Cómo configurar Códigos de costes en Houzz Pro

Para contratistas y constructores que manejan presupuestos grandes, los códigos de costes son una herramienta esencial para organizar y hacer seguimiento de los gastos del proyecto. Permiten llevar una contabilidad eficiente en toda tu operación, ofreciendo una visión más clara de tus finanzas.

Al añadir tus códigos de costes en Houzz Pro, puedes llevar un control constante de cada dólar gastado y comparar fácilmente los costes estimados frente a los reales, simplificar los informes y analizar el rendimiento a lo largo del tiempo. A continuación, veremos qué son los códigos de costes, cómo activarlos y cómo incorporarlos en Houzz Pro.

Qué son los códigos de costes

Los códigos de costes son identificadores —una combinación de números y fases clave del proyecto— que te ayudan a organizar y hacer seguimiento de los gastos del proyecto. Cada código de costo funciona como un contenedor o carpeta que agrupa gastos similares en un solo lugar. Por ejemplo, puedes tener un código de costo único para cada fase del trabajo, incluyendo preconstrucción, preparación del terreno, cimentación, estructura, electricidad, fontanería y más.

El objetivo de los códigos de costes es crear consistencia entre proyectos. Los contratistas y constructores suelen crear una lista maestra de entre 80 y 120 códigos de costes. Estos códigos siguen el orden del proceso de construcción, comenzando con los trabajos de preparación y terminando con la entrega final. No todos los códigos de costes se utilizan en cada proyecto; por ejemplo, si tu lista base de códigos incluye paisajismo para un proyecto de vivienda completa, pero en este proyecto no se realiza paisajismo, no se necesitarán esos códigos. Al mismo tiempo, los códigos de costes están estandarizados y no se crean para un proyecto específico: los profesionales utilizan la misma lista de códigos en cada proyecto y no añaden nuevos para cada caso.

Códigos de costes vs. subcódigos de costes

Los contratistas que buscan un mayor control sobre el coste de los trabajos, la facturación y los informes pueden optar por pasar del sistema estándar de subcódigos de costes de un solo nivel de Houzz Pro al sistema más avanzado de códigos de costes. A diferencia de los subcódigos de costes, que simplemente agrupan partidas por oficio o fase, los códigos de costes utilizan una estructura de dos niveles que refleja cómo los profesionales experimentados organizan los presupuestos y hacen seguimiento de los gastos reales en el campo.

Con los códigos de costes, puedes desglosar cada fase de un proyecto con mayor detalle, vincularla con el seguimiento de tiempo, gastos y órdenes de cambio, y generar informes que proporcionen una visibilidad real de la rentabilidad. Esto representa un cambio significativo para equipos que ya trabajan con contadores o están listos para escalar sus operaciones con facturación basada en fases y un seguimiento más profundo de los costes del proyecto.

Estructura de los códigos de costes

Hay dos partes distintas que conforman un sistema de códigos de costes: un subcódigo de coste y un código de coste.

Un subcódigo de coste es un agrupamiento más amplio que se utiliza para organizar los códigos de costes en fases significativas del proyecto, como estructura o fontanería. También pueden combinar varias fases que tengan sentido juntas según el orden de la construcción.

Un código de coste es un agrupamiento más específico que se encuentra dentro de un subcódigo de coste más amplio, como materiales de fontanería, mano de obra de fontanería y accesorios de fontanería.

Los subcódigos de coste y los códigos de coste funcionan juntos para crear un sistema de códigos de costes: los subcódigos de coste son los cajones principales del archivador, mientras que los códigos de coste son las carpetas dentro de cada cajón.

Presupuestar por códigos de costes vs. partidas de coste

Al configurar los códigos de costes en Houzz Pro, deberás decidir si deseas estimar por códigos de costes o por partidas de coste. Probablemente ya sigas uno de estos dos métodos en tu proceso de estimación. A continuación se muestran las principales diferencias para ayudarte a determinar qué método se adapta mejor a tu proceso de estimación.

