Cómo manejar el coste de tu proyecto
Gestionar tu coste es una parte clave de la administración de tu negocio. La función de coste de Houzz Pro (disponible solo en paquetes personalizados) facilita el seguimiento de los costes estimados del proyecto frente a los costes reales. Esto te ayuda a mantener el control financiero a medida que avanza el proyecto.
Para conocer más sobre esta función, mira los videos a continuación o lee este artículo con el tutorial paso a paso.
Cómo acceder a tu coste
Puedes acceder a la función de coste desde varios lugares dentro de tu proyecto.
Presupuesto en el menú izquierdo
Una forma de acceder es haciendo clic en el icono de Proyectos en la navegación izquierda y luego seleccionando el proyecto correspondiente. Haz clic en Costes en el menú izquierdo, dentro de Contabilidad.
Página de Presupuestos/Propuestas del Proyecto
También puedes acceder a tu coste desde la sección de Presupuestos/Propuestas de tu proyecto. Haz clic en el ícono de Proyectos en la barra de navegación izquierda, selecciona el proyecto correspondiente y luego selecciona Presupuestos/Propuestas en el menú lateral. Aquí verás los detalles de tu coste en el lado derecho de los presupuestos o propuestas del proyecto.
Si ya has creado un coste, haz clic en Ir a Coste debajo de coste real para ver los detalles.
Si no has creado un coste para este proyecto, se te pedirá que crees uno haciendo clic en Crear Coste.
Página de Resumen del Proyecto
Por último, también puedes ver un resumen de tu coste en la página de resumen del proyecto. Para ver todos los detalles y realizar cambios, haz clic en Vista Completa.
Resumen del Coste del Proyecto
La página de coste de tu proyecto te ofrece una vista completa de tus finanzas, para que puedas revisar los costes estimados frente a los reales. Estos costes se recopilan únicamente a partir de los documentos y herramientas financieras de Houzz Pro. Por el momento, no es posible importar gastos desde Excel, QuickBooks Online u otras fuentes externas.
Dado que los documentos y herramientas financieras de Houzz Pro son elementos clave para tu coste, es importante crearlos antes de empezar a trabajar en él. Si necesitas ayuda para crear documentos financieros, consulta más información sobre cómo crearlos presupuestos, facturas, modificaciones de pago, pedidos y tiempo y gastos en nuestro Centro de Ayuda.
Dentro del coste de tu proyecto, en la parte superior se muestran el presupuesto revisado, real, la variación y los costes facturados (si está habilitado).
Tu coste estimado incluye los costes de los presupuestos, propuestas y órdenes de cambio de tu proyecto.
Tu coste real incluye los costes de las órdenes de compra, registros de tiempo y gastos del proyecto.
El coste de variación muestra la diferencia entre los dos costes. Una diferencia positiva aparecerá en verde, mientras que una diferencia negativa se mostrará en rojo.
El coste facturado muestra el importe total y el porcentaje del proyecto que se ha facturado al cliente. Esto también incluye las facturas en borrador. Puedes activar o desactivar el coste facturado según lo necesites (consulta más información abajo).
También puedes ver el coste estimado, real, de variación y facturado por cada partida.
En el menú desplegable Ver por: puedes ver tu coste por categoría o por habitación, y luego generar un informe.
En el menú desplegable Acciones puedes exportar tu coste actual a Excel si lo necesitas.
Expandir todo abre todas las categorías de un solo clic para que puedas revisar los detalles del proyecto.
Personalizar te permite ajustar las columnas de tu coste. Por defecto, tu coste incluirá los costes facturados y combinará tanto el coste como el margen en una sola columna llamada Estimado (como se muestra arriba). Si prefieres, tienes la opción de excluir los costes facturados y/o crear dos columnas separadas de Estimado — una para Coste y otra para Margen (como se muestra abajo).
Para hacer cambios de personalización, selecciona Personalizar y luego activa o desactiva las columnas de Coste, Margen o Facturado. Selecciona Restaurar valores predeterminados para volver a la configuración original — por defecto, Coste y Margen están desactivados, y Facturado activado.
Cuando hagas un cambio, asegúrate de hacer clic en Guardar.
