Cómo eliminar o archivar un documento
En Houzz Pro, los documentos financieros pueden archivarse o eliminarse, en función del estado del documento. Tanto los documentos archivados como eliminados se ocultarán a los clientes y se excluirán de los presupuestos y de los resúmenes financieros.
Eliminar frente a archivar
- Documentos eliminados: se pueden recuperar (si la función de recuperación de documentos está activada), pero los pagos programados, los archivos adjuntos, los destinatarios y las conexiones de imprevistos/tiempo/gastos no se restaurarán.
- Documentos archivados: se pueden ver y/o duplicar y editar en cualquier momento. Todas las partidas, los pagos programados, los archivos adjuntos, los destinatarios y las conexiones de imprevistos/tiempo/gastos se mantienen intactos.
Más información sobre cómo restaurar documentos en la última sección de este artículo.
Presupuestos
Para eliminar o archivar un presupuesto, el estado del documento debe ser Enviado o Borrador (los estados Aprobado, Rechazado, Pagado, Parcialmente pagado, Facturado y Parcialmente facturado impedirán la archivación del documento).
Para eliminar o archivar los presupuestos con estado Enviado o Borrador, haz clic en el menú Acciones en la parte superior de la página y selecciona Archivar o Eliminar. Se te solicitará confirmar la acción.
Presupuestos con pagos: Los presupuestos con uno o más pagos aplicados no podrán archivarse. Para hacerlo, primero deberás eliminar esos pagos.
Presupuestos aprobados o rechazados: Si un presupuesto se ha aprobado o rechazado, primero tienes que volver a abrirlo para edición y entonces será posible archivarlo. Para hacerlo, haz clic en el menú Acciones en la parte superior de la página y selecciona Reabrir para editar y confirma que quieres continuar (esta acción eliminará el estado de aprobación y las firmas electrónicas).
Presupuestos facturados: Si un presupuesto se ha facturado total o parcialmente, no podrá archivarse. Deberás archivar las facturas vinculadas o eliminar las partidas de las facturas que provinieran de este presupuesto.
Facturas
Para eliminar o archivar una factura, el estado del documento debe ser Enviado o Borrador (las facturas con el estado Pagado, Parcialmente pagado y Emitido no pueden archivarse).
Para eliminar o archivar las facturas con el estado Enviado o Borrador, haz clic en el menú Acciones en la parte superior de la página y selecciona Archivar o Eliminar. Se te solicitará confirmar la acción.
Importante: Si la factura se ha creado desde un presupuesto, las partidas de la facturas se devolverán al documento respectivo.
Facturas con pagos: Las facturas con uno o más pagos no podrán archivarse. Para archivar facturas pagadas total o parcialmente, primero deberás eliminar esos pagos.
Facturas emitidas: Si una factura se ha emitido no podrá archivarse, incluso si se ha anulado. Para obtener más información sobre facturas emitidas, consulta los artículos Cómo emitir una factura y Cómo anular una factura enviada.
Pedidos
Para eliminar o archivar un pedido, el documento debe estar en estado Enviado o Borrador; los pedidos pagados, parcialmente pagados y aprobados no se pueden eliminar ni archivar en su estado actual.
Los pedidos en estado Enviado o Borrador se pueden eliminar o archivar haciendo clic en el menú Acciones en la parte superior de la página y seleccionando Eliminar o Archivar. Se te pedirá que confirmes la acción.
Pedidos con pagos: Los pedidos con uno o más pagos aplicados no estarán disponibles para eliminar o archivar. Para eliminar o archivar un pedido pagado o parcialmente pagado, primero debes eliminar todos los pagos.
Pedidos aprobados: Si un pedido ha sido aprobado, primero debes reabrirlo para edición para que esté disponible para eliminar o archivar. Para hacerlo, haz clic en el menú Acciones en la parte superior de la página y selecciona "Reabrir para edición", luego confirma que deseas reabrirlo; esto eliminará cualquier aprobación y firma electrónica.