Presupuestar por códigos de costes

• Enfoque de nivel más alto, menos detallado.
• Estima cada código y asigna un importe en dólares, sin desglosar todos los costes (Ejemplo: 1800 Ventanas y Puertas — 10.000 €).
• A menudo utilizado por profesionales que estiman basándose en datos de proyectos anteriores o en ofertas iniciales para trabajos llave en mano.

Presupuestar por partidas de coste

• Enfoque más detallado y granular.
• Desglosa los códigos de costes en costes más específicos, incluyendo materiales y mano de obra (Ejemplo: madera 2x4, clavos para estructura, placas de yeso, horas de trabajo).

¿Quién utiliza los códigos de costes?

Los códigos de costes son utilizados principalmente por constructores de viviendas personalizadas, empresas de diseño y construcción, y remodeladores de viviendas que gestionan proyectos grandes con presupuestos detallados.

Nota: Debido a que los códigos de costes afectan la contabilidad y la organización financiera general de tu negocio, consulta a tu contable o asesor antes de implementarlos por primera vez. Los códigos de costes están pensados para profesionales que los conocen y los usan activamente para hacer seguimiento de los costes de sus proyectos.

Cómo activar los códigos de costes

Si vas a usar los códigos de costes por primera vez en Houzz Pro, primero deberás activarlos. Activar los códigos de costes solo afectará a proyectos futuros y no a los proyectos actuales.

Para comenzar, haz clic en el icono de Empresa en la navegación izquierda y luego selecciona Subcódigos de coste en el menú. En la parte superior de la página de subcódigos de coste, selecciona Configurar códigos de costes.

Aparecerá una nueva pantalla. En el Paso 1, puedes elegir entre dos opciones:

• Crear o importar nuevos códigos de costes: Esta opción te permitirá importar una lista existente de códigos de costes, usar la plantilla de códigos de costes de Houzz Pro o crear manualmente una nueva lista de códigos de costes. Al seleccionar esta opción, se archivarán todos los subcódigos de coste que estés usando actualmente. Además, se desasignarán todos tus artículos en Mis artículos; tendrás que reasignarlos a los códigos de costes (más información aquí).
• Usar subcódigos de coste actuales: Esta opción utilizará los subcódigos de coste que ya tengas en Houzz Pro, y podrás añadir códigos de costes a esos subcódigos. Esta es la mejor opción si ya has estado añadiendo números de códigos de costes a tus subcódigos actuales.

En el Paso 2, deberás elegir tu preferencia de estimación por defecto (consulta la sección Estimación por códigos de costes vs. partidas de coste arriba para más información). Las opciones son:

• Estimar por códigos de costes: Precio a nivel resumido, menos detallado.
• Estimar por partidas de coste: Precio detallado por partidas, más granular.

Selecciona el círculo junto a la opción preferida y luego haz clic en Activar códigos de costes.

Si seleccionas Crear o importar nuevos códigos de costes, puedes usar:

• Mis códigos de costes existentes: Importa una lista de tus códigos de costes actuales.
• Crear nuevos códigos de costes: Para empezar a añadir códigos de costes individuales de forma manual, haz clic en la x del popup para volver a la página de códigos de costes.

Importar códigos de costes

Si seleccionas Mis códigos de costes existentes, deberás subir un archivo con los códigos de costes que quieras añadir a Houzz Pro. Asegúrate de hacer clic en Descargar plantilla para que tu archivo siga el formato correcto.

Abre la plantilla e introduce los datos de tus códigos de costes en los campos correspondientes, o copia el formato de la plantilla en tu propio archivo para que coincida.

Para que la importación sea exitosa, asegúrate de que:

• Cada registro tenga los campos obligatorios: Código de subcódigo de coste, Nombre del subcódigo de coste, Código de coste y Nombre del código de coste.
• El archivo esté en formato Excel o CSV.
• El archivo contenga un máximo de 500 registros.

Una vez completado, guarda el archivo como CSV o Excel. En la pantalla de importación, haz clic en Examinar para adjuntar el archivo o arrástralo y suéltalo en el recuadro.

