Cómo crear contratos en Houzz Pro

La función de Contratos en Houzz Pro es una herramienta poderosa que te ayuda a gestionar contratos legalmente vinculantes con facilidad. Puedes subir rápidamente contratos existentes, empezar desde una de nuestras plantillas o crear uno desde cero, y luego personalizar y dar formato fácilmente al contrato con nuestro editor intuitivo y las funciones de Texto Inteligente. Tus clientes se sentirán seguros al recibir un contrato profesional, y tú tendrás tranquilidad al saber que cuentas con acuerdos firmados mientras avanzas con tus proyectos.

Crear un nuevo contrato

Puedes crear un nuevo contrato usando una plantilla, importando un PDF existente o empezando desde cero. Para hacerlo, haz clic en el ícono de Contrato en la sección "Crear nuevo" en tu página de inicio, o ve a la sección de Contratos dentro de un proyecto y haz clic en "Nuevo contrato" en la esquina superior derecha. Ambas opciones abrirán un menú donde podrás elegir el método que prefieras para construir tu contrato: Desde cero, Subir archivo o Desde plantilla.

Desde plantilla

Para crear un contrato a partir de una plantilla, selecciona Desde plantilla en el menú desplegable de Nuevo contrato. En la ventana que se abre, haz clic en Crear sobre la plantilla que quieras usar para seleccionarla.

Tu nuevo contrato se creará a partir de la plantilla. Rellena los datos relevantes y personaliza el contenido para que se ajuste a los detalles del proyecto.

Subir contrato

Para subir un contrato existente, selecciona Subir en el menú desplegable Nuevo contrato. Se abrirá el navegador de tu sistema, donde podrás seleccionar el archivo que deseas subir. El contrato que importes se convertirá en un formato editable para que puedas actualizarlo y personalizarlo según lo necesites.

Desde cero

Para crear un contrato desde cero, selecciona Desde cero en el menú desplegable Nuevo contrato. Se abrirá un contrato en blanco donde podrás construirlo como quieras, utilizando las distintas opciones de personalización que ofrece la herramienta. Puedes empezar a escribir tu contrato directamente en la página, o copiar y pegar texto desde Word, PDF o Docs.

Personalizar contenido

Con nuestro editor intuitivo, puedes personalizar tu contrato en solo unos clics, incluyendo añadir tu logotipo, dar formato al texto e insertar Texto Inteligente.

Añadir logotipo

Los logotipos se añadirán por defecto a los contratos nuevos (creados desde cero). Si eliminas el logotipo, los contratos futuros no lo contendrán y será necesario añadirlo manualmente. Para añadir tu logotipo manualmente, haz clic en el contrato donde quieras colocarlo, luego haz clic en el ícono de Imágenes en la barra de herramientas superior, pasa el cursor sobre Insertar logotipo y selecciona tu logotipo.

Una vez insertado, puedes cambiar el tamaño del logotipo seleccionándolo y arrastrando las esquinas o los lados para hacerlo más grande o más pequeño. También puedes hacer clic y arrastrar todo el logotipo para moverlo a otro lugar dentro del contrato.

Consejo profesional: Una vez que muevas o ajustes el tamaño del logotipo a la posición deseada, guarda el contrato como plantilla para que esté en el lugar perfecto cada vez.

Imágenes

Para añadir una imagen, haz clic en el contrato donde quieras colocarla y luego haz clic en el icono de Imágenes en la barra de herramientas superior. Puedes seleccionar Insertar imagen desde archivos para elegir entre los archivos y fotos existentes del proyecto, o Subir desde el ordenador.

Una vez insertada, puedes cambiar el tamaño de una imagen seleccionándola y arrastrando las esquinas o los lados para hacerla más grande o más pequeña. También puedes hacer clic y arrastrar la imagen completa para moverla a otra ubicación dentro del contrato.

Dar formato al texto

Utiliza la barra de herramientas de formato en la parte superior del contrato para agregar encabezados, crear listas, resaltar texto, ajustar la alineación, insertar enlaces y mucho más.

Consejo profesional: cualquier encabezado se mostrará automáticamente en el esquema del lado izquierdo, lo que te permitirá a ti y al destinatario navegar fácilmente por todo el contrato.

Añadir casillas de verificación y listas de control

Puedes añadir fácilmente una casilla de verificación o crear una lista de control completa en un contrato usando la opción de casilla que se encuentra en el menú desplegable de Listas en la barra de herramientas de formato. Esta función es ideal para que tu cliente, proveedor o subcontratista reconozca términos específicos dentro del contrato.

De forma predeterminada, las casillas de verificación solo pueden ser seleccionadas por el profesional, pero tienes la opción de permitir que los destinatarios las seleccionen (más sobre esto a continuación).

Para permitir que los destinatarios seleccionen casillas de verificación al visualizar su contrato, asegúrate de marcar la opción "Permitir que los destinatarios seleccionen casillas" en la pantalla de envío.

Si esta opción está habilitada, el destinatario podrá hacer clic para marcar un elemento y usar la función de comentarios en la parte superior para agregar más detalles si lo desea.

Texto inteligente

Usa nuestros campos de texto inteligente para completar automáticamente detalles como la información del cliente,proveedor o subcontratista la dirección del proyecto e incluso datos financieros (por ejemplo, el total estimado). El texto inteligente extrae la información directamente de los detalles de tu proyecto, para que no tengas que estar cambiando de una sección a otra para encontrar la información necesaria y completar tu contrato.

