Cómo usar y personalizar el seguimiento de planos de espacio

El seguimiento de planos de espacio de Houzz Pro, anteriormente llamado Gestor de proyectos, es un lugar centralizado donde puedes encontrar toda la información financiera y de las compras, así como ver el estado de todos los productos y servicios de tu proyecto, incluyendo a qué documentos están conectados, como facturas o modificaciones de pago. El seguimiento de planos de espacio es una hoja de trabajo totalmente ajustable en la que puedes crear tus propias columnas y elegir qué detalles deseas ver, para luego exportarla y compartirla con miembros del equipo, proveedores, subcontratistas o clientes.

Acceso al Seguimiento de planos de espacio

Para acceder al Seguimiento de planos de espacio de un proyecto, navega a la página de descripción general del proyecto y haz clic en Seguimiento de planos de espacio bajo la sección Planificación en el menú de la izquierda.

También puedes acceder al seguimiento desde la página de paneles de selección haciendo clic en la pestaña Seguimiento en la parte superior.

Seguimiento de todos los planos de espacio

Para cambiar rápidamente entre proyectos y realizar el seguimiento de las selecciones, puedes utilizar el Seguimiento de todos los planos de espacio, que se encuentra bajo la sección Planificación del icono de Búsqueda en la navegación izquierda. Utiliza el menú desplegable de la parte superior derecha de la página para seleccionar un proyecto y ver su seguimiento específico.

Cambiar de vista

Tu Seguimiento tiene vistas preestablecidas, así como la capacidad de crear vistas personalizadas, para que puedas encontrar fácilmente la información exacta que estás buscando.

Vistas preestablecidas

Las cuatro vistas preestablecidas: Planificación, Finanzas, Compras y Todo, son vistas a nivel de empresa que te permiten filtrar rápidamente la información dependiendo de la fase en la que se encuentre tu proyecto.

Para cambiar de vista, simplemente haz clic en la que desees en la parte superior del Seguimiento. Las columnas se actualizarán automáticamente para reflejar la información relevante para cada tipo de vista. La próxima vez que abras el Seguimiento, verás la vista que utilizaste más recientemente.

Crear vistas personalizadas

Además de las vistas preestablecidas, puedes crear vistas personalizadas en el Seguimiento de planos de espacio para uso personal o de toda la empresa.

Nota: Solo los miembros del equipo con el permiso «Gestionar vistas del Seguimiento de planos de espacio» habilitado pueden crear y editar vistas de empresa.

Para hacerlo, haz clic en Crear vista (Create View) en la parte superior de la página. Si no tienes permisos para vistas de empresa, estarás creando una vista personal. Si tienes permisos para crear vistas de empresa, verás un menú desplegable donde puedes seleccionar Mi vista (My View) (solo tú podrás verla en tu cuenta personal) o Vista de empresa (Company View) (todos los miembros del equipo tendrán acceso a esta vista).

Introduce un nombre para la vista personalizada y pulsa Intro/Return en tu teclado. Se abrirá la ventana emergente Personalizar vistas donde puedes activar o desactivar columnas, añadir nuevos campos y ajustar el orden de las columnas para la nueva vista. Haz clic en Guardar cuando hayas terminado. Obtén más información sobre esta ventana emergente en la sección Personalizar columnas a continuación.

Tus vistas personalizadas aparecerán junto a las vistas preestablecidas. Haz clic en el menú desplegable Más para ver todas las vistas, incluidas las vistas personales y las preestablecidas o de empresa (indicadas con el icono de un edificio).

Puedes pasar el cursor sobre una vista y hacer clic en los tres puntos para abrir el menú de acciones, donde puedes Mover a la empresa (hacer que una vista personal esté disponible para los miembros del equipo), Cambiar nombre, Duplicar, Personalizar o Eliminar. Solo los miembros del equipo con los permisos correctos podrán utilizar acciones en las vistas de empresa personalizadas.

Puedes reordenar las vistas utilizando los seis puntos a la izquierda para arrastrar y soltar en la posición deseada.

Personalizar columnas y vistas

Para personalizar las vistas de tu seguimiento de planos de espacio, tienes la opción de activar o desactivar la información deseada y ajustar el orden en que se muestra. Esto está disponible en tus vistas personales, así como en las vistas preestablecidas o de empresa para aquellos que tengan el permiso correspondiente.

Para hacerlo, haz clic en el icono Personalizar vistas hacia la parte superior derecha, o utiliza el menú de tres puntos en el nombre de una vista y selecciona Personalizar.

