Cómo invitar a subcontratistas y colaborar con ellos

Añadir a un subcontratista

Hay tres formas de hacerlo: puedes añadirlos desde tu lista de subcontratistas, añadirlos a un proyecto individual o dentro de las tareas y el calendario.

Desde tu lista de subcontratistas

La forma más sencilla de añadir un subcontratista es a través de tu lista de subcontratistas dentro de la Configuración de la empresa.

Al añadir un subcontratista de esta manera, puedes elegir invitarlo a un proyecto específico o simplemente agregar su información sin asignarlo a ningún proyecto. Esta opción es ideal si deseas documentar subcontratistas con los que has trabajado en el pasado o con los que quieres trabajar en el futuro.

Cuando añades un subcontratista de esta forma, este no recibirá un email a menos que sea invitado a colaborar en un proyecto específico.

Para comenzar:

1. Selecciona el ícono de Empresa en la navegación izquierda.
2. Selecciona Subcontratistas en el menú izquierdo. Esta pantalla mostrará todos tus subcontratistas existentes. Para añadir un nuevo subcontratista, haz clic en el botón Añadir subcontratista en la parte superior.

1. Aparecerá una pantalla donde podrás completar la información de contacto del subcontratista (nombre, correo electrónico, número de teléfono, nombre de la empresa y sitio web) y detalles generales (dirección, notas y oficios). También puedes añadir cualquier certificado relevante que tenga tu subcontratista en la sección Añadir certificados.

Si no deseas invitar al subcontratista a un proyecto, omite la sección Invitar al proyecto y simplemente haz clic en el botón Añadir en la parte inferior. El subcontratista se añadirá a tu lista de subcontratistas, pero no se enviará ninguna invitación.

4. Si el usuario desea invitar al subcontratista a un proyecto, debe hacer clic en la sección Invitar al proyecto. A continuación, podrá seleccionar el o los proyectos correspondientes desde el menú desplegable. En la sección Acceso de subcontratistas, el usuario podrá ver todos los permisos que se conceden automáticamente a los subcontratistas y elegir si desea enviar la invitación por correo electrónico, mensaje de texto o ambos.

5. Haz clic en Añadir. El subcontratista se añadirá a tu lista y recibirá una invitación para colaborar en el proyecto que has elegido.

Si no invitas al subcontratista a un proyecto específico, verás la opción Invitar en la columna de proyectos de la lista de subcontratistas. Haz clic en este botón para colaborar con este subcontratista en un proyecto y enviarle una invitación.

Si ya lo has invitado a un proyecto específico, la columna Proyectos mostrará el número de proyectos al que se ha añadido. Puedes hacer clic en Editar para ver los proyectos y realizar los cambios que necesites.

Desde un proyecto

Si deseas compartir un proyecto específico con un subcontratista, abre el proyecto correspondiente desde la navegación izquierda. En el lado derecho de la pantalla, localiza la sección Colaboradores y haz clic en Gestionar o en el ícono + junto a Subcontratistas.

Dentro de la pantalla Gestionar colaboradores, asegúrate de estar en la pestaña Subcontratistas en la parte superior. Desde aquí, puedes hacer clic en Añadir al proyecto junto a un subcontratista existente para invitarlo de inmediato, o hacer clic en Invitar subcontratistas para crear e invitar a un nuevo subcontratista.

1. Para un nuevo subcontratista, completa toda la información de contacto. En Invitar al proyecto, tu proyecto correspondiente ya debería estar seleccionado en el menú desplegable, pero puedes ajustarlo si es necesario. También puedes especificar si deseas invitarlo por email, mensaje de texto o ambos.

Haz clic en Invitar para enviar la invitación. El subcontratista se añadirá a tu lista de subcontratistas y también recibirá una invitación para colaborar en ese proyecto específico.

Desde tareas y calendario

Para invitar a un subcontratista a un elemento del calendario o a una tarea en concreto, abre el calendario correspondiente y selecciona el elemento o la tarea que quieras asignarle.

En un elemento de un calendario: Haz clic en el menú desplegable de equipo y selecciona la pestaña Cliente y subcontratistas. Aquí podrás invitar a un subcontratista y completar su información para invitarlo al proyecto y asignarle el elemento.

En una tarea: Haz clic en el icono de equipo y selecciona la pestaña Cliente y subcontratistas. Aquí podrás invitar a un subcontratista y completar su información para invitarlo al proyecto y asignarle la tarea.

