Cómo utilizar plantillas de tareas
El uso de las tareas en Houzz Pro es una forma fantástica de realizar un seguimiento de tus proyectos y solicitudes. Al asignar tareas a los miembros de tu equipo, subcontratistas y clientes, puedes tener la seguridad de que todas las partes cumplirán con los plazos para que el proyecto siga avanzando.
Aunque puedes crear fácilmente tareas personalizadas para cada proyecto (consulta este artículo para encontrar más información), también puedes crear plantillas de tareas. Una plantilla es útil si sueles seguir el mismo proceso, con las mismas tareas, para la mayoría de tus proyectos. Al comenzar un proyecto, puede ayudarte a ahorrar tiempo en la configuración inicial y asegurarte de que no se omitan pasos.
Puedes crear y usar plantillas de tareas desde el Centro de tareas, así como desde proyectos y solicitudes individuales.
Crear plantillas de tareas en el Centro de tareas
El Centro de tareas organiza todas las tareas de todos los proyectos y solicitudes, por lo que es un lugar útil para compilar las tareas relevantes que quieres añadir a una plantilla.
Para acceder al Centro de tareas, haz clic en el icono Buscar en el menú de navegación izquierdo y selecciona Centro de tareas en el apartado Gestión.
Cuando hayas entrado, puedes guardar todas las tareas en una plantilla o bien seleccionar manualmente las que quieres incluir. Puedes usar los filtros en la parte superior de la página para reducir la lista de tareas si lo necesitas.
Guardar todas las tareas: Para guardar todas las tareas en una plantilla, selecciona Acciones en la parte superior de la página y después haz clic en Guardar todo como plantilla.
Seleccionar tareas manualmente: Para seleccionar las tareas que quieres incluir en una plantilla, haz clic en la casilla junto a cada tarea relevante. Una vez que la lista esté completa, haz clic en el botón Guardar como plantilla que aparece en la parte superior de la lista.
Se abrirá un cuadro en el que podrás guardar tu plantilla de tareas. Puedes optar por crear una nueva plantilla de tareas o añadir las tareas seleccionadas a una plantilla existente. Si creas una nueva, no olvides ponerle nombre.
Tanto para plantillas nuevas como existentes, activa el interruptor junto a Miembros del equipo y Subcontratistas si quieres que los responsables actuales se conserven en las tareas seleccionadas, y activa la Descripción de la tarea si quieres incluirla.
Cuando hayas terminado, haz clic en Guardar.
Crear plantillas de tareas desde proyectos y solicitudes
También puedes crear plantillas de tareas dentro de proyectos o solicitudes individuales. Para comenzar, haz clic en el icono Proyectos o Solicitudes, elige el correspondiente y después selecciona Tareas y lista de comprobación en el menú izquierdo.
Desde la lista de tareas puedes guardar todas las que aparecen en una plantilla o bien seleccionar manualmente las tareas que quieres incluir. Puedes usar los filtros en la parte superior de la página para reducir la lista de tareas si lo necesitas.
Guardar todas las tareas: Para guardar todas las tareas en una plantilla, selecciona Acciones en la parte superior de la página y después haz clic en Guardar todo como plantilla.
Seleccionar tareas manualmente: Para seleccionar las tareas que quieres incluir en una plantilla, haz clic en la casilla junto a cada tarea relevante. Una vez que la lista esté completa, haz clic en el botón Guardar como plantilla que aparece en la parte superior de la lista.
Se abrirá un cuadro en el que podrás guardar tu plantilla de tareas. Puedes optar por crear una nueva plantilla de tareas o añadir las tareas seleccionadas a una plantilla existente. Si creas una nueva, no olvides ponerle nombre.
Tanto para plantillas nuevas como existentes, activa el interruptor junto a Miembros del equipo y Subcontratistas si quieres que los responsables actuales se conserven en las tareas seleccionadas, y activa la Descripción de la tarea si quieres incluirla.
Cuando hayas terminado, haz clic en Guardar.
Editar las plantilla de tareas
Para editar las plantillas, puedes acceder rápidamente a ellas desde la sección Tareas y lista de comprobación de tu proyecto o solicitud: solo tienes que seleccionar la opción Gestionar plantillas en el menú desplegable Acciones, que te llevará al Centro de plantillas.
También puedes ir directamente al Centro de plantillas de tu cuenta. Para acceder, haz clic en el icono Empresa en el menú de navegación izquierdo y después selecciona Plantillas. Desde aquí, entra en la sección Tareas en el menú izquierdo.
Aquí verás una lista de todas tus plantillas existentes. Haz clic en el icono con forma de tres puntos para realizar cambios rápidos, tales como Usar plantilla, Editar, Duplicar, Cambiar nombre y Eliminar. Selecciona la plantilla que quieras para aplicar cambios más detallados.
Cuando abras una plantilla de tareas, el menú desplegable Acciones te permitirá realizar cambios en toda la lista, incluyendo las opciones de Duplicar y Editar, Archivar y Eliminar. Puedes añadir rápidamente nuevas tareas a la lista desde la parte superior o inferior de la plantilla. Para realizar cambios en una tarea específica, en sus responsables o en su fecha de vencimiento, haz clic en la tarea en sí o en el icono del calendario.
Fechas de vencimiento de la plantilla de tareas
Dado que las plantillas de tareas se pueden aplicar a varios proyectos con fechas de inicio variables, las fechas de vencimiento para cada tarea no pueden definirse por fechas específicas. En su lugar, la fecha de vencimiento se corresponderá con un número determinado de días a tu elección a partir del día de inicio del proyecto al que se aplica. Por ejemplo, si deseas que una tarea venza cinco días después de que comience el proyecto, selecciona cinco en el menú desplegable.
Cuando hayas terminado, haz clic en Aplicar.
Usar las plantillas de tareas
Si quieres aplicar una plantilla de tareas a un proyecto o solicitud tanto nuevo como existente, puedes hacer clic en Usar plantilla en el menú desplegable Acciones desde la sección Tareas de dicho proyecto o solicitud. Se abrirá un cuadro en el que puedes elegir entre tus plantillas existentes.
También puedes ir directamente a la plantilla en sí. Para hacerlo, haz clic en el icono Empresa en el menú de navegación izquierdo y selecciona Plantillas. Dentro del Centro de plantillas, entra en la sección Tareas.
Elige la plantilla relevante en la lista y después haz clic en Usar plantilla en la parte superior de la misma.
Se abrirá un cuadro en el que podrás elegir el proyecto o solicitud, o bien crear uno nuevo, y después podrás seleccionar la fecha de inicio de las tareas (si las tareas de la plantilla no tienen fecha de vencimiento, no verás esta opción). Si quieres enviar notificaciones por email a los responsables, marca la casilla junto a la opción "Enviar notificaciones por email...". Si no marcas la casilla, podrás activar la opción más adelante si lo deseas.
Cuando hayas terminado, haz clic en Listo. Las tareas de la plantilla aparecerán entonces en el proyecto o solicitud.
Si optas por no notificar a los responsables inmediatamente, puedes abrir los detalles de la tarea en el proyecto o solicitud y hacer clic en Enviar tarea por email.
Para obtener más información sobre las características de tareas de Houzz Pro, consulta el artículo Cómo crear y gestionar tus tareas.