Aparecerá la ventana emergente Personalizar vistas, configurada en la vista en la que te encuentras actualmente. Para personalizar una vista diferente, haz clic en la flecha hacia atrás junto al nombre de la vista y selecciona una nueva vista.

Para mostrar u ocultar información, utiliza los selectores de la derecha. Para mostrar u ocultar rápidamente un conjunto completo de información, utiliza el selector junto al nombre principal de la columna (Detalles, Especificaciones, Estado, etc.).

Crear nueva columna/campo

Para crear un nuevo campo dentro de la columna Información adicional, haz clic en + Añadir nuevo campo en la parte superior de los selectores.

Escribe el nombre del campo deseado, selecciona el tipo de campo en el menú desplegable y haz clic en Guardar cuando hayas terminado. El nuevo campo se añadirá al final de la lista bajo Información adicional.

También puedes añadir rápidamente un nuevo campo haciendo clic en el icono + , o en + Añadir nuevo campo, en un campo vacío dentro de la columna Información adicional.

Modificar la altura de la línea

El espaciado de línea predeterminado del Seguimiento está configurado en Apilado, que muestra tres campos en una sola columna dispuestos verticalmente, optimizando la visibilidad de los detalles del producto o servicio mientras se minimiza el desplazamiento horizontal. Para una vista más amplia, puedes ajustar el espaciado de línea a Plano, que presenta todos los campos uno al lado del otro.

Reordenar artículos verticalmente

Tienes la opción de ordenar de forma personalizada tus artículos en el Seguimiento reordenándolos verticalmente en las posiciones exactas que desees. Para hacerlo, debes seleccionar Personalizado en el menú desplegable Ordenar por en la parte superior del Seguimiento. Una vez en el orden Personalizado, puedes usar los 6 puntos a la izquierda de cada artículo para arrastrarlos verticalmente al orden deseado. Este orden personalizado permanecerá en la posición que establezcas, por lo que siempre puedes regresar al orden Personalizado para ver tu vista personalizada.

Añadir artículos al Seguimiento

Dentro del seguimiento de un proyecto verás automáticamente todos los artículos que se han añadido a un documento para ese proyecto, como un presupuesto, una propuesta o una factura, así como los artículos que se han añadido a un panel de ideas o a un panel de selecciones.

Para añadir artículos o elementos temporales a tu seguimiento de planos de espacio que no estén asociados con un documento o panel, haz clic en una de las opciones del panel derecho:

• Mis artículos: Utiliza Mis artículos para abrir tu biblioteca y elegir entre cualquiera de tus productos, servicios o marcadores de posición. Puedes hacer clic en el botón Crear para añadir manualmente un nuevo artículo o marcador de posición, o usar las opciones de filtro y búsqueda para encontrar rápidamente un producto por nombre, proveedor o categoría.
• Catálogos de marcas: Utiliza Catálogos de marcas para seleccionar artículos de nuestros diversos catálogos, incluyendo The Home Depot.

Puedes convertir estos artículos en borrador que añadiste al seguimiento en documentos cuando estés listo. Lee más en este artículo.

Editar en línea

Edita los detalles directamente en línea en el seguimiento donde esté disponible. Simplemente haz clic en el campo que deseas editar y escribe o selecciona la opción actualizada. Si es un campo de texto, pulsa Intro o haz clic en la marca de verificación para guardar la edición.

Editar en la vista 360

• Haz clic en el icono «i» en el extremo izquierdo de un artículo para abrir la vista 360. Aquí verás todos los detalles específicos sobre el artículo, incluidos los paneles o documentos a los que está adjunto.
• Abre cada pestaña para editar cualquier detalle sobre el producto, desde las finanzas hasta el seguimiento de pedidos, direcciones y más.

Editar varios artículos a la vez

Puedes editar ciertos detalles en varios artículos al mismo tiempo, como el estado del pedido, las fechas de programación, el asignado y las notas. Esto es particularmente útil para artículos que comparten el mismo proveedor o que están en la misma orden de compra.

Para hacerlo, selecciona los artículos que deseas editar haciendo clic en la casilla de verificación a la izquierda de cada uno, luego haz clic en Editar en el menú que aparece en la parte inferior del seguimiento.

En la ventana emergente, actualiza los detalles pertinentes y haz clic en Guardar para aplicar los cambios.

