Cómo crear y gestionar tus tareas
Las tareas en Houzz Pro ayudan al progreso de tus proyectos y solicitudes. Puedes asignar tareas a miembros del equipo, subcontratistas y clientes, además de enviarles notificaciones sobre tareas nuevas, actualizadas o completadas. Cuando terminen una tarea, recibirás una notificación para que estés siempre al tanto de lo que sucede.
Puedes acceder a tus tareas a través del Centro de tareas y también desde proyectos y solicitudes individuales, tanto en la versión para ordenador de Houzz Pro como en la app.
Resumen del Centro de tareas
Puedes ver las tareas de todos tus proyectos y solicitudes desde el Centro de tareas. Se trata del lugar ideal para consultar un resumen general de todos tus proyectos y solicitudes y el punto en el que se encuentran.
Para acceder al Centro de tareas, selecciona el icono Buscar en el menú de navegación izquierdo y haz clic en Centro de tareas bajo la sección Gestión.
Cuando estés en el Centro de tareas, podrás ver todos sus detalles de una forma organizada, así como los responsables, la fecha de vencimiento, el estado y el nombre del proyecto o de la solicitud correspondiente. Las tareas se ordenarán por fecha de vencimiento: las vencidas estarán marcadas en rojo, las que estén próximas en amarillo y las futuras en negro.
Puedes buscar tareas a través del cuadro de texto, ordenarlas en el menú desplegable y filtrarlas por estado, responsable, solicitud o proyecto e informante.
Lista de tareas de un proyecto
Si prefieres concentrarte en un proyecto en específico, puedes gestionar sus tareas fácilmente dentro de la página general del proyecto en cuestión.
Accede al icono Proyectos en el menú de navegación izquierdo y selecciona el que quieras. Cuando hayas entrado en él, elige la opción Tareas en el menú izquierdo.
En la lista de tareas del proyecto podrás ver los detalles de cada una de forma organizada, incluidos los responsables, la fecha de vencimiento y el estado.
Puedes usar el cuadro de texto para buscar tareas, ordenarlas desde el menú desplegable o filtrarlas por estado, responsable o informante.
Verás recordatorios sobre las próximas tareas en Houzz Pro para no perderte nada. Además, puedes consultar todas las próximas tareas en la sección Tareas pendientes de la página principal de Houzz Pro.
Lista de tareas de una solicitud
Para ver las tareas de una solicitud concreta, accede al icono Solicitudes en el menú de navegación izquierdo y elige la que quieras ver. Cuando hayas entrado en ella, selecciona la opción Tareas en el menú izquierdo.
En la lista de tareas de la solicitud podrás ver todos los detalles de las mismas de forma organizada, incluidos el título, los responsables, la fecha de vencimiento y el estado.
Puedes usar el cuadro de texto para buscar tareas, ordenarlas en el menú desplegable o filtrarlas por estado, responsable o informante.
Verás recordatorios sobre las próximas tareas en Houzz Pro para no perderte nada. Al igual que con los proyectos, puedes ver todas las próximas tareas en la sección Tareas pendientes de la página principal de Houzz Pro.
Para solicitudes individuales, también verás las fechas de vencimiento próximas de las tareas en la sección Próximo de la página principal de la solicitud (tal y como se muestra abajo).
Por último, puedes ver todos los recordatorios de tareas en la sección Todas las solicitudes activas.
Añadir una tarea nueva
Desde el Centro de tareas: Para añadir una tarea desde el Centro de tareas, haz clic en el botón Añadir nueva tarea en la parte superior derecha de la pantalla.
Se abrirá una ventana en la parte derecha de la pantalla en la que podrás introducir todos los detalles. Incluye el nombre de la tarea, asígnala a un proyecto o solicitud, fija la fecha de vencimiento, asígnala a un miembro del equipo o cliente, escribe una descripción y adjunta archivos si es necesario. También puedes establecer la tarea como completada en la parte superior izquierda.
La tarea aparecerá automáticamente en el Centro de tareas, así como en la lista de tareas del proyecto o de la solicitud correspondiente.
