Cómo agrupar elementos en facturas y presupuestos

Eliminar el acceso al área del cliente

Puedes eliminar el acceso al área del cliente cuando quieras. Para hacerlo, abre el proyecto relevante y selecciona la pestaña Cliente en la parte superior del menú derecho. Bajo Área del cliente, haz clic en Compartido y después selecciona Dejar de compartir para eliminar el acceso.

Tu cliente no recibirá ninguna notificación sobre la eliminación del acceso, pero sí verá un mensaje de error si intenta acceder al área del cliente.

La agrupación de elementos es la forma ideal de añadir un toque de personalización a tus presupuestos y facturas sin tener que mostrar a tus clientes todos los componentes individuales. Una silla personalizada, por ejemplo, puede incluir tela, mano de obra y otros materiales que proceden de diferentes proveedores y necesitan pedidos diferentes. Gracias a la agrupación de elementos, tus clientes verán por defecto el elemento principal, mientras que la lista completa de componentes será visible únicamente para tu empresa en la versión interna de los documentos.

Esto es lo que veréis tu equipo y tú:

Tus clientes solo verán esto:

Crear un grupo desde cero

Puedes crear grupos desde cero desde un documento o desde la biblioteca Mis elementos. Echemos un vistazo a ambas opciones:

Desde la biblioteca Mis elementos

Puedes acceder a ella desde el apartado Biblioteca de la sección Empresa en el menú de navegación izquierdo. Desde aquí puedes hacer clic en el botón Crear en la parte superior derecha y después elegir Grupo para empezar uno desde cero.

Completa la información relevante para el grupo nuevo, incluidos el nombre, la descripción y la unidad. Puedes subir las imágenes que quieras para representar al grupo.

Empieza a añadir elementos al grupo a través del icono Mis elementos en el panel derecho. También puedes hacer clic en una línea vacía para buscar y seleccionar elementos existentes o bien crear uno nuevo.

Es importante que indiques la cantidad, la unidad, el coste, etc. correctos para los elementos, ya que serán la base para los cálculos automáticos cuando uses el grupo en tus documentos. Los cambios se guardarán automáticamente.

Desde un presupuesto o una factura

Si estás trabajando en un presupuesto o una factura que no cuenta con los componentes que quieres agrupar, haz clic en Crear grupo en la barra de herramientas.

Esta opción creará la estructura de grupo para que puedas añadir fácilmente el título y la descripción del mismo (lo que los clientes verán), así como los componentes abajo (lo que tu equipo y tú veréis).

Asegúrate de que estás usando el icono "Añadir elemento abajo" en el título del grupo o en un elemento dentro del grupo (1.1, 1.2, etc.). Si quieres añadir un elemento existente que aún no está agrupado, puedes arrastrarlo y soltarlo en el grupo que desees mediante el icono con forma de seis puntos que aparece a la izquierda.

Crear un grupo desde elementos existentes

Si estás trabajando en un presupuesto o una factura que ya contiene los elementos que quieres agrupar, solo debes usar las casillas para seleccionar los elementos y después hacer clic en Crear grupo en la barra de herramientas, o bien hacer clic derecho y seleccionar Grupo y + Crear nuevo grupo, escribir el nombre y presionar la tecla intro.

Los elementos seleccionados aparecerán enumerados como componentes del grupo (1.1, 1.2, 1.3, etc.). Ahora puedes indicar un título y una descripción del grupo para el cliente, además de hacer clic en la foto para elegir cuál quieres usar como imagen de portada (esta opción solo está disponible si usas y muestras fotos).

Si quieres añadir más elementos al grupo, asegúrate de usar el icono "Añadir elemento abajo" en el título del grupo o en el elemento dentro del grupo (1.1, 1.2, etc.).

Si quieres añadir un elemento existente que no está agrupado, puedes arrastrarlo y soltarlo en el grupo que desees a través del icono con forma de seis puntos que aparece a la izquierda, o bien hacer clic derecho en el elemento y seleccionar el grupo correspondiente en la opción Grupo.