Modificaciones de pago
Para eliminar o archivar una modificación de pago, el estado del documento debe ser Enviado o Borrador (las modificaciones de pago con estado Pagado, Parcialmente pagado y Aprobado no podrán archivarse).
Para archivar las modificaciones de pago con estado Enviado o Borrador, haz clic en el menú Acciones en la parte superior de la página y pulsa Archivar o Eliminar. Se te solicitará confirmar la acción.
Modificaciones de pago con pagos: Las modificaciones de pago con pagos no podrán archivarse. Para hacerlo, primero debes eliminar esos pagos.
Modificaciones de pago aprobadas: Si una modificación de pago se ha aprobado, primero debes reabrirla para editarla y entonces podrá archivarse. Para hacerlo, ve al menú Acciones en la parte superior de la página, selecciona Reabrir para editar y confirma que quieres continuar. Esta acción eliminará el estado de aprobación y las firmas electrónicas.
Eliminar o archivar muchos documentos a la vez
Para eliminar o archivar varios documentos a la vez, ve a la vista de lista del tipo de documento; esto se puede hacer dentro del menú izquierdo de un proyecto o desde el icono de Buscar en la navegación principal (Todas las estimaciones, Todas las facturas, etc.). Utiliza las casillas de verificación situadas a la izquierda de los documentos para seleccionar los que deseas eliminar o archivar. Una vez seleccionados, aparecerá un menú en la parte inferior de la página con las opciones Eliminar y Archivar; selecciona la acción deseada.
Se te pedirá que confirmes si deseas eliminar o archivar los documentos seleccionados. Una vez confirmado, todos los documentos correspondientes (solo los que tengan el estado Enviado o Borrador) se eliminarán o archivarán. Los documentos seleccionados que no cumplan los requisitos para ser eliminados o archivados permanecerán sin cambios.
Ver o restaurar un documento archivado
Restaurar documentos eliminados
Si quieres tener la posibilidad de restaurar documentos eliminados, primero debes activar la función de recuperación de documentos (esta opción está desactivada por defecto).
Nota: Solo el administrador principal (Super Admin) puede restaurar documentos eliminados.
Para activar la recuperación de documentos, ve a Configuración en el menú de navegación de la izquierda y entra en la sección Documentos de la empresa. Selecciona la pestaña Funciones y, a continuación, haz clic en el conmutador situado junto a Restaurar documentos eliminados, dentro de la sección Recuperación de documentos.
Una vez activada, la opción "Eliminados" aparecerá en el filtro por tipo de la página de la lista de documentos. Todos los documentos que elimines se mostrarán aquí.
Para recuperar un documento eliminado, pasa el cursor sobre el documento y haz clic en Restaurar en el extremo derecho.
Confirma que quieres restaurar el documento. Ahora aparecerá en la opción "Activos" del filtro por tipo.
Solo se restaurarán el documento y las partidas. Los pagos programados, los archivos adjuntos, los destinatarios y las conexiones de imprevistos/tiempo/gastos no se restaurarán. Los documentos restaurados vuelven en estado de borrador con visibilidad privada.
Duplicar y editar documentos archivados
Aunque no puedes restaurar directamente un documento archivado, puedes verlo y duplicarlo para utilizarlo en el mismo proyecto o en otro diferente si es necesario. La copia duplicada contendrá todos los detalles y elementos del documento original, incluidas las partidas, los pagos programados, los archivos adjuntos, los destinatarios y las conexiones de imprevistos/tiempo/gastos.
Para duplicar y editar un documento archivado, utiliza el icono de Búsqueda en el menú de navegación de la izquierda para abrir la lista completa de documentos según el tipo que estés buscando (Todos los presupuestos, Todas las facturas, etc.).
A continuación, utiliza el filtro por tipo en la parte superior y selecciona Archivados para mostrar los documentos archivados. Haz clic en el título del documento que desees ver y/o duplicar.
Una vez dentro del documento archivado, haz clic en el menú Acciones situado en la parte superior de la página, selecciona Duplicar y editar y, a continuación, elige si quieres duplicarlo en este mismo proyecto o en otro (nuevo o existente).