Cómo usar las plantillas de email al enviar planos de espacio
Cuando envías un plano de espacio a tu cliente, puedes añadir un mensaje personalizado para el cuerpo del email. Si te suele ocurrir que tiendes a enviar siempre el mismo mensaje, puedes crear y utilizar plantillas para estos correos y así ahorrar tiempo.
Acceder a tus plantillas de email para planos de espacio
Para acceder a estas plantillas, abre un plano de espacio y accede a la vista previa. Haz clic en el botón Compartir en la parte superior derecha y después selecciona el botón Mis plantillas en la esquina inferior derecha en la sección del mensaje.
Se abrirá la ventana de plantillas de email, en la que puedes crear, buscar, editar y eliminar plantillas de email. Aquí también puedes establecer plantillas como predefinidas para un proyecto o para la empresa.
Crear una plantilla de email para planos de espacio
Si quieres crear una plantilla de email para tus planos de espacio, haz clic en el botón Crear en la esquina superior derecha o, si es la primera que creas una, en el botón Crear nueva plantilla. Después solo tienes que añadir el título (por ejemplo, Plantilla de email para planos de espacio) y el mensaje.
En el contenido de la plantilla puedes insertar un identificador, lo que servirá para que algunos elementos se generen automáticamente, tales como el nombre del cliente, el nombre de la empresa y otros. Por ejemplo, "Hola, [Contact First Name]", tal y como se muestra en la imagen a continuación. Se trata de una forma fantástica de darle un toque personal a tus correos sin tener que escribir los nombres cada vez que vayas a enviarlos.
También tienes la posibilidad de configurar una plantilla de email como predefinida para el proyecto. Para ello solo tienes que hacer clic en el botón Definir como predeterminada en el proyecto y después marcar la casilla que aparece junto a Para todos los planos de espacio. Al hacerlo, no se sobreescribirán mensaje de email anteriores.
Cuando hayas acabado, haz clic en el botón Guardar para que el mensaje se guarde como una de tus plantillas para el futuro, o bien selecciona la opción Guardar y añadir para guardarla y aplicarla al documento actual.
Definir una plantilla como predeterminada para un proyecto, editarla o eliminarla
Para realizar alguna de estas acciones, abre la ventana de plantillas de email y haz clic en los tres puntos horizontales que aparecen a la derecha de una plantilla cuando pasas el ratón sobre la misma.
Establecer plantillas por defecto para la empresa
Para definir plantillas predeterminadas para tu empresa, que se usarán por defecto en todos los proyectos, haz clic en Establecer por defecto para la empresa en la ventana de plantillas de email.
Aquí puedes definir las plantillas de términos y condiciones, de notas de empresa y de emails de empresa. Para la plantilla de email para planos de espacio, haz clic en Plantillas de email de empresa para expandir la sección y después abre el menú desplegable Plantilla de planos de espacio para elegir la que prefieras.
Esta plantilla aparecerá entonces en todos los planos de espacio de los proyectos de tu empresa. Puedes cambiar estos ajustes cuando quieras desde la ventana de Plantillas predeterminadas de empresa.