Para insertar texto inteligente, haz clic en el lugar del texto donde quieres añadirlo, o selecciona el texto que deseas reemplazar, y luego abre el menú de Texto Inteligente en la parte superior derecha. Allí podrás elegir los detalles que deseas completar automáticamente. Notarás que cualquier Texto Inteligente en el contrato se ve ligeramente diferente al texto normal cuando estás en modo edición — pero se mostrará como texto común al previsualizarlo desde la vista del destinatario.

Guardar contrato como plantilla

Ahorra tiempo en futuros proyectos creando y reutilizando plantillas de contrato. Para hacerlo, abre el contrato que quieres convertir en plantilla, luego abre el menú Acciones en la parte superior y haz clic en Guardar como plantilla.

Ingresa un nombre para tu plantilla para que sea fácil de identificar más adelante. Luego, haz clic en Guardar.

Puedes encontrar todas tus plantillas de contrato en el Centro de Plantillas, que está en la sección Empresa del menú de navegación lateral.

Recopilar firmas e iniciales

Nuestra función de firma electrónica garantiza que tus contratos tengan validez legal. No existen implicaciones legales diferentes entre la forma en que se firman los contratos y los presupuestos/propuestas, por lo que es cuestión de preferencia qué tipo de documento elijas para recopilar una firma y/o iniciales.

Por defecto, los contratos incluirán espacios para la firma de la empresa y del destinatario (cliente/proveedor/subcontratista) al final del documento. Estos se pueden eliminar simplemente dándole a la tecla de borrar del teclado.

Insertar firmas e iniciales

Para añadir firmas o iniciales en todo el contrato, abre el panel de firma electrónica en la parte superior derecha del documento. Haz clic en el lugar del contrato donde quieras insertar la firma o las iniciales, y luego haz clic en Insertar junto a la opción de firma electrónica que desees añadir. La descripción debajo de cada firma/inicial se puede personalizar según tus necesidades simplemente haciendo clic en el campo.

Contratos firmados

Cuando el destinatario firma el contrato, la fecha se añade automáticamente y se envía una copia firmada a ti (el profesional), a cualquier administrador y al destinatario. Además, una copia en PDF del contrato firmado se agrega automáticamente a los archivos y carpetas del proyecto, pudiendo visualizarse en el área del cliente o en el área del subcontratista, así como en la lista de contratos, como se muestra a continuación.

Enviar contratos a los clientes, proveedores y subcontratistas

Cuando tu contrato esté listo, puedes elegir entre varias formas para enviarlo a tu destinatario. Para hacerlo, haz clic en Vista previa en la parte superior del contrato.

Asegúrate de que la vista previa sea correcta, ya que así es exactamente como el cliente verá el contrato. Si todo está bien, puedes optar por descargar un PDF para enviar, copiar un enlace para compartir o enviarlo directamente desde Houzz Pro.

Si envías el contrato directamente desde Houzz Pro, se te pedirá que escribas un mensaje para acompañar el contrato. Para adjuntar el contrato en PDF al correo, asegúrate de marcar la casilla correspondiente. Luego, haz clic en enviar para compartir el contrato por email.

Una vez compartido, los destinatarios podrán ver el contrato y firmarlo (si corresponde). Los clientes también pueden añadir comentarios al contrato, a los cuales podrás responder, como se muestra en la siguiente sección.

Comentar en los contratos (Contratos a clientes solamente)

Una vez que compartas el contrato con el cliente, podrás comunicarte con él (y con los miembros del equipo) directamente en el documento usando la función de comentarios en la parte superior. Esto te permite hacer referencia fácilmente a los detalles del documento que estés discutiendo y mantener las conversaciones organizadas. Para más información, consulta el artículo Cómo comentar documentos en Houzz Pro.

Ver notificaciones y actividad

Recibirás notificaciones cuando un contrato sea abierto, visto y firmado. Todas las acciones relevantes también se registran en el historial de actividad, que se encuentra en la parte inferior de cada contrato y puede utilizarse fácilmente en caso de disputas legales, si es necesario.

Configurar acciones automatizadas (Contratos a clientes solamente)

Mantente al tanto de los plazos de los contratos y agiliza las respuestas a contratos firmados con acciones automatizadas. Haz clic en el ícono de rayo en la parte superior de un contrato para configurar automatizaciones, como recordatorios para que el cliente revise el contrato y mensajes de agradecimiento cuando lo firme. Puedes activar o desactivar cada opción de automatización, o abrir la configuración haciendo clic en Editar.

En la pantalla de Editar automatizaciones, puedes personalizar los mensajes que se envían — utiliza tokens para insertar automáticamente información del cliente y del proyecto. Puedes ajustar el tiempo previo al envío del mensaje automatizado usando el menú desplegable. Haz clic en Guardar para aplicar los cambios.

Ver todos los contratos

Puedes ver los contratos de todos tus proyectos en un solo lugar accediendo a la página Todos los contratos, que se encuentra bajo el ícono de búsqueda en el menú lateral izquierdo. Aquí podrás ver rápidamente el estado de cada contrato, lo que te permite hacer seguimiento de aquellos que requieren atención. Usa las opciones de búsqueda y filtros en la parte superior para encontrar contratos específicos.