Mantente al tanto de tus pedidos manteniendo actualizado el estado de cada artículo. Puedes editar el estado del pedido en línea en el seguimiento bajo la sección Seguimiento de pedidos, o dentro de la vista 360 de un artículo. Elige de una lista de estados predeterminados en el menú desplegable, o crea estados personalizados haciendo clic en + Añadir nuevo estado en la parte inferior de la lista. Puedes eliminar o editar estados personalizados directamente desde el menú desplegable.

Ten en cuenta que cuando actualizas los estados de los pedidos en un artículo en el seguimiento, estos cambios se reflejarán en los pedidos asociados con este artículo, y viceversa.

Los estados de los pedidos están codificados por colores para que puedas detectar fácilmente aquellos que necesitan tu atención mientras revisas tu seguimiento. Se pueden establecer colores en tus estados personalizados para personalizar aún más tu vista; los colores asignados se aplicarán automáticamente a todos los artículos con ese estado en todos tus proyectos.

Además del estado del pedido, también puedes añadir fechas específicas del pedido, incluida la fecha del pedido, la fecha estimada y real de envío, la fecha de entrega, etc. Para ayudar a mantener informado a todo tu equipo, puedes añadir el número de pedido, el número de seguimiento, el transportista y más; de esa manera, cualquiera puede consultar el pedido según sea necesario.

La fecha de pedido del artículo, la fecha de envío y la fecha de entrega pueden incluso compartirse con tu cliente en el Panel de selecciones correspondiente. Asegúrate de que la opción "Mostrar seguimiento de pedidos" esté marcada en la configuración de la vista del cliente en el panel de selecciones, y el cliente verá las fechas relevantes cuando haga clic para ver los detalles de un artículo en el panel.

Filtrar y buscar

Utiliza la función de búsqueda para encontrar rápidamente entradas en tu seguimiento o personalizar la vista clasificando, organizando y/o filtrando por varias opciones.

Ver documentos conectados

Para ayudarte a realizar un seguimiento de dónde aparece cada artículo en tu proyecto, utiliza la columna Estado. Aquí verás cualquier documento en el que se esté utilizando el artículo actualmente y podrás acceder a ellos rápidamente haciendo clic en el nombre del documento.

Asegúrate de tener activado el campo Progreso del documento para poder ver los documentos conectados.

Convertir artículos a documento

Puedes convertir artículos en borrador (aquellos no asociados con ningún documento) en presupuestos, propuestas, facturas y órdenes de compra directamente desde el seguimiento de planos de espacio. Puedes convertir las selecciones en un documento nuevo o en un documento existente.

Nota: Para convertir artículos que ya están asociados con un documento, deberás hacerlo directamente desde el documento al que están adjuntos. Puedes encontrar estos documentos en la columna Estado (Status) del seguimiento y hacer clic para abrir el que desees ver o editar.

Convertir a un nuevo documento

Selecciona el artículo o artículos que deseas convertir en un solo documento utilizando la casilla de verificación en el extremo izquierdo de cada uno, luego haz clic en Convertir (Convert) en el menú que aparece en la parte inferior del seguimiento. Haz clic en A un nuevo documento.

En la ventana emergente que aparece, elige el tipo de documento al que deseas convertir los artículos (presupuesto/propuesta, factura u orden de compra). Verifica que hayas seleccionado los artículos correctos y luego haz clic en Convertir artículo(s) en la parte inferior derecha. Se te dirigirá directamente al nuevo documento que acabas de crear.

Convertir en un documento existente

Selecciona los elementos que quieras convertir en un solo documento marcando la casilla que está a la izquierda de cada uno. Después, haz clic en Convertir en el menú que sale abajo en el rastreador y, por último, dale a A un documento existente.

Selecciona el tipo de documento en las pestañas de arriba y luego elige el documento específico al que quieras añadir las selecciones. Haz clic en Siguiente.

Nota: Los documentos que ya están aprobados, rechazados o emitidos no se pueden modificar, así que no te saldrán disponibles para añadirles elementos.

Revisa bien que hayas seleccionado los elementos correctos y luego haz clic en Añadir abajo a la derecha. Eso te llevará directamente al documento existente.

Exportar el Seguimiento como lista de equipamiento FFE (Excel o PDF) o ficha de producto

El Seguimiento de planos de espacio es una herramienta esencial para los profesionales cuando se trata de realizar un seguimiento de los detalles, pero también es un recurso muy valioso que se puede compartir con todas las partes interesadas, incluidos subcontratistas, proveedores y clientes.