Ajustar la cantidad y la tarifa para todo el grupo

Una vez que hayas creado un grupo e introducido toda la información relevante sobre unidades, cantidades y costes de cada componente, verás el coste total del grupo en el elemento principal. Por defecto, la cantidad para esta línea se establecerá en una unidad. Para representar con precisión al cliente la cantidad que recibirá y la tarifa por unidad, pasa el ratón por encima de la columna Cantidad y haz clic en el icono de la calculadora. En la ventana emergente asegúrate de que está seleccionada la opción Recalcular la tarifa. Ajusta la cantidad que recibirá el cliente y aparecerá una vista previa de la nueva tarifa por unidad. Observa que el total no cambia en este caso.

Haz clic en Fijar y verás que la nueva cantidad y tarifa (y cualquier recargo) se ajustan en el elemento principal.

El método alternativo requiere que selecciones "Recalcular el coste total", pero solo es útil en los casos en que las cantidades de los elementos sean para una sola unidad. Por ejemplo, si estás añadiendo un grupo de componentes para una puerta (dos tiradores, dos bisagras y 30 minutos de mano de obra), el coste total de tu grupo reflejará el de una puerta. Si tu cliente necesita cuatro puertas en total, tendrías que seleccionar "Recalcular el coste total", introducirías cuatro para la cantidad y el total se ajustaría para incluir el coste de cuatro puertas.

Guardar grupos en la biblioteca desde tus documentos

Después de que hayas creado un grupo en un presupuesto o una factura, puedes guardarlo en tu biblioteca para usarlo en el futuro. Para ello, haz clic en los tres puntos a la derecha del componente principal del grupo y selecciona Guardar en biblioteca. Podrás usar el grupo en tus documentos y acceder al mismo desde la página Mis elementos para editarlo.

Mostrar elementos agrupados al cliente

Por defecto, los componentes de un grupo están ocultos para el cliente. En caso de que quieras mostrárselos, solo tienes que hacer clic en el icono con forma de ojo de uno de los elementos. Si pasas el ratón por encima de este icono, comprobarás si la visibilidad está configurada solo para ti o también para el cliente.

Haz clic en Previsualizar en la parte superior de la página para revisar lo que verá el cliente cuando los elementos agrupados sean visibles para el mismo.

Crear pedidos a partir de elementos agrupados

Cuando lo tengas todo listo para crear pedidos de compra para tus artículos agrupados, tienes dos opciones.

Crear pedidos para todos los elementos a la vez: Selecciona todos los elementos del grupo utilizando las casillas de verificación de la izquierda y, a continuación, selecciona Crear pedido en el menú Acciones de la parte superior de la página. Aparecerá una ventana en la que podrás seleccionar el proveedor correspondiente de cada elemento. Para finalizar, haz clic en Crear Pedidos, y se crearán de forma independiente para cada proveedor.

Crear los pedidos de uno en uno: En la partida para la que deseas crear un pedido, haz clic con el botón derecho del ratón o en los tres puntos situados en el extremo derecho y selecciona Crear > Crear pedido(s) en el menú. Aparecerá una ventana en la que podrás seleccionar el proveedor correspondiente de cada uno. Para finalizar, haz clic en Crear pedido.

Gestionar los grupos

Los grupos que crees y guardes estarán disponibles en la página Mis elementos, a la que puedes acceder desde el icono Empresa en el menú de navegación izquierdo. Haz clic en Grupo en los tipos de elementos en la parte superior de la página para mostrar los grupos.

Desde aquí puedes crear grupos nuevos y gestionar los existentes, incluyendo opciones de edición, cambio de nombre y archivado. Solo tienes que hacer clic en el icono con forma de tres puntos a la derecha del grupo que quieras gestionar y elegir la opción que desees del menú desplegable. También puedes editar algunos detalles del grupo directamente en la línea del mismo, tales como el título, la categoría y la unidad, si bien para hacer cambios adicionales deberás realizarlos desde la pantalla de edición del grupo.

Buscar y ordenar

También puedes encontrar rápidamente un grupo mediante la barra de búsqueda que aparece arriba, u ordenarlos por Título, Fecha de creación, Unidad o Coste: solo tienes que hacer clic en el título de la columna que quieras ordenar.