Nota: Si tienes habilitados los códigos de costos, el formato de tu presupuesto se verá un poco diferente. Los códigos de costos que hayas definido se incluirán en los detalles de tu presupuesto, y podrás filtrar tu presupuesto por código de costo. También podrás ver el presupuesto por código de costo o por partida de costo, según prefieras.
Para obtener más información sobre cómo funciona tu presupuesto con los códigos de costos, consulta Cómo usar los códigos de costos en Houzz Pro.
Cómo configurar tu presupuesto
Cuando empieces a crear el presupuesto de tu proyecto, este aparecerá vacío, como se muestra aquí. Deberás seleccionar qué estimaciones, propuestas, órdenes de cambio, órdenes de compra, registros de tiempo o registros de gastos existentes deseas vincular a tu presupuesto.
Para hacerlo, selecciona el botón Configuración del presupuesto en la parte superior de la pantalla o el botón Vincular un presupuesto en el centro de la pantalla.
Aquí verás una lista de todos los documentos existentes para ese proyecto, incluidos Presupuestos (solo construcción), Presupuestos (solo diseño), Modificaciones de pago (solo construcción) y Pedidos.
De forma predeterminada, tu presupuesto incluirá los márgenes en los cálculos. Si prefieres excluirlos, desactiva el interruptor junto a Margen. Ten en cuenta que, independientemente de esta configuración, los montos facturados siempre incluirán los márgenes.
También puedes ajustar si tu presupuesto incluirá los impuestos en los cálculos. Para incluirlos, activa el interruptor junto a Impuesto.
Usa el menú desplegable Estado para filtrar los documentos según su estado: Borrador, Enviado, Aprobado, Parcialmente pagado o Pagado.
Marca la casilla junto a los documentos relevantes para incluirlos en el presupuesto. Una vez que los hayas seleccionado, haz clic en Sincronizar documentos. Tu presupuesto mostrará ahora un desglose de costos basado en la información de tus documentos.
Sincronizar con el presupuesto desde un presupuesto
Otra forma de sincronizar un documento con tu presupuesto es hacerlo desde el propio documento (disponible solo para estimaciones).
Para empezar, abre la estimación correspondiente. En la parte superior del documento encontrarás el ícono Sincronizar con presupuesto. Haz clic en el ícono y luego selecciona Sincronizar con presupuesto para añadir el documento al presupuesto de tu proyecto. Para eliminar la sincronización del documento, haz clic en Desvincular. Haz clic en Ver y actualizar ahora en la ventana emergente para acceder directamente a los detalles de tu presupuesto.
Una vez que la sincronización se haya completado, el ícono de presupuesto en tu estimación se mostrará como sincronizado; esto también aparecerá en tu página Todas las presupuestos, como se muestra a continuación.
Cómo configurar tu coste
Cuando empiezas a crear el coste de tu proyecto, estará vacío, como se muestra aquí. Tendrás que seleccionar qué presupuestos, propuestas, órdenes de cambio, órdenes de compra, registros de tiempo o gastos existentes quieres vincular a tu coste.
Para hacerlo, selecciona el botón Configurar Coste en la parte superior de la pantalla, o también puedes elegir el botón Vincular un Presupuesto/Propuesta que está en el centro de la pantalla.
Aquí verás una lista de todos tus documentos existentes para ese proyecto, incluyendo Presupuestos (solo construcción), Propuestas (solo diseño), Órdenes de Cambio (solo construcción) y Órdenes de Compra.
Por defecto, tu coste incluirá los márgenes en los cálculos. Si prefieres excluir los márgenes, apaga el interruptor junto a Incluir Margen en los Cálculos del Coste. Nota: Independientemente de esta configuración, los montos facturados siempre incluirán los márgenes.
Usa el menú desplegable Estado para filtrar por estado del documento, incluyendo Borrador, Enviado, Aprobado, Parcialmente pagado y Pagado. Los presupuestos/propuestas también incluyen Vencido, Facturado y Parcialmente facturado.
Marca la casilla junto a los documentos relevantes para incluirlos en el coste. Una vez que selecciones los documentos, haz clic en Sincronizar Documentos. Ahora tu coste mostrará un desglose basado en la información de tus documentos.
