Cómo usar las garantías y reclamaciones
La función garantías y reclamaciones en Houzz Pro proporciona una forma centralizada de emitir garantías y gestionar reclamaciones vinculadas a proyectos y clientes específicos. Puedes establecer fácilmente la cobertura, hacer seguimiento de las fechas de vencimiento y asignar tareas para gestionar las reclamaciones. Esta función integral te ayuda a reducir errores, ahorrar tiempo y mantener los registros del proyecto organizados y accesibles, sin tener que manejar hojas de cálculo, correos electrónicos o documentos separados.
Crear una garantía
Para crear una garantía, abre el proyecto correspondiente y haz clic en Garantías y reclamaciones en el menú izquierdo. Asegúrate de estar en la pestaña Garantías en la parte superior de la página. Desde allí, haz clic en Crear garantía en la esquina superior derecha.
Si tienes plantillas de garantía guardadas, puedes aplicarlas en este paso seleccionando Desde plantilla. Obtén más información en Cómo usar plantillas de garantía.
Información de la garantía
La primera sección que debes completar es la información de la garantía, que incluye el tipo, la fecha de inicio, el cliente y la descripción.
Tipo de garantía: selecciona el tipo de garantía o crea uno personalizado. Más información sobre los tipos de garantía a continuación.
Fecha de inicio de la garantía: la fecha en la que comienza la garantía. No estará disponible hasta que se añada la cobertura de la garantía. Si eliges una fecha en el pasado, la garantía se activará automáticamente.
Cliente: consulta y edita los datos del cliente haciendo clic en el icono del lápiz. Cualquier cambio también se aplicará a la información principal del cliente.
Enlaces de documentos: selecciona documentos del proyecto relacionados con la garantía. Son solo para uso interno. Esta información permanecerá oculta para el cliente, incluso cuando se comparta.
Descripción: este es un campo opcional que puedes utilizar para describir la garantía.
Archivos adjuntos: selecciona archivos existentes del proyecto o sube cualquier archivo relevante para respaldar la garantía.
Cómo usar las garantías y reclamaciones: Tipos de garantía
Puedes elegir un tipo de garantía predefinido del menú desplegable o crear tus propios tipos personalizados según tus necesidades. Para crear un tipo personalizado, selecciona +Añadir tipo de garantía al final del menú desplegable, escribe el nombre de la garantía y pulsa Enter.
Puedes editar o eliminar los tipos de garantía personalizados desde el menú desplegable utilizando los iconos de lápiz (editar) o del cubo de basura. Ten en cuenta que los tipos de garantía personalizados que ya estén asociados a garantías existentes no se pueden eliminar.
Cobertura de la garantía
En esta sección, añadirás los tipos de cobertura para establecer los términos de la garantía. Este paso es obligatorio. Puedes añadir varios tipos de cobertura en una sola garantía, incluyendo coberturas personalizadas.
Haz clic en Añadir tipo de cobertura para abrir las opciones.
En la ventana modal de tipos de cobertura, seleccionarás un tipo de cobertura del menú desplegable (ya sea uno predefinido o creando tu propio tipo personalizado). Encontrarás más información sobre los tipos de cobertura más abajo.
También deberás establecer el plazo de la cobertura utilizando los menús desplegables de Duración y Unidad de tiempo (Año, Mes, Día, Semana). Añade una descripción opcional y, a continuación, haz clic en Crear para añadir la cobertura a la garantía.
Tipos de cobertura
Puedes elegir un tipo de cobertura predefinido del menú desplegable o crear tus propios tipos personalizados según tus necesidades. Para crear un tipo personalizado, selecciona +Añadir nombre de tipo de cobertura al final del menú desplegable, escribe el nombre de la cobertura y pulsa Enter.
Puedes editar o eliminar los tipos de cobertura personalizados desde el menú desplegable utilizando los iconos de lápiz o del cubo de basura. Ten en cuenta que los tipos de cobertura personalizados que ya estén en uso en garantías existentes no se pueden eliminar.
Activar garantía
Cuando todos los detalles estén completos, puedes activar la garantía haciendo clic en Activar en la parte superior derecha de la página, o haciendo clic en Establecer para activar junto a la Fecha de inicio de la garantía.
En la ventana modal Activar garantía, selecciona una fecha de inicio en el calendario y, a continuación, utiliza las casillas de verificación bajo Notificaciones al cliente para establecer si el cliente será notificado de la garantía y cuándo. Haz clic en Activar para confirmar. La garantía pasará a estado Activa en la fecha de inicio que hayas elegido.
Ten en cuenta que si estableces la Fecha de inicio de la garantía en una fecha pasada, la garantía se activará automáticamente.
Eliminar garantía
Las garantías en cualquier estado, incluyendo borrador, activa, anulada y expirada, pueden eliminarse. Esta acción no se puede deshacer y no podrás recuperar una garantía eliminada.
Para eliminar una garantía desde la página de Garantías del proyecto, haz clic en el menú de los tres puntos a la derecha de la garantía y selecciona eliminar. Se te pedirá que confirmes que deseas eliminarla.
Para eliminar una garantía desde la vista de edición de la misma, utiliza el menú Acciones en la parte superior de la página y selecciona Eliminar. Se te pedirá que confirmes que deseas eliminarla.
Anular garantía
Una garantía en estado Activa puede anularse. Anular una garantía la cancelará inmediatamente y dejará de ser válida.
Para anular una garantía, ábrela y haz clic en el menú desplegable de estado (dirá Activa) para seleccionar Anular. Se te pedirá que confirmes la acción y se te dará la opción de notificar al cliente que la garantía ha sido anulada.
