Cómo gestionar tus solicitudes
Desde la sección Solicitudes del panel de control de Houzz Pro, puedes gestionar toda la información relativa a las solicitudes que recibes, así como la comunicación con tus clientes potenciales. Gracias al amplio abanico de funciones que ofrece, como la posibilidad de tomar notas, enviar mensajes, adjuntar archivos y crear presupuestos, te resultará muy fácil estar siempre al día y captar más y mejores clientes.
A continuación, te mostramos cómo consultar, editar y eliminar tus solicitudes, cómo convertirlas en proyectos, cómo crear solicitudes nuevas y cómo modificar algunos datos clave, como la fuente de la solicitud o la fase en la que se encuentra.
Visualizar todas las solicitudes
Para ver y acceder a todas tus solicitudes, pulsa el icono Solicitudes en el menú izquierdo de navegación. Si arrastras el ratón por encima, verás una lista de las solicitudes leídas y sin leer para que puedas revisarlas rápidamente y saber cuáles son nuevas.
Haz clic en el icono Solicitudes para ver una lista con todas. En esta página, las solicitudes estarán organizadas para que puedas ver el estado de cada una de un vistazo. También puedes consultar los detalles de cada una, hacer búsquedas y filtrar los resultados para encontrar la que necesitas.
La lista de solicitudes muestra la siguiente información:
- Nombre de la solicitud: puedes elegir un nombre para cada solicitud en función del tipo de proyecto o de cualquier otro criterio. ¡Tú eliges!
- Etapa: asígnales una etapa para consultar de un vistazo el estado en el que se encuentra y valorar qué pasos que debes dar a continuación. Abajo encontrarás más información acerca de este tema.
- Detalles del cliente: el nombre y los detalles del cliente vinculado a la solicitud.
- Ubicación: te permite identificar al instante la ubicación del proyecto.
- Tarea: tareas del proyecto relacionado que están pendientes o cuyo plazo ha vencido.
- Tipo de proyecto: indica el tipo de proyecto para tener una idea más clara de la magnitud.
- Fuente de la solicitud: indica cómo recibiste la solicitud. Puedes consultar más detalles sobre este tema en la sección correspondiente de este artículo.
- Etiquetas: etiquetas personalizadas que se utilizan para organizar tus solicitudes de acuerdo con el flujo de trabajo de tu empresa.
- Ingresos estimados y Beneficios estimados: añade la información relacionada con el presupuesto y la facturación estimada del proyecto para visualizar de inmediato los ingresos que generaría y el margen de beneficio que podrías obtener.
- Fecha de creación: fecha en la que se creó la solicitud.
- Actividad de solicitud: fecha y hora de la última actividad en la solicitud.
- Responsables principales: si asignas un miembro de tu equipo a una solicitud, su nombre aparecerá en esta columna.
- Icono de calendario: si se ha programado una reunión con el cliente mediante la integración con el calendario, aquí se mostrará el icono del calendario.
- Icono del mensaje: si has recibido un mensaje de tu cliente y todavía no lo has leído, aparecerá el icono correspondiente.
Puedes personalizar fácilmente las columnas de las solicitudes para así ver solo la información que necesitas. Si quieres obtener más información sobre estas opciones, consulta el artículo Cómo personalizar la sección de solicitudes.
Filtros y fases de las solicitudes
En la parte superior de la lista de solicitudes, encontrarás un menú que te permite buscar solicitudes: puedes introducir una palabra clave o bien filtrarlas por Tipo de proyecto, Fuente de la solicitud, Etiquetas, Responsables principales o Mensajes.
En el panel de la izquierda, tendrás la opción de consultar las diferentes fases y el número de solicitudes asignadas a cada uno de ellos.
Estas son las fases en las que puede encontrarse una solicitud:
- Nuevas: incluye todas las solicitudes a las que aún no has respondido.
- Seguimiento: cuando hayas respondido al primer mensaje, se le asigna esta fase.
- Conectadas: cuando hayas confirmado que la solicitud se ajusta a tus expectativas, pasará a esta fase.
- Reunión programada: si has programado una reunión con tu cliente, esta será la fase que se le asigne. Los detalles de la reunión se mostrarán en la sección Próximas reuniones de la lista de solicitudes.
- Presupuesto enviado: cuando hayas compartido un presupuesto con tu cliente, la solicitud pasará a esta etapa.
- Conseguidas: se asigna a todas aquellas solicitudes que se han aprobado y se han convertido en proyectos.
Como ves, las fases de las solicitudes se actualizarán de forma automática a medida que vayas avanzando. Si has dado algunos pasos fuera de la plataforma de Houzz Pro, puedes actualizar manualmente las fases correspondientes desde el menú desplegable que encontrarás junto a cada una de ellas en la página «Solicitudes» o desde la página de la solicitud en cuestión.
Si alguna de estas etapas no son relevantes para tu negocio, puedes ocultarlas o añadir otras nuevas. Para obtener más información, consulta el artículo Cómo personalizar las etapas de las solicitudes.
Consultar una solicitud
Desde la lista de solicitudes, puedes hacer clic en cualquiera de ellas para consultar todos los detalles.
Accede a la sección «General» para comunicarte directamente con tu cliente potencial: puedes enviarle un correo electrónico o un mensaje de texto. Más abajo podrás consultar todos los mensajes que habéis intercambiado y, desde el menú «Crear rápido», tendrás la opción de crear un nuevo cuestionario, una reunión o un plano en 3D, entre otras opciones.
