Cómo crear pedidos
Los pedidos te permiten comunicarte fácilmente con los proveedores o subcontratistas acerca de productos, materiales y servicios que necesitas de ellos, al tiempo que mantienes el orden en el progreso de cada partida y su estado de facturación. También puedes utilizar las órdenes de compra como órdenes de trabajo para los subcontratistas, detallando los servicios y la mano de obra que se requiere de ellos para el proyecto en curso.
Convertir presupuestos en pedidos
Puedes convertir presupuestos en pedidos con total facilidad: toda la información relevante de un producto se traspasará sin perder detalle. Te explicamos cómo:
1. Marca las partidas que quieras incluir y selecciona Acciones > Crear pedido.
2. En la ventana emergente, selecciona el proveedor o subcontratista correcto para los elementos no asignados y confirma el proveedor/subcontratista para aquellos elementos que ya están agrupados y asignados.
3. Haz clic en Crear.
Importante: Todos los elementos seleccionados se marcarán como "Aprobado" en el presupuesto original en caso de que no tuvieran ya dicho estado.
Si estás asignando un servicio o artículo a un subcontratista, deberá ser invitado al proyecto. Si aún no ha sido invitado, verás la opción Conceder acceso junto a su nombre. Al hacer clic allí, se abrirá una ventana de invitación donde podrás añadir una nota breve junto con la invitación al proyecto.
Si creas pedidos para varios proveedores o subcontratistas, se te redirigirá a la sección de Pedidos del proyecto para que puedas verlos todos.
Si solo creas un pedido para un único proveedor o subcontratista, accederás directamente a dicho pedido.
Crear un pedido desde cero
Para crear un pedido desde cero, puedes hacer clic en Nuevo pedido desde la sección Pedidos de un proyecto, o bien desde la página Todos los pedidos bajo la sección Contabilidad.
Seleccionar el proveedor
A continuación se abrirá un cuadro en el que puedes elegir el proveedor para el pedido. Búscalo por nombre o selecciona uno de la lista. Sus detalles de envío y facturación se generarán automáticamente, si bien puedes añadir una dirección de envío personalizada o editar los detalles de facturación y envío existentes directamente en el pedido nuevo.
Haz clic en Crear para empezar a añadir los elementos y editar el pedido.
Personalizar los pedidos
Los pedidos son totalmente personalizables, por lo que puedes editar cada detalle, ya sea añadir columnas personalizadas, modificar la información de envío, configurar pagos y más.
Editar detalles generales
Para editar la información general del documento, incluidos los detalles del mismo, de la empresa, del vendedor y de envío, puedes hacer clic en cada sección para modificarla o bien seleccionar el icono con forma de lápiz que aparece en la parte superior derecha de cada una.
Definir los términos de pago y las fechas de facturación
Puedes elegir los términos de pago, la fecha de facturación, la fecha de creación y la fecha de vencimiento. Haz clic en cada sección en la parte superior del documento para establecerlas.
Añadir elementos
Para añadir elementos a un pedido, haz clic en el campo Añadir elemento del documento para introducir la información de forma manual. Aquí puedes crear un elemento nuevo o buscar y seleccionar uno existente. Verás las secciones Mis elementos y Elementos del proyecto debajo de cada elemento, especificando así de dónde proceden. Haz clic en el elemento que quieras añadir. Después puedes hacer clic en la columna que desees para modificar los detalles, como la cantidad o el coste.
El menú lateral derecho del documento también te da acceso a los elementos de diferentes fuentes:
- Mis elementos: Elementos de tu biblioteca de productos.
- Plantillas: Elementos de tus plantillas de documentos.
- Presupuestos recientes: Elementos de otros documentos financieros de tus proyectos.
Usa los filtros y la barra de búsqueda para dar rápidamente con el elemento que deseas y después haz clic en el mismo para añadirlo al pedido. Después podrás actualizar los detalles de forma manual, como las descripciones, la cantidad o la tasa impositiva.
Seguir el estado del pedido
Puedes seguir tanto el estado de partidas individuales como de un pedido al completo. En la columna Estado del pedido puedes seleccionar el estado relevante para cada elemento desde el menú desplegable. Si hay varios elementos con diferentes estados, el estado general del pedido en la parte superior del documento se cambiará a "En curso" para reflejar la variedad de estados.
Si hay solo una partida en el pedido, el estado general del pedido será el estado de dicha partida.
También puedes seleccionar el estado del pedido general desde el menú desplegable que se encuentra en la parte superior, y esta acción cambiará el estado de todas las partidas. Aunque después puedes volver a cambiarlo de forma individual para cada elemento, ten en cuenta que la variedad de estados hará que el estado general del pedido vuelva a ser "En curso".