Desde un proyecto o solicitud: Para añadir una tarea nueva desde un proyecto o solicitud, haz clic en el botón Añadir tarea en la parte inferior de la lista o en la parte superior derecha de la página.
Aparecerá una línea en blanco en la lista de tareas. Escribe el nombre y haz clic en el icono de aceptar. Cuando lo hayas hecho, la tarea se mostrará automáticamente en la lista y también en el Centro de tareas, y podrás editarla para añadir los detalles que necesites.
Para crear una tarea desde una solicitud rápidamente, también puedes hacer clic en el icono Tareas del menú Creación rápida de la página principal de la solicitud.
Editar una tarea
Cuando hayas creado una tarea, puedes editar fácilmente los detalles a través del icono con forma de lápiz que se encuentra junto a la misma.
Se abrirá una ventana en la parte derecha de la pantalla en la que podrás editar el título de la tarea, la fecha de vencimiento, la descripción, el enlace a tu calendario y los archivos adjuntos.
En la pestaña Actividades de esa tarea, podrás ver el historial de acciones para esa tarea específica. Las acciones que aparecen aquí incluyen la creación de la tarea, el cambio de la fecha de vencimiento, la asignación de la tarea a alguien y marcar una tarea como completa.
Asignar una tarea
Dentro de la ventana de edición, también puedes asignar tareas a miembros del equipo, subcontratistas o clientes en el menú desplegable correspondiente. Selecciona la pestaña adecuada (Miembros del equipo o Clientes y subcontratistas) y elige a la persona que desees de la lista o invita a alguien nuevo desde la opción que aparece abajo.
Cuando asignas una tarea a un cliente, aparecerá otro menú desplegable en el que podrás definir si la tarea es privada o compartida. Si eliges la opción Privado, el cliente no podrá ver la tarea (solo será visible para ti). Si seleccionas la opción Compartido, el cliente recibirá una notificación y podrá ver la tarea en el área del cliente.
Si creas, editas o completas una tarea, la persona asignada recibirá una notificación por email (a no ser que decidas no compartirla con el cliente). Si el miembro del equipo, subcontratista o cliente editan o completan la tarea, recibirás una notificación.
Si quieres cambiar las notificaciones de tareas, puedes hacerlo desde el Centro de notificaciones. Consulta este artículo para obtener más información: Cómo gestionar tus notificaciones en Houzz Pro.
A continuación puedes ver un ejemplo de email de una tarea asignada a un cliente.
Añadir comentarios a una tarea
Dentro de los detalles de una tarea, también puedes añadir comentarios para tu cliente o equipo si lo necesitas. Para hacerlo, selecciona el icono o la pestaña Comentarios. Puedes elegir si dejar un comentario para tu cliente o para tu equipo.
Escribe tu comentario en el cuadro de texto y haz clic en Enviar. Tu cliente o equipo recibirán una notificación y podrán responder directamente.
Importante: Para que los comentarios sean visibles, debes asignar la tarea a tu cliente y asegurarte de que se comparte en el área del cliente. En el caso de los miembros del equipo y de los subcontratistas, tendrás que invitarlos al proyecto y asignarles la tarea.
Eliminar una tarea
Hay diferentes formas de eliminar una tarea:
- Haz clic en la casilla a la izquierda de la tarea que quieras eliminar y selecciona el botón Borrar que se encuentra en la parte superior de la lista.
- Haz clic en el icono con forma de tres puntos a la derecha de la tarea y después selecciona Eliminar. Desde este menú también puedes cambiar el nombre de la tarea, duplicarla o marcarla como completada.
Dentro de la sección de tareas de un proyecto o solicitud individual también tienes la opción de borrar todas las tareas de dicho proyecto o solicitud. Solo tienes que seleccionar el menú Acciones y después hacer clic en Borrar todo en el menú desplegable.
Exportar tareas
Si necesitas exportar una lista completa de tareas o bien algunas específicas, puedes hacerlo fácilmente desde diferentes sitios en Houzz Pro. Desde el Centro de tareas puedes expotar una lista a todos los proyectos y solicitudes. Dentro de la página de un proyecto o solicitud individual, puedes exportar una lista para un proyecto o solicitud en concreto.