Importante: Si solo compartes tareas o elementos del calendario específicos con un subcontratista, solo podrá acceder a ellos, pero no al resto del calendario. Para saber cómo compartir el calendario completo, consulta la sección Permisos para subcontratistas más abajo.

Consejo profesional: Para que un subcontratista existente consiga acceso rápidamente a un proyecto y tenga asignados un elemento del calendario o una tarea en un solo paso, haz clic en Conceder acceso junto a su nombre en la sección Cliente y subcontratistas del menú desplegable de equipo.

Editar la información de un subcontratista

Una vez que añadas a un subcontratista, podrás ver y editar fácilmente su información en la lista de subcontratistas. Para ver tus subcontratistas, selecciona el ícono de Empresa en la navegación izquierda y luego selecciona Subcontratistas en el menú izquierdo. En esta pantalla se mostrarán todos tus subcontratistas existentes. Para editar los detalles de un subcontratista, haz clic en Editar en el extremo derecho.

Dentro del modo Editar, verás las pestañas en la parte superior: Detalles del subcontratista, Proyectos, Contratos y Pedidos. Selecciona la pestaña según la información a la que quieras acceder.

Detalles del subcontratista

En esta pestaña, el usuario puede ajustar la información de contacto del subcontratista (nombre, teléfono, empresa y página web) y los detalles generales (dirección, teléfono, notas internas y servicios, incluyendo añadir servicios personalizados y gestionar los existentes).

Nota: Una vez que hayas invitado a un subcontratista a un proyecto, no podrás editar su correo electrónico.

Dentro de la pestaña Detalles del subcontratista, el usuario también puede subir certificados importantes o documentación de seguros, así como otorgar o revocar el acceso a determinados proyectos marcando la casilla correspondiente. En la parte inferior de la pantalla de edición, el usuario puede eliminar por completo al subcontratista si es necesario.

Proyectos

En esta pestaña, puedes ver fácilmente a qué proyectos tiene acceso un subcontratista específico, incluyendo información relevante del proyecto como ubicación, estado y la última vez que el subcontratista vio el proyecto. Haz clic en cualquier proyecto para acceder a la página de resumen del proyecto.

Pedidos

En esta pestaña, puedes ver cualquier pedido asociado con el subcontratista específico, incluyendo el Total, Pagado y Saldo. Haz clic en cualquier pedido para abrir el documento.

Actualizar los certificados de los subcontratistas

Puedes subir certificados importantes o documentación clave para cada subcontratista con el que trabajas. Así podrás disponer de todo lo que necesitas en un solo lugar para consultarlo rápidamente.

Para subir documentación, ve a tu lista de subcontratistas y después haz clic en Añadir certificado (si no hay ninguno) o en Editar en la parte superior derecha de cada subcontratista. Dentro del modo de edición encontrarás una sección de certificados en la que puedes subir un archivo o arrastrarlo desde tu ordenador. Puedes añadir fácilmente varios archivos en la sección Certificados, así como eliminar los archivos que ya no necesites usando el botón Eliminar.

Tipos de certificados

Cuando hayas subido un archivo, puedes seleccionar el tipo de documentación desde el menú desplegable Selecciona el tipo de certificado. Si no ves el tipo deseado, puedes añadir el tuyo propio a través del botón Añadir tipo de certificado.

Fechas de vencimiento de certificados

También puedes añadir una fecha de vencimiento del certificado para saber cuándo hacer seguimiento con tus subcontratistas sobre certificaciones actualizadas. Para hacerlo, haz clic en el icono del lápiz junto a Expira el, justo debajo del nombre del archivo del certificado, y luego elige una fecha.

Si introduces una fecha de caducidad para el certificado de un subcontratista, recibirás varias notificaciones en Houzz Pro, así como un correo electrónico 7 días y 1 día antes de esa fecha, indicándote que dicho certificado debe actualizarse pronto. Tanto el Superadministrador como cualquier miembro del equipo con permisos relevantes sobre subcontratistas recibirán la notificación.

Permisos para subcontratistas

Aunque compartas un proyecto con un subcontratista, éste no tendrá acceso automático a los archivos, la programación o los registros diarios. Tendrás que cambiar manualmente la configuración de uso compartido para cada función que desees que vea un subcontratista: el acceso se establece de forma individual.

Compartir archivos

Para compartir archivos o carpetas, ve a tu proyecto y selecciona Archivos y Fotos en el menú de la izquierda. Para el archivo que deseas compartir, haz clic en los tres puntos de la derecha y selecciona Gestionar permisos en el menú. Selecciona Acceso junto a los subcontratistas individuales a los que deseas dar permiso para ver el archivo. También puedes seleccionar varios archivos o carpetas haciendo clic en las casillas de verificación para actualizar la configuración de todos a la vez. Más información.

