Cómo utilizar plantillas de notas en tus documentos

La sección Notas de tus documentos es un lugar en el que puedes añadir cualquier nota para tu cliente, además de la sección Términos y Condiciones. Ahorra tiempo y agiliza tu proceso creando plantillas de Notas que puedas guardar y utilizar en todos los proyectos futuros.

Acceder a tus plantillas de notas

Para acceder a tus plantillas de notas, abre un documento que aún esté en fase de borrador y baja a la sección Notas. A continuación, haz clic en el botón Mis plantillas en la esquina inferior derecha de esa sección.

Se abrirá la pantalla Plantillas de notas, donde puedes crear, buscar, editar y eliminar notas. Aquí también puedes establecer notas como los predeterminados del proyecto o de la empresa.

Crear una nueva plantilla de nota

Para crear un memorándum/nota, haz clic en el botón Crear nuevo de la parte superior derecha o en el botón Crear nueva plantilla para tu primera nota. A continuación, escribe el título de la nota y el contenido de la plantilla.

En el contenido de la plantilla puedes añadir un token, es decir, la generación automática de elementos como el nombre de tu cliente, el nombre de tu empresa u otros. Por ejemplo, "Hola, [Nombre del contacto]", como se muestra en texto en la imagen de abajo. Es una forma estupenda de añadir un toque personal a tus notas sin tener que escribir los nombres cada vez.

También tienes la posibilidad de establecer una nota como plantilla por defecto del proyecto y elegir a qué documentos (presupuestos, facturas, retenciones u modificaciones de pago) se aplica. Establecer una plantilla como la predeterminada del proyecto no reemplazará las notas de documentos existentes.

Cuando hayas terminado, haz clic en el botón Guardar para guardar esta nota como una de tus plantillas para utilizarla en el futuro, o haz clic en el botón Guardar y añadir para guardar esta nota como una de tus plantillas y aplicarla al documento actual.

Establecer una nota como predeterminada del proyecto, editarla o eliminarla

Siempre puedes establecer una nota como predeterminada del proyecto, editarla o eliminarla más adelante, abriendo la pantalla Plantillas de notas y haciendo clic en los tres puntos horizontales que aparecen a la derecha cuando pasas el ratón por encima de la nota.

Establecer plantillas predeterminadas para la empresa

Para definir una plantilla como predeterminada para la empresa, que se usará como plantilla por defecto para las notas en todos los proyectos (tanto nuevos como existentes), los usuarios con permiso de administración puede hacer clic en Guardar como predeterminado en la parte superior de la sección Notas tras haberlas introducido.

La plantilla se guardará como "Notas por defecto (sistema)" y se aplicará a todos los documentos nuevos, si bien no sobrescribirá las notas de documentos existentes. Puedes cambiar y editar las plantillas por defecto en la pantalla Plantillas predeterminadas de empresa cuando quieras, tal y como se explica a continuación.

Nota: Al establecer una plantilla predeterminada para un proyecto, esta reemplazará la plantilla por defecto de la empresa en todos los documentos nuevos de dicho proyecto.

Modificar las plantillas por defecto de la empresa

Para hacerlo, haz clic en "Establecer por defecto para la empresa" en la parte superior de la pantalla de Plantillas de notas, a la que puedes acceder haciendo clic en Mis plantillas en la parte inferior de la sección Notas de tu documento.

Aquí puedes definir la plantilla predeterminada de términos y condiciones, de notas y de email de la empresa. Selecciona la opción que desees para establecer la plantilla por defecto para cada sección y tipo de documento.