Aunque la mayoría de tus procesos de trabajo deben permanecer en Houzz Pro para garantizar que las cosas se mantengan organizadas y actualizadas, puede haber casos en los que desees exportar el Seguimiento de planos de espacio para compartirlo. Puedes descargarlo como una lista FFE (Furniture, Fixture and Equipment - Mobiliario, instalaciones y equipamiento) en formato Excel o PDF, o como una ficha de producto (tear sheet). Así es cómo se hace:

Descargar como lista FFE (Excel)

1. Selecciona qué artículos deseas incluir en el FFE marcando la casilla a la izquierda de cada uno. Si no seleccionas ningún artículo, se incluirá todo lo que esté en la vista actual. Consejo profesional: Utiliza los filtros en la parte superior del seguimiento para acotar los artículos por estado, estancia, proveedor, etc. Tus personalizaciones se guardarán para la próxima vez.
2. Haz clic en el botón Exportar en la parte superior derecha de la página.
3. Selecciona Descargar lista FFE (Excel).

1. Cuando aparezca la ventana emergente, selecciona Personalizado o Rentabilidad en la parte superior.

• La opción Rentabilidad tiene columnas preseleccionadas para ofrecerte una visión general de las ganancias y los costes; aún puedes personalizar la exportación seleccionando elementos adicionales.
• La opción Personalizado te permite elegir qué columnas deseas incluir o excluir según tus necesidades. Por ejemplo, si necesitas el documento para tu receptor, puedes filtrar la información irrelevante, como el margen de beneficio, el precio de venta, etc. En tus listas FFE, las columnas estarán en el mismo orden y coincidirán con lo que se incluyó en el seguimiento. Puedes exportar con el nombre original del producto, con un nombre orientado al cliente, o con ambos. Cuando exportas a Excel, también puedes exportar imágenes en tu informe de Excel, en lugar de solo la URL de la imagen.

Ten en cuenta que los enlaces a las imágenes en una exportación de Excel estarán accesibles durante 1 semana; para renovar el acceso, descarga el archivo nuevamente.

Descargar como lista FFE (PDF)

1. Selecciona qué artículos deseas incluir en el FFE marcando la casilla a la izquierda de cada uno. Si no seleccionas ningún artículo, se incluirá todo lo que esté en la vista actual. Consejo profesional: Utiliza los filtros en la parte superior del seguimiento para acotar los artículos por estado, estancia, proveedor, etc. Tus personalizaciones se guardarán para la próxima vez.
2. Haz clic en el botón Exportar en la parte superior derecha de la página.
3. Selecciona Descargar como lista FFE (PDF).

4. Cuando aparezca la ventana emergente, elige qué columnas te gustaría incluir o excluir en la exportación FFE.

Esto es útil para personalizar el documento según el destinatario: los proveedores pueden necesitar detalles específicos como los SKU y los títulos originales, mientras que los clientes pueden necesitar información como el color, las dimensiones o el estado del pedido. Puedes exportar con el nombre original del producto, con un nombre orientado al cliente o con ambos. Puedes filtrar las columnas irrelevantes, como el margen de beneficio, el precio de venta, etc., si compartes tu FFE fuera de tu equipo. Las columnas estarán en el mismo orden y coincidirán con lo que se incluyó en el seguimiento.

• Códigos QR: Para habilitar un código QR en los artículos que tienen un enlace de producto, asegúrate de marcar la casilla Código QR de enlace de producto bajo la sección Información adicional.
• Personalización del encabezado: Utiliza el menú desplegable Mostrar encabezado para elegir si deseas que el encabezado se muestre en la primera página, en todas las páginas o en ninguna. Esto incluye la información de la empresa, el logotipo, el nombre del proyecto y el nombre del cliente.

Descargar como ficha de producto

1. Selecciona qué artículos deseas incluir en la ficha de producto marcando la casilla a la izquierda de cada uno. Consejo profesional: Utiliza los filtros en la parte superior del seguimiento para acotar los artículos por estado, estancia, proveedor, etc. Tus personalizaciones se guardarán para la próxima vez.
2. Haz clic en el botón Exportar en la parte superior derecha de la página.
3. Selecciona Descargar fichas de producto.

1. Cuando aparezca la ventana emergente, elige los detalles que deseas que aparezcan en las fichas de producto utilizando los selectores junto a cada uno; asegúrate de desplazarte hacia abajo para ver todas las opciones disponibles, incluidos los códigos QR de enlace de producto. También puedes hacer que se envíe una copia de las fichas de producto a tu correo electrónico seleccionando la casilla de verificación en la parte inferior de la ventana emergente.
2. Haz clic en el botón Descargar para continuar.8. Abre el PDF para revisarlo antes de enviarlo a tu receptor.