Reactivar garantía anulada
Una vez que una garantía está anulada, tienes la opción de activarla de nuevo. Reactivar una garantía anulada establecerá su estado como Activa utilizando la fecha de inicio original. Puedes ajustar la fecha de inicio o los términos de cobertura una vez que esté activa de nuevo.
Para hacerlo, abre la garantía y haz clic en Reactivar en la parte superior derecha, o utiliza el menú desplegable de estado (dirá Anulada) para seleccionar Reactivar. Se te pedirá que confirmes la acción.
Crear una reclamación
Las reclamaciones de garantía pueden ser creadas por ti, el profesional, o enviadas por el cliente. Ten en cuenta que las reclamaciones primero deben compartirse en el panel del cliente para permitir que los clientes vean y envíen reclamaciones para un proyecto. Esta sección explica cómo crear una reclamación como profesional. Para saber cómo gestionar las reclamaciones enviadas por los clientes, consulta la siguiente sección.
Para crear una reclamación, abre el proyecto correspondiente y haz clic en Garantías y reclamaciones en el menú de la izquierda; a continuación, asegúrate de estar en la pestaña Reclamaciones en la parte superior de la página. Desde aquí, haz clic en Crear reclamación en la parte superior derecha.
Información
La primera sección que completarás es la información de la reclamación, que incluye la fecha de la reclamación, el cliente y el gestor de la reclamación y los documentos vinculados.
Fecha de la reclamación: Esta es la fecha en que se creó la reclamación; no se puede cambiar. Cliente: Visualiza y edita los detalles del cliente haciendo clic en el icono del lápiz. Cualquier cambio se aplicará también a la información principal del cliente.
Gestor de la reclamación: Utiliza el menú desplegable para seleccionar uno o más miembros del equipo para gestionar la reclamación.
Enlaces de documentos: Selecciona los documentos del proyecto relacionados con el reclamo. Estos son solo para fines de referencia interna. Esta información permanece oculta para el cliente, incluso cuando se comparte.
Vincular garantía y reclamación
Para asociar una garantía a una reclamación, haz clic en "Añadir enlace de documento" en la sección de información de la reclamación y luego elige la garantía que toque de la lista de documentos.
Verás la garantía vinculada en la reclamación y también la reclamación vinculada en la garantía, tal como se muestra abajo.
Problema/Descripción
En esta sección describirás el motivo de la reclamación y adjuntarás imágenes o archivos.
Descripción del problema del cliente: La descripción y los archivos adjuntos serán visibles para el cliente.
Notas internas: Campo opcional para registrar notas para ti y tu equipo. Las notas internas y los archivos adjuntos no serán visibles para el cliente.
Asignaciones de trabajo
En esta sección, puedes crear, asignar y realizar un seguimiento de las tareas asociadas con esta reclamación. Una vez que crees una nueva tarea, añade una fecha de vencimiento y un responsable a la derecha de la tarea. Ten en cuenta que las NOTIFICACIONES de tareas y asignaciones solo se enviarán cuando la reclamación esté en "Estado abierto".
Presentar reclamación
Cuando todos los detalles estén completos, puedes presentar la reclamación de garantía haciendo clic en Presentar reclamación en la parte superior derecha de la página, o utilizando el menú desplegable de estado (dirá Borrador) y seleccionando Abierta.
En la ventana modal Presentar reclamación, utiliza la casilla de verificación para establecer si se notificará al cliente sobre la reclamación por correo electrónico. Si se selecciona, puedes personalizar el asunto y el cuerpo del mensaje predefinidos. Haz clic en Enviar para confirmar. La reclamación pasará a estado Abierta tan pronto como se envíe, y se enviarán todas las notificaciones de asignaciones de trabajo.
Comentarios en las reclamaciones
Para colaborar y comunicarte rápidamente con tu cliente o equipo sobre una reclamación, puedes utilizar la función de comentarios. Haz clic en el icono de comentario en la parte superior de la reclamación y, a continuación, selecciona la pestaña Cliente o Equipo en la parte superior de la ventana modal de comentarios. Los clientes no verán los comentarios de la pestaña Equipo, pero se les notificará de cualquier comentario realizado en la pestaña Cliente y tendrán la posibilidad de responder.
Reclamaciones enviadas por el cliente
Si has optado por compartir las reclamaciones en el panel del cliente, tu cliente podrá ver las reclamaciones existentes y enviar las suyas propias. Tendrás la opción de aprobar o denegar cualquier reclamación enviada por el cliente.
Una vez que hayan enviado una reclamación, se te notificará y verás la nueva solicitud en el proyecto, marcada con el estado Envío del cliente. Haz clic en la reclamación para revisarla.
Dentro de la reclamación del cliente, puedes seleccionar Marcar como no cubierto o Aprobar reclamación.
Cualquiera de las dos opciones abrirá una ventana modal donde puedes elegir si deseas notificar al cliente sobre la decisión o no, incluyendo la posibilidad de personalizar el mensaje que este reciba.
Si rechazas la reclamación, no es necesario que realices ninguna otra acción. Si apruebas la reclamación, el estado cambiará a Abierta y podrás añadir detalles y notas adicionales, asignar a un gerente y crear asignaciones de trabajo.
Seguimiento de actividad
Las acciones realizadas en una garantía o reclamación se registran automáticamente en el historial de actividad, lo que te ofrece una cronología clara de qué ha sucedido y cuándo. Esto incluye eventos como:
- Creación de la garantía o reclamación
- Publicación en el panel del cliente
- Cambio de estado (por ejemplo, de Borrador a Activo, o de Activo a Anulado)
- Asignación de un responsable
- Adición de un comentario
Estas entradas aparecen en la parte inferior de la página de la garantía o reclamación correspondiente, y algunas acciones también se muestran en el historial general de actividad del proyecto, con enlaces que te llevan directamente a la garantía o reclamación relacionada para ver más detalles.