Cómo crear listas de comprobación en Houzz Pro
Las listas de comprobación de Houzz Pro ofrecen un lugar en el que gestionar tareas pendientes, permitiendo que tu equipo se asegure de que todo se completa adecuadamente para poder finalizar un proyecto. Los elementos de las listas de comprobación, como las tareas, pueden asignarse a terceras partes con una fecha de vencimiento, e incluso añadir la opción de que sea necesario subir una foto para poder terminar la tarea y así tener la certeza de que se ha completado. Veamos a continuación cómo crear listas de comprobación.
Crea una lista de comprobación
Estas listas son específicas de cada proyecto, por lo que para poder crear una deberás hacerlo desde un proyecto en concreto. Ve a la página de información general del proyecto y haz clic en Tareas y lista de comprobación en el menú lateral izquierdo. Después haz clic en la pestaña Lista de comprobación en la parte superior de la página.
Para crear una tarea en la lista, haz clic en Añadir tarea en la parte superior derecha o en la parte inferior de una lista existente. Escribe el título de la tarea y haz clic en el icono de verificación o pulsa la tecla Intro en tu teclado.
Si no sabes cómo usar las tareas en Houzz Pro, consulta el artículo Cómo crear y gestionar tus tareas para obtener más información.
Ahora puedes añadir un responsable y una fecha de vencimiento directamente en la tarea a través del icono relevante en cada línea, o bien a través del icono con forma de lápiz que abrirá el cuadro de detalles de la tarea. Dentro de este cuadro podrás añadir una fecha de vencimiento, un responsable, un enlace a un elemento del calendario, una descripción, archivos adjuntos y más.
Para definir que sea necesaria una foto antes de poder completar una tarea, activa el botón en la parte inferior del cuadro. Cuando lo hayas hecho, los responsables recibirán un aviso de que deben subir una foto o un vídeo antes de poder completar la tarea.
Exportar y compartir una lista de comprobación
Los responsables podrán ver y marcar las tareas de sus listas de comprobación como completas desde Houzz Pro, pero tú también podrás exportar la lista completa o filtrada en diferentes formatos para su impresión o envío electrónico.
Para exportar una lista de comprobación completa, asegúrate de que no se ha aplicado ningún filtro y después haz clic en el menú Acciones en la parte superior de la página y selecciona "Exportar todo como...".
Se abrirá un cuadro en el que podrás elegir el formato del archivo en el menú desplegable (PNG, PDF, CSV o XLXS). Para finalizar, haz clic en Exportar.
Para exportar tareas específicas, usa las casillas de verificación a la izquierda de los elementos que desees y después haz clic en Exportar como en la parte superior de la lista.
También puedes usar los filtros que aparecen en la parte superior de la página para afinar los resultados y después hacer clic en el menú Acciones y seleccionar "Exportar todo como...".
Añadir listas de comprobación al calendario
Cuando hayas creado una lista de comprobación para tu proyecto, puedes añadir esas tareas a tu calendario para mantenerte al tanto de las fechas clave. Puedes añadirla a un calendario existente o bien crear uno nuevo.
Añadir tareas a un calendario existente
Para añadir tareas a un calendario que ya hayas creado, marca la casilla a la izquierda sobre la lista de tareas para seleccionarlas todas. Si quieres quitar una tarea de la selección, solo tienes que desmarcar la casilla junto a la tarea en cuestión. Si quieres elegir las tareas de forma manual, puedes marcar las casillas junto a las tareas que necesites una a una.
Para añadirlas a tu calendario, haz clic en el botón Añadir al calendario que se encuentra en la parte superior de la lista de tareas. También puedes pulsar el botón Opciones y elegir Añadir al calendario en el menú desplegable.
Después puedes elegir entre crear un elemento nuevo del calendario para tus tareas o añadirlas a un elemento ya existente.
Si las añades un elemento del calendario nuevo, deberás ponerle nombre y añadirlo a una fase existente (como se muestra en la siguiente imagen). También puedes crear una fase nueva si lo necesitas.
Si las añades a un elemento existente, deberás elegir el elemento en cuestión del menú desplegable.
Haz clic en Listo cuando hayas terminado.
Tu calendario existente mostrará ahora los elementos de tu lista de comprobación.
Las tareas con fecha de vencimiento aparecerán en esa fecha en el calendario. Las tareas sin fecha de vencimiento se mostrarán al principio del elemento del calendario. Para modificarlo, puedes hacer clic y arrastrar la tarea a la fecha que necesites, o bien editar la fecha desde los detalles de la tarea. Dentro de estos detalles, también puedes añadir una descripción o imágenes, marcar la tarea como completada y más.
Añadir a un calendario nuevo
Si aún no tienes un calendario y tienes al menos cinco tareas en la lista de comprobación, verás un mensaje en la parte superior de la lista de comprobación. Marca las casillas junto a las tareas que quieres añadir y después pulsa Añadir tareas al calendario. Importante: Si no marcas ninguna casilla y pulsas este botón, todas las tareas de la lista de comprobación se pasarán al calendario.
(También puedes añadir las tareas a través del botón Añadir al calendario en la parte superior de la lista o dentro del menú desplegable Acciones).
Después deberás ponerle nombre al calendario y pulsar Listo.
El calendario nuevo mostrará ahora todas las tareas.
Las tareas con fecha de vencimiento aparecerán en esa fecha en el calendario. Las tareas sin fecha de vencimiento se mostrarán al principio del elemento del calendario. Para modificarlo, puedes hacer clic y arrastrar la tarea a la fecha que necesites, o bien editar la fecha desde los detalles de la tarea. Dentro de estos detalles, también puedes añadir una descripción o imágenes, marcar la tarea como completada y más.
Añadir la Lista de comprobación al área del cliente
Cuando creas una lista de comprobación, puedes compartirla fácilmente con los clientes añadiéndola al área del cliente. Esto permite que tus clientes vean las actualizaciones de las tareas finales pendientes en su proyecto.
Para compartirla, haz clic en el ícono de Proyectos en la navegación izquierda y luego selecciona el proyecto correspondiente. Haz clic en Tareas y Lista de comprobación en el menú de la izquierda en la página de vista general del proyecto.
Una vez que estés en la página de Tareas y Lista de comprobación, selecciona la pestaña Lista de comprobación en la parte superior y luego haz clic en Compartir.
Aparecerá una nueva pantalla donde podrás ajustar la configuración de compartición de tu lista de comprobación. Selecciona Publicado si deseas que tu cliente pueda verla. Siempre puedes volver a la configuración de compartición y despublicarla más adelante si es necesario.
La lista de comprobación aparecerá automáticamente en el área del cliente para ese proyecto (como se muestra a continuación).
Permitir que los clientes añadan elementos a la Lista de comprobación
Además de compartir la lista de pendientes en el área del cliente, también puedes darles a tus clientes la posibilidad de añadir elementos a la lista (tu cliente deberá tener acceso al área del cliente primero). Esto es útil si deseas recibir retroalimentación del cliente sobre lo que necesita ajustarse y/o resolverse al final de un proyecto.
Para comenzar, haz clic en el menú desplegable Acciones en la parte superior de la página Tareas y Lista de comprobación del proyecto, y luego selecciona Configuración del cliente.
Marca la casilla si deseas darle a ese cliente la posibilidad de añadir tareas a la lista de comprobación. Asegúrate de hacer clic en Guardar una vez que hayas terminado.
Una vez activado, tu cliente podrá añadir nuevas tareas a la lista de comprobación directamente desde el Área del cliente (como se muestra a continuación).