Cómo usar las automatizaciones en los documentos
Cuando creas documentos en Houzz Pro puedes ahorrar tiempo y aumentar la eficacia gracias a las automatizaciones, que te permiten programar pasos automáticos, recordatorios y mensajes de agradecimiento.
Resumen de las automatizaciones
Esta función está disponible para constructores en los presupuestos, facturas y modificaciones de pago. En el caso de diseñadores, la encontrarán en los presupuestos y las facturas.
El icono de las automatizaciones solo aparecerá en documentos en borrador, enviados, facturados parcialmente o pagados parcialmente. Una vez que se hayan aprobado, facturado totalmente o pagado al completo, dejarás de poder usar esta opción.
Cuando definas tus opciones de automatización, se guardarán y se aplicarán a todos los documentos futuros del mismo tipo.
Opciones de automatización por tipo de documento
Las automatizaciones están disponibles para proyectos y solicitudes, si bien para estas últimas hay más limitaciones. El proceso de automatización también varía para cada tipo y estado de documento. Por ejemplo, no tendrás la opción de crear tareas para un presupuesto vencido si el documento ya se ha pagado parcialmente.
Aquí tienes una lista de las automatizaciones disponibles por cada tipo de documento.
Presupuestos (para constructores y diseñadores)
- Creación de una factura cuando se ha aprobado un presupuesto
- Creación de una tarea cuando el presupuesto ha vencido
- Envío de un recordatorio por email al cliente para que revise el presupuesto
- Envío de un recordatorio por email al cliente cuando el presupuesto ha vencido
- Envío de un recordatorio por email al cliente cuando el presupuesto tenga un pago vencido
- Envío de un email de agradecimiento al cliente cuando se haya aprobado el presupuesto
Facturas (para constructores y diseñadores)
- Creación de una tarea cuando la factura haya vencido
- Envío de un recordatorio por email al cliente para que revise la factura
- Envío de un recordatorio por email cuando la factura haya vencido
- Envío de un recordatorio por email al cliente cuando la factura tenga un pago vencido
- Envío de un email de agradecimiento al cliente cuando haya pagado la factura
Modificaciones de pago (solo para constructores)
- Creación de una tarea cuando la modificación de pago haya vencido
- Envío de un recordatorio por email al cliente para que revise la modificación de pago
- Envío de un recordatorio por email al cliente cuando la modificación de pago haya vencido
Cómo acceder a las automatizaciones
Puedes acceder a las automatizaciones dentro de los documentos pertinentes siempre de la misma manera: haz clic en el icono con forma de rayo que se encuentra en la parte superior del documento, junto al menú Acciones.
Desde aquí verás las tres categorías de acciones o mensajes automáticos (próximos pasos, recordatorios para clientes y mensajes de agradecimiento).
Selecciona la categoría que quieras para ver sus opciones. Puedes activarlas o desactivarlas con el botón que aparece a la derecha de cada una. Tus preferencias se guardarán automáticamente para todos los documentos futuros del mismo tipo.
Cómo editar los detalles de las automatizaciones
Cuando hayas activado las automatizaciones, puedes editar los detalles específicos de cada una a través del botón Editar.
Para los siguientes pasos, puedes elegir si quieres compartir una factura automáticamente con tu cliente o bien mantenerla en borrador y enviarla de forma manual después (esta opción solo está disponible en los presupuestos).
También puedes crear una tarea cuando un presupuesto se haya retrasado y darle nombre a dicha tarea. No olvides pulsar Guardar cuando hayas acabado.
En el caso de los recordatorios, puedes usarlos para recordar a un cliente que debe revisar un documento, o bien que hay un documento o pago retrasado. Puedes especificar cuándo se enviará el email, además de personalizar el asunto y el mensaje del correo. Para terminar, pulsa el botón Guardar.
Con los mensajes de agradecimiento puedes enviar un email para darle las gracias a tu cliente una vez que se haya aprobado un documento. Tienes la opción de personalizar el asunto y el mensaje del correo. Para terminar, pulsa Guardar.