En el lado izquierdo de esta página, puedes navegar a las funciones relevantes del proyecto, incluyendo detalles del resumen del proyecto, notas, tareas, planos en 3D, calendario, archivos, herramienta de medición, contratos y presupuestos. También puedes usar el menú de Creación Rápida para agregar rápidamente una nueva tarea, reunión, contrato, presupuesto/propuesta, plano 3D y más. Puedes convertirlo en un proyecto si se gana la solicitud, y puedes Eliminar, Archivar, Imprimir o Posponer desde Más Acciones.
En el panel de la derecha encontrarás información sobre el cliente y la fase actual de la solicitud, entre otros detalles. Desde ahí, también podrás asignar un miembro de tu equipo a la solicitud en cuestión: basta con seleccionar la persona que quieres que la gestione en el menú desplegable «Lead Manager».
Modificar o eliminar una solicitud
Tienes la opción de modificar o eliminar una solicitud directamente desde la lista: pulsa el icono de los tres puntos situado a la derecha de la solicitud en cuestión y, desde ahí, haz clic en «Editar», «Posponer», «Archivar» o «Eliminar».
Si seleccionas «Editar», se abrirá una ventana que te permitirá añadir más información sobre el cliente o el proyecto.
Si has seleccionado «Eliminar», podrás indicar los motivos por los que este proyecto no va a llevarse a cabo. Este paso es fundamental si quieres hacernos llegar tus comentarios acerca de aquellas solicitudes que no encajan con tu negocio o que han resultado ser spam, de modo que podamos ponerte en contacto con clientes potenciales más apropiados en el futuro.
Editar o eliminar una solicitud desde su página individual
También es posible modificar o eliminar una solicitud directamente desde su propia página.
Para ello, selecciona «Editar» en la parte superior derecha de la página de la solicitud en cuestión.
Si quieres eliminarla, haz clic en el botón «Más acciones» que encontrarás en el menú de la izquierda y, a continuación, pulsa «Eliminar».
Crear una solicitud
Cuando alguien se ponga en contacto contigo a través de Houzz Pro para solicitar información sobre un proyecto, se creará una solicitud con la fase «Nuevas» de forma automática.
Si has recibido una consulta o solicitud fuera de la plataforma, como por teléfono o a través de otra página, puedes añadir todos los detalles manualmente al panel de Houzz Pro.
Para hacerlo, simplemente haz clic en el botón Añadir solicitudes en la parte superior derecha de tu lista de solicitudes. Puedes seleccionar Crear nueva solicitudes, Importar desde archivo o Importar desde email.
Si seleccionas Crear nueva solicitud, deberás ingresar manualmente el nombre de la solicitud, dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección del domicilio y nombre del prospecto. Haz clic en Más detalles del prospecto para añadir más información, como fuente de la solicitud, fecha de inicio, beneficio estimado, ingresos y más.
Una vez completado, haz clic en Crear solicitud.
La nueva solicitud aparecerá ahora en tu lista de solicitudes.
Fuente de solicitudes
A la hora de crear una nueva solicitud, puedes indicar su origen para saber de dónde proviene la mayor parte de la demanda.
Tanto si te encuentras en la ventana «Crear nueva solicitud» como si estás editando una solicitud, tendrás la opción de indicar de dónde proviene a través de un menú desplegable que incluye los canales y fuentes de contacto más habituales.
Además, puedes personalizar esta lista con fuentes y canales personalizados: basta con hacer clic en la opción «Gestionar el origen de la solicitud» que encontrarás al final del menú desplegable.
Desde ahí, selecciona la categoría pertinente e indica el nombre de la fuente de tu solicitud.
Gestionar etiquetas
Para editar o eliminar una etiqueta de solicitud, deberás acceder al cuadro Gestionar etiquetas. Puedes abrirlo desde la sección Etiquetas en la página de detalles de una solicitud en el panel derecho: haz clic en el cuadro de texto de las etiquetas y después pulsa Gestionar etiquetas en la parte inferior de la lista.
Se abrirá un cuadro en el que puedes hacer clic en el icono de edición para cambiar el nombre de una etiqueta, o bien pulsar el botón con forma de papelera para eliminarla. Si eliminas una etiqueta, desaparecerá de las solicitudes a las que se haya aplicado. Ten en cuenta que esta acción no se puede deshacer.
Filtrar solicitudes por etiquetas
Una vez que hayas aplicado una o más etiquetas a una solicitud, las verás en la columna Etiquetas de la lista principal de solicitudes. Para filtrar tus solicitudes rápidamente mediante una etiqueta, haz clic en la etiqueta en cuestión y los resultados se filtrarán automáticamente. También puedes usar el filtro Etiquetas en la parte superior de la lista para filtrar por una o más etiquetas.
Convertir una solicitud en un proyecto
Si has conseguido una solicitud y quieres convertirla en un proyecto oficial, puedes realizar este ajuste fácilmente dentro de la página de información de la solicitud.
Para hacerlo, haz clic en el icono Solicitudes en el menú de navegación izquierdo y elige la solicitud adecuada. Dentro de la misma, haz clic en la opción Convertir en proyecto que se encuentra en el menú izquierdo.
Se abrirá una ventana en la que puedes introducir los detalles del proyecto, tales como la fuente de la solicitud, la fecha de inicio esperada y los ingresos y beneficios estimados. Todos estos datos son opcionales y se usan para la información de tu solicitud, por lo que no tienes que completarlos si no lo deseas. Para terminar, pulsa Convertir.
Tu solicitud aparecerá ahora como proyecto. Importante: A partir de este momento, no podrás convertir el proyecto en una solicitud.