Para empezar, abre el Centro de tareas o la sección de tareas del proyecto o solicitud que desees. Para exportar solo algunas tareas y no la lista al completo, marca la casilla junto a las tareas relevantes y selecciona el botón Exportar como en la parte superior de la lista.
Para exportar una lista completa de tareas, selecciona el botón Acciones y haz clic en Exportar como...
Se abrirá un cuadro en el que puedes elegir entre diferentes formatos (PDF, PNG, CSV o XLSX). Después, haz clic en Exportar. Puedes descargar tu lista de tareas, así como guardar e imprimir el archivo si lo necesitas.
Añadir tareas al calendario
Cuando hayas creado tareas para tu proyecto o solicitud, puedes añadirlas a tu calendario para estar al tanto de todas las fechas clave. Puedes añadir las tareas a un elemento del calendario existente o crear uno nuevo.
Añadir tareas a un calendario existente
Para añadir tareas a un calendario que ya hayas creado, marca la casilla a la izquierda sobre la lista de tareas para seleccionarlas todas. Si quieres quitar una tarea de la selección, solo tienes que desmarcar la casilla junto a la tarea en cuestión. Si quieres elegir las tareas de forma manual, puedes marcar las casillas junto a las tareas que necesites una a una.
Para añadirlas a tu calendario, haz clic en el botón Añadir al calendario que se encuentra en la parte superior de la lista de tareas. También puedes pulsar el botón Opciones y elegir Añadir al calendario en el menú desplegable.
Después puedes elegir entre crear un elemento nuevo del calendario para tus tareas o añadirlas a un elemento ya existente.
Si las añades un elemento del calendario nuevo, deberás ponerle nombre y añadirlo a una fase existente (como se muestra en la siguiente imagen). También puedes crear una fase nueva si lo necesitas.
Si las añades a un elemento existente, deberás elegir el elemento en cuestión del menú desplegable.
Haz clic en Listo cuando hayas terminado.
Tu calendario mostrará ahora todas las tareas.
Las tareas con fecha de vencimiento aparecerán en esa fecha en el calendario. Las tareas sin fecha de vencimiento se mostrarán al principio del elemento del calendario. Para modificarlo, puedes hacer clic y arrastrar la tarea a la fecha que necesites, o bien editar la fecha desde los detalles de la tarea. Dentro de estos detalles, también puedes añadir una descripción o imágenes, marcar la tarea como completada y más.
Añadir a un calendario nuevo
Si aún no tienes un calendario y has creado al menos cinco tareas, verás un mensaje en la parte superior de la lista de tareas. Marca las casillas junto a las tareas que quieres añadir y después pulsa Añadir tareas al calendario. Importante: Si no marcas ninguna casilla y pulsas este botón, todas las tareas se pasarán al calendario.
(También puedes añadir las tareas a través del botón Añadir al calendario en la parte superior de la lista o dentro del menú desplegable Acciones).
Después deberás ponerle nombre al calendario y pulsar Listo.
El calendario nuevo mostrará ahora todas las tareas.
Las tareas con fecha de vencimiento aparecerán en esa fecha en el calendario. Las tareas sin fecha de vencimiento se mostrarán al principio del elemento del calendario. Para modificarlo, puedes hacer clic y arrastrar la tarea a la fecha que necesites, o bien editar la fecha desde los detalles de la tarea. Dentro de estos detalles, también puedes añadir una descripción o imágenes, marcar la tarea como completada y más.
Para obtener más información sobre cómo crear y usar el calendario, consulta el artículo Cómo crear el calendario de un proyecto.
Más recursos
En Houzz Pro tienes la opción de crear plantillas de tareas, que te ahorrarán mucho tiempo y aumentarán la eficacia. Consulta el artículo Cómo utilizar plantillas de tareas para obtener más información.
Si quieres crear tareas en la app móvil, accede al artículo Cómo usar las tareas en la app móvil para saber cómo hacerlo.