Sincronizar al coste desde un presupuesto
Otra forma de sincronizar un documento con tu coste es directamente desde el documento (disponible solo para presupuestos).
Para comenzar, abre el presupuesto correspondiente. Cerca de la parte superior del documento, verás un ícono de Sincronizar al Coste. Haz clic en ese ícono y luego selecciona Sincronizar al Coste para añadir el documento al coste de tu proyecto.
Para eliminar la sincronización del documento, haz clic en Desvincular. En la ventana emergente, selecciona Ver y Actualizar Ahora para ver directamente los detalles de tu coste.
Una vez que la sincronización esté completa, el ícono de coste en tu presupuesto aparecerá como sincronizado — esto también se mostrará en la página de Todos los Presupuestos, como se ve a continuación.
Añadir gastos al coste del proyecto
Para tener una visión completa de tu coste, también necesitas ingresar tus gastos, o costes reales.
Puedes vincular órdenes de compra existentes desde Configurar Coste, pero los registros de tiempo y gastos los puedes añadir directamente en una partida específica.
Para comenzar, haz clic en la partida correspondiente en tu coste donde quieras vincular registros de tiempo o un gasto.
Aquí puedes filtrar entre gastos documentados, registros de tiempo y órdenes de compra para este proyecto. En la lista, haz clic en Vincular para añadir ese gasto a la partida seleccionada. Haz clic en Desvincular si quieres eliminarlo.
Si quieres editar una entrada existente en esta lista, solo haz clic en el registro de tiempo o gasto que deseas modificar. Aparecerá una nueva pantalla de edición, haz los ajustes necesarios y no olvides hacer clic en Guardar.
Cuando hayas finalizado todos tus registros de tiempo y gastos, haz clic en Guardar partida del coste.
Nota: Las órdenes de compra solo aparecerán si ya las vinculaste desde Configurar Coste. Desde esta pantalla solo puedes Desvincular una orden de compra. Para añadir una orden de compra, ve a Configurar Coste y sigue los pasos indicados anteriormente.
Tus gastos ahora aparecerán en el coste de tu proyecto. Cualquier diferencia entre el coste estimado y el real se mostrará en esa partida — como se ve arriba en la partida Remover Cocina.
Comparte tu presupuesto
Una vez que hayas creado el presupuesto de tu proyecto, puedes compartirlo directamente con tu cliente a través del área del cliente. Esto le permite ver en tiempo real el estado financiero del proyecto, incluido el coste total y el importe que ya se ha facturado.
Tienes el control total sobre lo que compartes con el cliente. Puedes personalizar qué columnas se muestran, qué archivos adjuntos de gastos quieres compartir y el nivel de detalle que ofreces sobre categorías específicas, códigos de costes o partidas.
Para compartir el presupuesto de un proyecto, haz clic en el botón Vista previa y compartir en la parte superior derecha de la pantalla.
Se abrirá una nueva pantalla donde podrás seleccionar lo que verá tu cliente. Marca la casilla junto a los elementos que quieras incluir; si la casilla no está marcada, el cliente no podrá ver esos detalles.
Puedes personalizar si incluyes o no lo siguiente:
- Columnas específicas
- Margen de beneficio en los costes estimados
- Impuestos
- Archivos adjuntos
- Totales del presupuesto
- Totales por categoría
- Desglose de partidas
A medida que realices cambios, la vista previa del presupuesto a la izquierda se actualizará para que puedas ver exactamente lo mismo que verá tu cliente. Haz clic en Compartir cuando todo esté listo.
En la siguiente pantalla, selecciona Publicado en el menú desplegable del área del cliente; siempre puedes volver a este menú para ajustar el acceso más adelante. Haz clic en Guardar para finalizar.
Ahora tu cliente podrá ver el presupuesto de su proyecto dentro del área del cliente.
Para más información, consulta los artículos Cómo personalizar el área del cliente y Cómo previsualizar y compartir el área del cliente. También puedes leer Cómo utilizar el área del cliente para saber más sobre la experiencia del cliente.