Cómo utilizar plantillas de email al enviar tus documentos

Cuando envías un documento a tu cliente, puedes añadir un mensaje personalizado para el cuerpo del email. Si te encuentras utilizando el mismo mensaje una y otra vez para determinados documentos, puedes crear y utilizar plantillas para estos emails para ahorrar tiempo.

Accede a tus plantillas de email

Para acceder a tus plantillas de email, abre un documento que aún esté en fase de borrador y ve a la vista Preliminar. Haz clic en Enviar en la parte superior derecha y, a continuación, haz clic en el botón Mis plantillas en la esquina inferior derecha de la sección Mensaje.

Esto abrirá la pantalla de Plantillas de email donde puedes crear, buscar, editar y eliminar plantillas de email. Aquí también puede establecer plantillas de email como los valores predeterminados del proyecto o de la empresa.

Crear nuevas plantillas

Para crear una plantilla de email, haz clic en el botón “Crear nueva plantilla” en la parte superior derecha o, para la primera, en el botón Crear nueva plantilla. A continuación, sólo tienes que escribir un título y el mensaje.

En el contenido de la plantilla puede añadir un token, es decir, la generación automática de elementos como el nombre de su cliente, el nombre de su empresa u otros. Por ejemplo, "Hola, [Nombre del contacto]", como se muestra en texto azul en la imagen superior.

También tienes la posibilidad de establecer una plantilla de email como la predeterminada para el proyecto y elegir a qué documentos (presupuestos, facturas, anticipos y modificaciones de pago) se aplica. Al establecer una plantilla como la predeterminada del proyecto, no se anularán los mensajes de correo electrónico de proyectos anteriores.

Cuando hayas terminado, haz clic en el botón “Guardar” para guardar este mensaje como una de sus plantillas de correo electrónico para su uso futuro, o haz clic en el botón “Guardar y añadir” para guardarlo como una de sus plantillas de correo electrónico y aplicarlo al documento actual.

Establece una plantilla de email como valor predeterminado del proyecto, editarla o eliminarla

Siempre puede establecer una plantilla de correo electrónico como la predeterminada del proyecto, editarla o eliminarla más adelante, abriendo la pantalla de Plantillas de correo electrónico y haciendo clic en los tres puntos horizontales que aparecen a la derecha al pasar el ratón.

Establecer los valores predeterminados de la plantilla de la empresa

Para establecer los valores predeterminados de las plantillas de empresa, que actuarán como plantillas predeterminadas en todos los proyectos, haz clic en "Establecer valores predeterminados de empresa" en la parte superior de la pantalla Plantillas de email.