Cómo gestionar tu tiempo y tus gastos
En la sección Tiempo y gastos de Houzz Pro, puedes gestionar tus tarifas de tiempo y gastos y servicios para los distintos miembros de tu equipo. Este artículo tratará sobre cómo crear, editar y gestionar entradas. Si necesitas ayuda para utilizar el cronómetro para controlar tu tiempo, lee este artículo.
Puedes ver todas las tarifas de tiempo y gastos de los distintos miembros del equipo en una sola vista, donde puedes ordenarlas, editarlas, crearlas y eliminarlas. Estos servicios se guardan para utilizarlos en tus futuros proyectos.
Para acceder a tu página principal de Tiempo y Gastos, haz clic en Tiempo y Gastos en la sección Gestión que se encuentra bajo el icono de búsqueda en la navegación de la izquierda. También puedes hacer clic en el icono de Entrada de Tiempo en el mosaico Crear Nuevo de tu página principal.
Puedes acceder a Tiempo y Gastos de un proyecto concreto haciendo clic en Tiempo y Gastos en la sección Gestión del menú izquierdo de cualquier página de resumen de proyecto. Esto sólo te mostrará las entradas del proyecto correspondiente.
Crear una nueva entrada de tiempo
Para gestionar tus servicios de tiempo y gastos, primero necesitarás entradas. Para crear una nueva entrada de tiempo, haz clic en el botón Nueva entrada en la parte superior derecha de tu página de Tiempo y Gastos. Asegúrate de que estás en la pestaña Tiempo, situada en la parte superior de la página.
En el modal que aparece, introduce los detalles pertinentes, incluyendo el nombre del proyecto, el miembro del equipo, el servicio, la fecha, la tarifa por hora, las horas y cualquier descripción o archivos necesarios.
Si no hay servicios existentes, simplemente escribe el nombre del servicio que deseas añadir/crear y pulsa Intro.
Pulsa el botón Guardar y verás la nueva entrada de tiempo listada en la página Tiempo y Gastos.
Puedes editar o eliminar una entrada haciendo clic en los tres puntos situados a la derecha de la entrada y seleccionando la acción que deseas realizar.
Ten en cuenta que, para mantener un registro adecuado, una entrada no puede borrarse ni editarse una vez que está vinculada a un documento, como una factura emitida.
Crear una nueva entrada de gastos
Para crear una nueva entrada de gastos, ve a la pestaña Gastos situada en la parte superior de la página Tiempo y Gastos. Desde allí, haz clic en el botón Nuevo asiento en la parte superior derecha de la página.
En el modal que aparece, introduce los detalles pertinentes, incluyendo el nombre del proyecto, el miembro del equipo, el servicio, la fecha, la tarifa por hora, las horas y cualquier descripción o archivos necesarios.
Si no hay servicios existentes, simplemente escribe el nombre del servicio que deseas añadir/crear y pulsa Intro.
Pulsa el botón Guardar y verás la nueva entrada de gastos listada en la página Tiempo y Gastos.
Ordenar y filtrar entradas de tiempo y gastos
Puedes filtrar el tiempo y los gastos por proyecto, por miembro del equipo responsable, por la fecha asociada a estas entradas o por el tipo de servicio ofrecido: solo tienes que usar el menú desplegable que se encuentra en la parte superior. Verás un resumen de la duración total del tiempo, el importe total facturable y el coste total (no facturable), y los resultados se ajustarán en función de los filtros que apliques.
Para cambiar el orden en el que se ordenan las entradas, usa las flechas en la columna que elijas para cambiarlo (Proyecto, Fecha, Servicio, etc.).
Para ajustar el formato en el que se muestra el tiempo, haz clic en el título de la columna de tiempo (verás las opciones de Horas y Duración (h) en función de lo que hayas seleccionado). Elige si quieres mostrar el tiempo en horas (por ejemplo, 02:30) en en duración con decimales (por ejemplo, 2,5). El formato de duración puede ser muy útil a la hora de exportar entradas de tiempo para usarlas en nóminas.
Editar, eliminar o crear servicios
Puedes editar y eliminar servicios, así como crear servicios nuevos, directamente desde la pantalla Gestionar Servicios. Para acceder a estas opciones, haz clic en Gestionar Servicios de Tiempo desde la parte superior de la pestaña Tiempo, o en Gestionar Servicios de Gastos desde la pestaña Gastos.
Desde aquí, puedes hacer clic en el icono del lápiz junto a un servicio para editarlo, o seleccionar la casilla de verificación a la izquierda de uno y hacer clic en Eliminar en la parte superior derecha para eliminarlo. Ten en cuenta que, por motivos de mantenimiento de registros, un servicio no puede eliminarse una vez que está vinculado a una entrada.
Para añadir un nuevo servicio, haz clic en Nuevo servicio en la parte superior derecha, rellena la información pertinente y haz clic en Guardar.
Ordenar y buscar en Gestionar Servicios
En la pantalla Gestionar Servicios, también tienes la posibilidad de filtrar por miembro del equipo y buscar utilizando palabras clave. Además, puedes ordenar los servicios de la A a la Z o por Tarifa Horaria haciendo clic en los nombres de las columnas para cambiar el orden.
Crear una factura a partir de entradas de Tiempo y Gastos
Desde la sección Tiempo y Gastos, puedes crear una factura a partir de tus entradas, simplemente marcando las que quieras incluir y haciendo clic en el botón Crear factura de la parte superior derecha.
Selecciona "Crear desde cero" para crear una nueva factura. Si el proyecto tiene facturas abiertas, "Añadir a factura existente" también será una opción.
Exportar entradas de tiempo y gastos a Excel
Puede exportar las entradas de tiempo o de gastos a Excel con fines de contabilidad: es una forma excelente de descargar el tiempo por proyecto o por miembro del equipo para usarlos en las nóminas. Para ello, selecciona Exportar entradas de tiempo en el menú desplegable Acciones (en la pestaña Tiempo). En la pestaña Gastos, haz clic en el botón Exportar que se encuentra en la parte superior derecha.
Esto exportará todas las entradas que se muestren en la pantalla, por lo que si quieres descargar las entradas de un proyecto o miembro de equipo específico, asegúrate de filtrarlas de antemano.
Importante: Los informes de facturación de tiempo también se pueden generar por miembro del equipo o proyecto en tu sección Informes de Houzz Pro. Consulta el artículo Cómo generar informes de facturación de horas trabajadas para obtener más información.
Importar entradas de tiempo de otro software
Desde la sección Tiempo y Gastos, puedes importar entradas de tiempo desde otros servicios de software, como Harvest. Para que la importación tenga éxito, deberás asegurarte de que sólo cargas archivos Excel o CSV, y de que se rellenan los campos obligatorios.
Selecciona Importar entradas de tiempo en el desplegable Acciones para empezar.
A continuación, puedes descargar la plantilla de tabla de importación y rellenarla con tus datos, o subir tu propio archivo siempre que contenga los campos obligatorios. Asegúrate de incluir la fecha, el número de horas y las tarifas en cada fila.
Asegúrate también de incluir el nombre del proyecto, el nombre del cliente, el nombre y apellidos de los miembros del equipo y el servicio. Deben coincidir con lo que ya está en Houzz Pro.
Si utilizas Harvest para tu control horario, puedes exportar tus datos con este formato y subirlos a Houzz Pro sin hacer ningún ajuste.
A continuación, confirma que tus columnas están asignadas al campo correcto de Houzz Pro. Sólo se importarán las columnas asignadas. Haz clic en Listo y ¡listo!