Cómo integrar Google Drive con Houzz Pro

Con Houzz Pro puedes agilizar tu flujo de trabajo y mejorar la eficacia a través de la importación de archivos y fotos desde Google Drive. Esta rápida integración garantiza que todos tus archivos importantes estén en Houzz Pro para que puedas compartirlos con clientes, miembros del equipo y subcontratistas.

Los archivos y fotos que subas podrán adjuntarse a presupuestos, pedidos, facturas, modificaciones de pago, tareas, mensajes, registros diarios, solicitudes y también en el área del cliente.

Si vas a conectar Google Drive por primera vez, puedes hacerlo a través de Ajustes o desde tus proyectos.

Conectar Google Drive a través de Ajustes

Puedes conectar Google Drive rápidamente a través de los ajustes de tu cuenta de Houzz Pro.

Haz clic en el icono Ajustes en el menú de navegación y después selecciona la opción Google Drive en el menú izquierdo.

En esta página solo tienes que hacer clic en el botón Conectar para comenzar la integración con Google Drive.

A continuación deberás iniciar sesión en tu cuenta de Google para poder vincularla. Puedes elegir una cuenta existente o iniciar sesión en otra.

Verás una notificación en la que Houzz Pro te solicitará acceso a tu cuenta de Google. El acceso incluirá únicamente la posibilidad de ver los archivos específicos que subas directamente al software de Houzz Pro.

Para darle acceso, pulsa Continuar.

Ahora podrás acceder a tus archivos de Google Drive desde Houzz Pro.

Si quieres cancelar esta opción, solo tienes que hacer clic en el botón Desconectar dentro de la sección de Google Drive de Ajustes.

Conectar Google Drive desde tus proyectos

Si quieres vincular Google Drive desde tus proyectos, haz clic en el icono Proyectos en el menú izquierdo y después entra en el que prefieras.

Cuando estés en la página general del proyecto, selecciona Archivos y fotos en el menú izquierdo. También puedes integrar Google Drive rápidamente a través del enlace Vincula que se encuentra en la sección Archivos y fotos de la página principal del proyecto.

Cuando estés en Archivos y fotos, selecciona el botón Subir archivos de la parte superior de la pantalla y haz clic en Desde Google Drive en el menú desplegable. También puedes conectar Google Drive por primera vez a través del filtro Google Drive.

A continuación deberás iniciar sesión en tu cuenta de Google para poder vincularla. Puedes elegir una cuenta existente o iniciar sesión en otra.

Verás una notificación en la que Houzz Pro te solicitará acceso a tu cuenta de Google. El acceso incluirá únicamente la posibilidad de ver los archivos específicos que subas directamente al software de Houzz Pro.

Para darle acceso, pulsa Permitir.

Verás una nueva pantalla en la que podrás añadir archivos directamente desde Google Drive. Elige los que desees y haz clic en Seleccionar para añadirlos al proyecto.

Verás el archivo nuevo en la sección de Archivos y fotos. Si quieres seguir añadiendo archivos, solo tienes que hacer clic en el botón Subir archivos y elegir la opción Desde Google Drive, que irá a tu cuenta vinculada.

Puedes filtrar todos los archivos para mostrar únicamente los que procedan de Google Drive a través del filtro Google Drive que aparece en la parte superior de la lista.

Ajustar las opciones de compartición de Google

Antes de empezar a adjuntar archivos de Google Drive a tus documentos de Houzz Pro, es importante que ajustes las opciones de compartición desde tu cuenta de Google. Google se encarga de controlar todos los permisos de los documentos que se encuentran en Google Drive, por lo que tus clientes, miembros del equipo y subcontratistas no podrán ver los archivos a menos que modifiques los permisos en Google.

Para hacerlo, accede al archivo relevante en Google Drive, haz clic en el icono con forma de tres puntos, selecciona Compartir y elige de nuevo Compartir en el menú desplegable.

Se abrirá una ventana nueva en la que puedes ajustar los permisos de acceso. Puedes añadir a la persona en cuestión en el cuadro de texto o bien cambiar el acceso general a Cualquier persona con el enlace. Pulsa Hecho cuando hayas acabado. Ahora otras personas podrán acceder al archivo.

Si quieres ahorrar tiempo, puedes ajustar los permisos de una carpeta entera o seleccionar varios archivos. Si quieres obtener más información sobre los ajustes de permisos de Google Drive, consulta el artículo Compartir archivos desde Google Drive.

Adjuntar archivos de Google Drive en Houzz Pro

Cuando se haya completado la integración de Google Drive y hayas ajustado los permisos de compartición de Google, puedes acceder a archivos de Google Drive y adjuntarlos desde el software de Houzz Pro.

El proceso es igual que cuando adjuntas archivos desde tu ordenador. Puedes acceder a los archivos de Google Drive desde tus documentos financieros de Houzz Pro, incluidos los presupuestos, las facturas, las modificaciones de pago y los pedidos.

Para hacerlo, abre el documento correspondiente y desplázate hacia abajo hasta la sección Archivos que se encuentra bajo Pagos. Haz clic en el botón Adjuntar archivos.

Desde aquí puedes elegir un archivo ya subido o seleccionar la opción Subir desde Google Drive para cargar imágenes o archivos nuevos.

También puedes acceder a Google Drive en otras secciones en las que normalmente puedes adjuntar archivos en Houzz Pro, tales como tareas, registros diarios, mensajes y solicitudes.

Para hacerlo, abre la funcionalidad correspondiente desde tu proyecto y selecciona el icono Adjuntar archivos (a continuación se muestra un ejemplo desde los registros diarios).

Desde aquí puedes seleccionar un archivo ya subido o elegir la opción Subir desde Google Drive para cargar archivos o imágenes nuevos.

Añadir archivos de Google Drive al área del cliente

Si quieres compartir archivos subidos desde Google Drive con tus clientes, puedes añadirlos al área del cliente tal y como lo haces con otros archivos y fotos.

Para hacerlo, abre el proyecto relevante y entra en la sección Archivos y fotos desde el menú izquierdo.

En esta página verás todos los archivos que has subido. Para compartir un archivo con tu cliente, tienes dos opciones:

• Hacer clic derecho en el archivo y seleccionar Gestionar permisos
• Marcar la casilla a la izquierda del archivo y hacer clic en el icono Permisos en la parte superior derecha de la pantalla

Asegúrate de elegir la opción Acceso en el menú desplegable de la Vista de Área del cliente. Desde aquí también puedes ajustar los permisos de acceso para los subcontratistas.