Los estados por elemento aparecerán reflejados en el Seguimiento del proyecto. Si realizas cambios en el estado del pedido desde esta sección, se actualizará el pedido, y viceversa.
Adjuntar archivos
La sección Archivos de los pedidos es un lugar ideal para añadir fotos o especificaciones de los productos que quieras compartir con tu proveedor o subcontratista, así como un rincón interno en el que realizar un seguimiento de los recibos, facturas o confirmaciones de pedidos de los proveedores o subcontratistas. Haz clic en Adjuntar archivos para añadir archivos y fotos de proyectos existentes o para subir otros nuevos desde tu ordenador. Selecciona los archivos adjuntados para acceder a una vista previa, o haz clic en el icono con forma de tres puntos junto al archivo para cambiarle el nombre, descargarlo o eliminarlo.
La sección Archivos puede ser visible o estar oculta para tu proveedor o subcontratista: para ello, haz clic en el icon con forma de ojo en la esquina superior derecha. Asegúrate de consultar una vista previa del pedido que recibirá tu proveedor o subcontratista antes de enviarlo.
Previsualizar y compartir un pedido
Antes de enviar tu pedido, puedes previsualizarlo y elegir exactamente cómo lo verá tu proveedor o subcontratista. Primero, selecciona el botón Vista previa en la esquina superior derecha de la pantalla.
A continuación, revisa la sección Configuración en “Personaliza lo que puede ver tu proveedor/subcontratista” en el panel derecho.
Cuando el pedido esté listo, haz clic en Enviar(desde previsualizar o modo editar). Puedes escribir un mensaje personalizado o usar una de tus plantillas de mensajes. Cuando el proveedor reciba el email, podrá ver el pedido directamente desde su ordenador, teléfono o tablet.
Imprimir, descargar y exportar
Como alternativa, puedes optar por imprimir tu modificación de pago para compartir una copia física, descargarla y adjuntarla a un correo electrónico, o exportarla a Excel. Para ello, abre el menú Acciones en la parte superior de la página y selecciona Descargar como PDF, Exportar a Excel o Imprimir, en función de la acción que desees realizar. También puedes descargar un PDF utilizando el icono de descarga situado en la parte superior de la página.
Registrar pagos y pedidos
Cuando recibas una factura de tu proveedor, puedes registrar los pagos que hagas en tu pedido. Esta función sirve únicamente para tus registros financieros, ya que el proveedor no verá estos registros.
Para hacerlo, desplázate hacia la sección Pagos y haz clic en Programar un pago.
Por defecto, el primer pago se configurará con el importe completo del pedido. Puedes añadir varios pagos a través del botón Programar un pago. Haz clic en cada pago para editar el nombre, la cantidad, los términos y su vencimiento.
Para registrar un pago, haz clic en el botón Registrar pago que aparece junto a la derecha de cada uno. Se abrirá un cuadro en el que podrás elegir el método de pago, la fecha y el número de referencia (este es un lugar óptimo para registrar un número de pedido o de confirmación). Haz clic en Hecho para registrar los detalles del pago.
Ahora la columna Estado mostrará Pagado junto al pago registrado. Haz clic en el nombre del pago para visualizar sus detalles, incluidos el método de pago y el número de referencia. Para eliminar un pago, haz clic en el icono con forma de tres puntos que aparece a la derecha y selecciona Eliminar pago.
Mantente al tanto de tu contabilidad
Tus pedidos se incluirán en tu informe de transacciones salientes para que puedas controlar todo el dinero que entra y sale.
Aprobar, marcar como facturado y más acciones
Además de previsualizar y enviar tu pedido desde la barra de herramientas superior, también puedes utilizar el menú Acciones para Aprobarlo, Marcar como Facturado, Duplicar y Editar, Descargar PDF, Imprimir, Exportar a Excel, Archivar y Eliminar.
Editar un pedido aprobado
Una vez aprobado, deberás volver a abrirlo si es necesario realizar cambios. El proveedor o subcontratista no recibirá ninguna notificación de que has vuelto a abrir el pedido para editarlo hasta que vuelvas a compartirla con ellos.
Para empezar:
1. Abra el pedido que deseas editar. Selecciona el menú desplegable Acciones y encuentra Volver a abrir para editar.
2. Aparecerá una ventana emergente en la que se te pedirá que confirmes que deseas reabrir el pedido.
Ten en cuenta que, al hacerlo, se eliminarán las firmas electrónicas y las aprobaciones, por lo que deberá volver a compartirla con tu proveedor o subcontratista para que la firmen y aprueben después de realizar los cambios.