Cómo aprobar por partida en presupuestos
La aprobación por partida es una función disponible en los presupuestos que garantiza que tu cliente esté de acuerdo con cada una de las opciones que has seleccionado. Una vez activada esta opción en la configuración del documento, tú o tu cliente podéis aprobar o rechazar cada partida, grupos de partidas o todas las partidas a la vez.
Las aprobaciones por partidas también funcionan con los pagos programados: los pagos se ajustarán automáticamente en función de los costes de las partidas aprobadas/rechazadas.
Cómo activar las aprobaciones por partida
Si quieres que tu cliente tenga la posibilidad de aprobar y/o rechazar determinadas partidas de tu presupuesto/propuesta, tienes que permitirle ver esta función.
Para empezar:
1. Abre tu documento y selecciona el botón Vista previa en la esquina superior derecha.
2. En el lado derecho de la pantalla de vista previa, hay un panel llamado “Personaliza lo que tu cliente puede ver”. Desplázate hacia abajo hasta la sección Aprobación y asegúrate de marcar la casilla junto a Aprobar por partida. Esto añadirá las opciones de aprobar/rechazar en la vista previa de tu documento.
Cómo puede tu cliente aprobar/rechazar partidas
Una vez que hayas configurado la aprobación por partida en la vista previa y enviado el documento a tu cliente, podrá ver tu presupuesto o propuesta y aprobar o rechazar cada partida.
Tu cliente usará las marcas de verificación y las equis para aprobar o rechazar cada partida o un grupo de partidas. El estado del elemento aparecerá directamente debajo del título del elemento. Además, podrá aprobar, rechazar o restablecer todas las partidas usando el menú desplegable de la parte superior.
Si tu cliente comete un error durante el proceso de aprobación, puede seleccionar el botón de deshacer para restablecer la partida o el grupo. Cuando haya terminado, puede hacer clic en el botón Enviar y firmar en la esquina superior derecha.
Consejo profesional: Si quieres ver la vista del cliente del proceso de aprobación o rechazo antes de enviarlo, haz clic en el botón Vista previa del documento y copia el enlace para compartir. Luego, pega el enlace en tu navegador en una ventana de incógnito y verás el documento tal como lo vería tu cliente.
Cómo puedes aprobar/rechazar partidas
Si deseas aprobar o rechazar partidas en nombre de tu cliente, puedes hacerlo directamente desde la columna Estado de tu documento. Para las partidas pendientes, solo selecciona el estado Pendiente y aparecerá un menú desplegable que te permitirá cambiar el estado a Aprobado o Rechazado.
También puedes aprobar o rechazar desde el menú desplegable Acciones. Selecciona Aprobar por partida en el menú.
Esto te llevará a una pantalla donde podrás aprobar o rechazar cada partida, cada grupo de partidas o todas las partidas a la vez.
En la parte inferior de esta pantalla, puedes hacer clic en Guardar para guardar los cambios por ahora, o en Guardar y enviar para finalizar las aprobaciones, lo que bloqueará la posibilidad de aprobar o rechazar partidas en el documento.
Cómo funcionan los pagos programados con aprobaciones por partida
Si ya has configurado pagos programados y una partida ha sido rechazada, los pagos programados se recalcularán automáticamente en función del porcentaje.
Por ejemplo: Supongamos que tu documento tiene cinco partidas por un total de 1.500 $, divididas en tres pagos programados de 500 $, y tu cliente rechaza una partida por valor de 300 €. Esto ajusta automáticamente el total a 1.200 €.
Como los pagos programados eran de 1.500 € en total, dividirá automáticamente el total ajustado en tres pagos actualizados de 400 € cada uno.
Si prefieres que tus pagos funcionen de otra manera, también tienes la posibilidad de ajustar los pagos programados manualmente antes de que tu documento haya sido aprobado.