Si la importación es exitosa, verás un mensaje indicando cuántas filas detectó el sistema en tu archivo. Haz clic en Siguiente.

En la siguiente pantalla, deberás asignar las columnas de tu archivo a los campos de Houzz Pro. Revisa las asignaciones para asegurarte de que tus columnas coincidan con los campos correctos de Houzz Pro. Solo se importarán las columnas que asignes; puedes seleccionar Ignorar en el menú desplegable para omitir la importación de ciertas columnas. Haz clic en Siguiente cuando hayas terminado de asignar las columnas.

Revisa un resumen de los detalles de tus códigos de costes y, una vez confirmado, haz clic en Importar.

Si tu archivo se importó correctamente, verás una confirmación indicando cuántos registros se importaron con éxito. Haz clic en Listo para regresar a la página de Códigos de costes y subcódigos de coste.

Crear nuevos códigos de costes

Si decides crear manualmente todos tus códigos de costes directamente en Houzz Pro, también puedes hacerlo.

Para comenzar, ve a la página de Códigos de costes y escribe el Código de subcódigo de coste y el Nombre del subcódigo de coste que deseas crear. Luego, haz clic en Añadir.

El nuevo nombre de subcódigo de coste aparecerá en tu lista de códigos de costes. Para añadir códigos de costes más específicos dentro de este subcódigo, haz clic en Añadir subcódigo de coste.

Escribe el número y el nombre del subcódigo de coste, luego haz clic en Añadir.

Puedes continuar creando tus subcódigos de coste y códigos de costes hasta completar tu lista.

Eliminar códigos de costes

Si deseas eliminar un subcódigo de coste o un código de coste (sin importar cómo se haya añadido), puedes hacerlo desde la página de Códigos de costes.

Para comenzar, localiza el subcódigo o código de coste que quieras eliminar. Haz clic en el icono de los tres puntos en el lado derecho y selecciona Archivar.

Este subcódigo o código de coste se eliminará de tu lista activa de códigos de costes, lo que significa que no podrás usarlo en documentos financieros ni en otras funciones de Houzz Pro.

Si deseas desarchivarlo y activarlo nuevamente, busca el filtro Ver en la parte superior de la página de códigos de costes y selecciona Archivados en el menú desplegable. Luego, haz clic en el icono de los tres puntos junto al código de coste correspondiente y selecciona Desarchivar.

El código de coste se activará nuevamente y estará disponible para su uso en proyectos futuros.

Desactivar códigos de costes

Si activaste los códigos de costes y decides que no son adecuados para tu empresa, puedes desactivar el sistema de códigos de costes por completo. Esto eliminará todos los números de códigos de costes de los proyectos futuros, aunque no afectará a los proyectos existentes que ya los estén utilizando.

Nota: No se recomienda alternar la activación y desactivación de los códigos de costes, ya que podría afectar la organización de documentos y tus registros contables o financieros.

Para desactivar los códigos de costes, haz clic en el icono de Empresa en la navegación izquierda y luego selecciona Códigos de costes en el menú. Una vez en la página de códigos de costes, selecciona Desactivar códigos de costes en el menú desplegable de Acciones.

Aparecerá una nueva pantalla para confirmar que deseas desactivar los códigos de costes. Haz clic en Desactivar códigos de costes para continuar.

Tu cuenta volverá al sistema básico de subcódigos sin códigos de costes.

Uso de los códigos de costes en todo Houzz Pro

Una vez que hayas creado tu lista maestra de códigos de costes, podrás usar los códigos de costes en todo Houzz Pro, dentro de Documentos financieros, Selecciones y Presupuesto.

Por defecto, los permisos de códigos de costes estarán habilitados para todos los miembros del equipo, lo que les permitirá crear, editar o eliminar códigos de costes. Si deseas desactivar el acceso para miembros específicos del equipo, consulta Cómo invitar a los miembros de tu equipo y definir permisos para obtener más información.