Cómo usar los archivos de empresa
Archivos de empresa te ofrece una biblioteca centralizada para los documentos de todo el negocio que no pertenecen a un proyecto en concreto. Almacena y organiza recursos importantes de la empresa (como licencias, certificados de seguros, recursos de marca, materiales de incorporación, directrices internas o documentos de equipo) y haz que todo tu equipo pueda acceder a ellos fácilmente desde su cuenta de Houzz Pro.
En lugar de tener que volver a subir los mismos archivos cada vez que empiezas un nuevo trabajo, súbelos una sola vez y accede a ellos siempre que lo necesites. "Archivos de empresa" funciona igual que los archivos dentro de los proyectos o clientes potenciales actuales, lo que te permite organizar documentos en carpetas, previsualizar archivos y editar o gestionar archivos individuales en un solo lugar.
Nota: Por defecto, cualquier miembro del equipo nuevo que se añada con los roles de Súper administrador, Administrador, Personal de obra o Equipo de diseño tendrá acceso a todos los archivos de la empresa. Puedes gestionar y actualizar los permisos de los archivos de la empresa en la página de permisos del miembro del equipo y revocar el acceso en cualquier momento si es necesario. Lee más sobre cómo ajustar los permisos aquí.
Acceder a los archivos de la empresa
Para acceder a los archivos de tu empresa, haz clic en el icono Empresa del menú de navegación de la izquierda y luego selecciona Archivos de la empresa en el menú.
La página de archivos de la empresa estará vacía al principio. Haz clic en Subir archivos o Crear carpeta para empezar.
Subir archivos de la empresa
Cuando seleccionas Subir archivos dentro de los archivos de la empresa, puedes seleccionar archivos locales de tu ordenador o subirlos usando Google Drive. Puedes subir varios archivos a la vez. Los tipos de archivos admitidos incluyen: imágenes, vídeos, PDF, documentos de Word, hojas de cálculo de Excel y archivos de texto.
Consejo pro: Al añadir archivos desde tu ordenador, puedes arrastrar y soltar varios archivos a la vez directamente en la página de Archivos de la empresa (como se muestra a continuación).
Adjuntar archivos de la empresa
En todo Houzz Pro encontrarás numerosos lugares para adjuntar archivos de la empresa ya existentes o subir otros nuevos, entre los que se incluyen:
- Proyectos y clientes potenciales
- Documentos financieros (presupuestos, propuestas, facturas, etc.)
- Tableros de selección
- Diarios de obra
- Tareas
- Tiempo y gastos
En la sección Archivos y fotos tanto de los proyectos como de los clientes potenciales, busca los archivos de la empresa en el menú desplegable Subir archivos.
Busca el icono de adjunto o el área Adjuntar archivos en los documentos, diarios de obra, tareas y tiempo/gastos.
En las herramientas de diseño y selección, busca el icono de Archivos para añadir archivos nuevos y existentes.
A continuación, podrás seleccionar un archivo de la biblioteca de archivos de tu empresa. Al hacerlo, el archivo se copiará en los archivos de tu proyecto y se utilizará desde ahí (por ejemplo, en documentos, tableros de selección, etc.). No adjuntamos archivos directamente desde los archivos de la empresa; en su lugar, siempre se crea una copia dentro del proyecto o cliente potencial para garantizar que se utilice la versión correcta en cada contexto.
Nota: Si no tienes permiso para acceder a los archivos de la empresa, esta opción no estará visible y no podrás usar los archivos de la empresa cuando trabajes en proyectos, clientes potenciales u otras secciones.
Organizar con carpetas
Puedes crear carpetas, e incluso carpetas dentro de otras carpetas, para mantener organizados los documentos de tu empresa. Solo tienes que hacer clic en el botón Crear carpeta en la parte superior derecha de la página, asignar un nombre a la carpeta y hacer clic en Crear. Selecciona el icono de los tres puntos de cada carpeta para abrirla, moverla, marcarla como favorita, cambiarle el nombre o eliminarla.
Buscar y filtrar entre archivos
Busca el nombre de un archivo o carpeta, o filtra por fecha de subida o tipo de archivo. También puedes activar el interruptor "Mostrar solo favoritos" para reducir la lista únicamente a tus archivos favoritos.
Ajustar la vista de los archivos
Puedes cambiar fácilmente la vista de tus archivos entre el diseño de lista o de cuadrícula utilizando los iconos de la parte superior derecha.
Vista de lista: Puedes ver un resumen rápido de toda la información relevante de cada elemento, incluyendo quién añadió el archivo, cuándo se subió, el tipo de archivo y su tamaño. Haz clic en el encabezado de una columna para ordenar los archivos por esa categoría.
Vista de cuadrícula: Verás miniaturas más grandes de cada archivo, lo que facilita la previsualización de los documentos sin necesidad de abrir cada uno. En la vista de cuadrícula, puedes ordenar los archivos por fecha de subida (de más antiguo a más reciente, o de más reciente a más antiguo) utilizando el menú Ordenar de la parte superior derecha.
Previsualizar tus archivos
Solo tienes que hacer clic en un archivo para abrir su vista previa. En la parte superior de la vista previa, puedes:
- Seleccionar el icono de la estrella para marcar un archivo como favorito.
- Seleccionar el icono de descarga para descargar un archivo.
- Seleccionar el icono de información ("i") para ver los detalles del archivo, como la fecha de subida, la fecha de última modificación, el propietario del archivo, el tipo de archivo, el tamaño del archivo y su ubicación.
- Seleccionar el icono de los tres puntos para mover, duplicar, añadir/quitar de favoritos, cambiar el nombre o eliminar.
Nota: A diferencia de los archivos de los proyectos, no se pueden añadir comentarios a los archivos de la empresa.
Acceder a archivos eliminados
Al hacer clic en el botón Carpeta de la papelera en la parte superior derecha, puedes acceder a los archivos eliminados en cualquier momento.
Al pasar el cursor sobre un archivo eliminado, verás el icono de los tres puntos, desde donde podrás acceder a más acciones, como restaurar el archivo o eliminarlo definitivamente. También puedes seleccionar varios archivos marcando la casilla de verificación situada a la izquierda de cada uno y, a continuación, restaurarlos o eliminarlos en grupo utilizando los botones de la parte inferior.