Compartir registros diarios

Para compartir los registros diarios, ve a tu proyecto y selecciona Registros diarios en el menú de la izquierda. En la columna Compartido con, haz clic en el icono Equipo. A continuación, puedes seleccionar Acceso junto a cada subcontratista individual para el que desees permisos para ver el registro diario. Nota: Sólo los subcontratistas registrados podrán crear registros diarios. Más información.

Compartir calendario

Para compartir su calendario, ve a tu proyecto y selecciona Calendario o en el menú de la izquierda. Haz clic en el icono Compartir - para especificar Acceso/No Acceso al lado de cada subcontratista individual. Si un subcontratista tiene acceso, podrá ver el calendario completo. Si un subcontratista está en Sin acceso, sólo podrá ver los elementos del programa que se le hayan asignado. Más información.

Panel de subcontratistas

Para previsualizar exactamente lo que verá tu subcontratista en su panel de proyecto individual, ve a la página de resumen del proyecto. Desde el panel derecho, puedes hacer clic en panel del subcontratista en la sección Panel, o hacer clic en Gestionar en la sección Colaboradores.

Si hiciste clic en la sección Colaboradores, desde la pestaña Subcontratistas puedes hacer clic en el botón Previsualizar Panel del subcontratista en la parte superior, o en el ícono de vista previa junto a un subcontratista que ya haya sido invitado, para ver su vista específica.

Previsualizar el panel de subcontratistas

Para acceder a una vista previa de lo que verá exactamente el subcontratista en su panel de proyecto individual, accede a la página general del proyecto y haz clic en la pestaña Subcontratistas que se encuentra a la derecha. Desde aquí selecciona la opción Ver el panel de subcontratistas.

En la vista previa puedes usar el menú desplegable que se encuentra en la parte superior para consultar lo que los subcontratistas verán exactamente en su panel cuando accedan a través del enlace que aparecerá en el email. Si tienen una cuenta gratuita o de pago de Houzz Pro, tendrán una vista ligeramente diferente, si bien contarán con la misma información (además de los registros diarios si has compartido alguno para ese proyecto).

Para ver cómo se verá su panel de control en diferentes dispositivos, puede utilizar el conmutador Escritorio / Móvil en la parte superior.

Fecha de última visualización

Para ver cuándo un subcontratista vio por última vez su área del cliente, selecciona al subcontratista correspondiente en el menú desplegable. Verás Última visualización dd/mm/aaaa en la esquina superior izquierda. Si aún no ha visto su área del cliente, aparecerá No visto por [Subcontratista].

Cambiar entre paneles (para subcontratistas)

Los subcontratistas suelen trabajar con varias empresas y necesitan poder cambiar de un equipo a otro para acceder a cada panel. Si deciden no registrarse o iniciar sesión en Houzz Pro, tendrán que acceder al panel de subcontratistas de cada proyecto individualmente, a través del enlace que aparece en las respectivas invitaciones por correo electrónico. Si deciden crear una cuenta gratuita o iniciar sesión, podrán cambiar fácilmente de un equipo a otro utilizando uno de estos dos métodos.

Una opción es situarse sobre el icono de empresa en la esquina inferior izquierda de su cuenta y hacer clic en el equipo que desee abrir.

Preguntas frecuentes sobre subcontratistas

Aquí tienes algunas preguntas frecuentes sobre invitar a subcontratistas y colaborar con ellos.

1. ¿Qué es un subcontratista?

Los subcontratistas son colaboradores del proyecto que no forman parte de tu empresa. Pese a no ser parte de tu equipo interno, deben estar informados de cualquier cambio o novedad. Así, puedes invitar a electricistas o carpinteros, por ejemplo, a unirse a un proyecto de Houzz Pro como subcontratistas.

2. ¿Quién puede enviar invitaciones a los subcontratistas?

Tanto la persona encargada de la administración de la cuenta como cualquier miembro del equipo con permiso para gestionar subcontratistas y proveedores (que se otorga en la sección "Permisos administrativos") pueden invitar a subcontratistas.

3. ¿El subcontratista necesita una cuenta de Houzz Pro antes de recibir una invitación?

