz clic derecho, o toca los tres puntitos y elige "Gestionar permisos" en el menú. También puedes acceder a estos permisos marcando la casilla del archivo y haciendo clic en el ícono del equipo en la esquina superior derecha de la página.

Cambiar permisos de archivos en bloque

Este método es ideal para gestionar varios archivos a la vez. Solo tienes que marcar las casillas de verificación a la izquierda de los archivos deseados y después hacer clic derecho o seleccionar los tres puntos horizontales a la derecha y elegir la opción Gestionar permisos en el menú desplegable. También puedes hacer clic en el icono del equipo en la esquina superior derecha. Este método aplicará los mismos permisos a todos los archivos seleccionados.

Desde aquí puedes gestionar los permisos para el cliente y los subcontratistas con acceso al proyecto. Esta opción aplicará los mismos permisos a todos los archivos seleccionados.

Permisos de carpeta

Puedes compartir una carpeta completa y su contenido con tu cliente o subcontratista(s) siguiendo los mismos pasos que para los permisos de archivos individuales: coloca el cursor sobre la carpeta y haz clic derecho, o haz clic en los tres puntos horizontales y selecciona Gestionar permisos en el menú desplegable. También puedes acceder a estos permisos marcando la casilla de una sola carpeta y haciendo clic en el icono de equipo en la esquina superior derecha de la página.

Acceso de cliente

Si permites que tu cliente acceda a uno o varios archivos o carpetas de su proyecto, podrá verlos en el área del cliente. Selecciona Publicado para que el archivo o carpeta sea visible en el área del cliente, o No publicado para revocar el acceso al archivo o carpeta.

Lee más sobre el área del cliente en este artículo: Cómo previsualizar y compartir el área del cliente

Acceso de subcontratistas

Para los subcontratistas, puedes conceder acceso a los archivos de forma individual. Para establecer el acceso individual, selecciona Acceso de subcontratistas en el modal Compartir. Verás una lista de los subcontratistas invitados actualmente al proyecto, y podrás establecer Acceso/Sin acceso para cada uno de ellos individualmente.

Haz clic en Ver más para ver los subcontratistas que no están invitados al proyecto; puedes añadirlos con un solo clic y establecer su acceso. También puedes invitar a un nuevo subcontratista a tu equipo haciendo clic en Invitar subcontratista en la parte superior derecha.

Lee más sobre el acceso de subcontratistas en este artículo: Cómo invitar a subcontratistas y colaborar con ellos

Comentar archivos y fotos

Puedes comunicarte con clientes y miembros del equipo directamente a través de archivos y fotos utilizando la función de los comentarios. Para dejar un comentario en un archivo, sigue estos pasos:

• Abre la vista previa haciendo clic en el título del archivo.
• En el lado derecho de la vista previa, verás la sección de Comentarios. Asegúrate de seleccionar Cliente o Equipo, según los comentarios que desees ver.
• Escribe tu comentario en el cuadro de texto y haz clic en Enviar cuando termines.
• Tu cliente o miembro del equipo recibirá una notificación sobre el comentario y podrá abrir el archivo para responder.

Consejo profesional: Menciona a un cliente o miembro del equipo en un comentario escribiendo "@" o haciendo clic en el icono "@" a la izquierda del cuadro de texto y seleccionando a la persona deseada. Esta opción es útil si quieres asegurarte de que un miembro específico del equipo o cliente vea el comentario, ya que también recibirán una notificación.

Cuando un cliente o miembro del equipo añada un comentario a un archivo, se te notificará por correo electrónico. Además, verás un indicador de notificación de color rojo en el título del archivo, tal y como se muestra en la imagen a continuación.

Acceder a archivos eliminados

Si haces clic en el icono Papelera en la parte superior derecha, podrás acceder a los archivos eliminados cuando quieras.

Al pasar el puntero sobre un archivo eliminado, verás tres puntos horizontales donde tendrás más acciones, tales como restaurar el archivo o eliminarlo definitivamente. También puedes seleccionar varios archivos marcando la casilla de verificación a la izquierda de cada uno y después restaurarlos o eliminarlos en bloque usando los botones en la parte inferior del cuadro.

Acceder a más acciones

Haz clic derecho en un archivo para acceder a más acciones, incluyendo abrir el archivo, gestionar sus permisos de acceso, moverlo a una carpeta diferente o fuera de una carpeta, duplicarlo, marcarlo como favorito, descargarlo, cambiarle el nombre o eliminarlo. Para acceder a estas acciones también puedes pasar el ratón sobre el archivo y hacer clic en los tres puntos horizontales a su derecha o marcar la casilla a la izquierda del archivo y elegir entre las acciones que aparecen en la parte superior derecha.

Adjuntar archivos y fotos

En Houzz Pro hay numerosos lugares en los que puedes adjuntar archivos y fotos de proyectos existentes o subir nuevos, incluidos:

• Documentos financieros (presupuestos, facturas, etc.)
• Planos de espacio
• Registros diarios
• Tareas
• Tiempo y gastos

Busca el icono de adjuntar o el área de Adjuntar archivos en documentos, registros diarios, tareas y tiempo y gastos.

En las herramientas de diseño puedes buscar el icono Archivos para agregar archivos y fotos tanto nuevos como existentes.