No, los subcontratistas no necesitan registrarse en Houzz Pro. Podrán crear y actualizar su panel de subcontratistas para todos los proyectos a los que hayan sido invitados sin tener que iniciar sesión. Sin embargo, cuando reciban la invitación, podrán registrarse fácilmente en Houzz Pro (tanto para una cuenta de pago como gratuita), para así poder acceder a funcionalidades adicionales en el panel, tales como los registros diarios.

Si el subcontratista ya tiene una cuenta de Houzz Pro, puede usarla para aceptar tu invitación rápidamente y cambiar entre equipos o proyectos desde ella.

4.¿Cómo puedo reenviar una invitación a un subcontratista?

En caso de que un subcontratista no encuentre la invitación original que le enviaste, tienes la opción de reenviarla. Para reenviar una invitación, ve a la página de resumen del proyecto. Desde allí, haz clic en Área del subcontratista en la sección Panel del panel derecho. En la vista previa, utiliza el menú desplegable en la parte superior para seleccionar el subcontratista correspondiente y luego haz clic en el botón Reenviar invitación que aparece en la esquina superior derecha de la página. Se enviará una nueva invitación.

5.¿Permitir a un subcontratista le permite unirse solo a un proyecto concreto o a todos mis proyectos?

Aunque añadas a un subcontratista dentro de tu configuración general, tendrás que darle acceso a cada proyecto individual. Puedes darle acceso a proyectos específicos cuando edites la información del subcontratista (más detalles arriba).

6. ¿Los subcontratistas pueden realizar cambios en la cuenta o solo verla?

Además de ver las funcionalidades a las que les des acceso, los subcontratistas pueden realizar varias acciones en función de su estado de registro, tales como subir o descargar fotos, marcar tareas como completadas y añadir notas. Aquí tienes un resumen de las acciones que pueden realizar los subcontratistas en función de si han iniciado sesión o no:

Sin iniciar sesión:

• Fotos: ver, descargar y subir fotos
• Tareas: ver tareas, añadir notas, incluir fotos y marcar tareas como completadas
• Calendario: ver elementos del calendario asignados y marcarlos como completados, y ver el calendario completo
• Registros diarios: ver registros diarios

Con sesión iniciada:

• Fotos: ver, descargar y subir fotos
• Tareas: ver tareas, añadir notas, incluir fotos, marcar tareas como completadas y crear tareas
• Calendario: ver elementos del calendario asignados y marcarlos como completados, y ver el calendario completo
• Registros diarios: ver y crear registros diarios

7. ¿Puedo establecer diferentes permisos para diferentes subcontratistas?

Sí. El acceso a ciertas funcionalidades puede establecerse individualmente para cada subcontratista, incluyendo Archivos, Registros Diarios y Calendario. Consulta la sección Permisos para subcontratistas para obtener más información.

8. ¿Hay algún límite en el número de subcontratistas que puedo invitar?

No hay límite en el número de subcontratistas que puedes invitar.

9. ¿Cómo puedo revocar el acceso de un subcontratista a un proyecto concreto pero mantenerlo invitado a otros proyectos?

Para eliminar a un subcontratista de un proyecto específico, ve a la página de información general de dicho proyecto. Desde allí, haz clic en Gestionar en la sección Colaboradores del panel derecho. Busca al subcontratista en cuestión, haz clic en el icono con forma de tres puntos que se encuentra a su derecha y pulsa Borrar. También puedes hacerlo desde la sección de Subcontratistas que se encuentra en el menú Empresa. Haz clic para editar al subcontratista en cuestión, desplázate hasta la sección Proyectos, y aquí desmarca la casilla que se encuentra a la izquierda del nombre del proyecto para el que quieras eliminar el acceso. El acceso al resto de los proyectos seguirá siendo el mismo a menos que lo modifiques.

10. ¿Cómo elimino completamente a un subcontratista que invité anteriormente?

Para eliminar completamente a un subcontratista que hayas invitado previamente, ve al icono Empresa en el menú de navegación izquierdo. Desde aquí, haz clic en Subcontratistas. Busca el subcontratista en cuestión y haz clic en Editar. En el modo de edición, desplázate hasta la parte inferior y selecciona Eliminar subcontratista.

11. ¿Cómo puedo saber si un subcontratista ha abierto/visto un proyecto?

Si un subcontratista ha abierto y visto un proyecto al que lo invitaste, verás una marca de verificación verde junto a su nombre en la pestaña Subcontratistas cuando abras la pantalla Gestionar colaboradores desde el panel derecho de la página de resumen del proyecto. Puedes ver la fecha en la que accedió por última vez al panel del proyecto pasando el cursor sobre la marca de verificación y también en la página Previsualizar Área del subcontratista.