Cómo usar las plantillas de términos y condiciones en tus documentos
Añadir una sección de condiciones a tus documentos te permite informar a tus clientes sobre cómo trabajas y cómo se desarrollará el proyecto. Puedes crearlas y guardarlas para usarlas en todos tus proyectos.
Acceder a las plantillas de términos y condiciones
Para acceder a estas plantillas, abre un documento que aún esté en borradores y ve a la sección de Términos y condiciones. A continuación, haz clic en Mis plantillas en la parte inferior derecha.
Se abrirá la página en la que podrás crear, buscar, editar y eliminar las plantillas de términos y condiciones. Desde aquí, también puedes establecer los términos y condiciones que quieras como predeterminadas para un proyecto o para la empresa.
Crear una nueva plantilla de términos y condiciones
Para crear una plantilla, haz clic en Crear nuevo en la parte superior derecha o en Crear nueva plantilla si es la primera que añades. Después, escribe el título y el contenido de la plantilla.
A la hora de redactar el contenido, puedes insertar un símbolo, es decir, un identificador que te permite sustituir de forma automática elementos como el nombre del cliente o el de tu empresa, entre otros. Por ejemplo, "Las condiciones del servicio se aplican a todo trabajo realizado por [Nombre de empresa]".
Además, tienes la opción de establecer una plantilla como predeterminada para un proyecto y elegir a qué documentos aplicarla, como presupuestos, facturas, anticipos, pedidos de compra o modificaciones de pago. Esta acción no anulará ni reemplazará los términos y condiciones asignados a proyectos anteriores.
Cuando termines, tienes dos opciones: puedes hacer clic en Guardar para guardar la plantilla y usarla en el futuro, o en Guardar y añadir para guardarla y añadirla directamente al documento en el que estés trabajando.
Establecer una plantilla como predeterminada para un proyecto, modificarla o borrarla
Puedes definir una plantilla como la predeterminada de un proyecto, además de editarla o borrarla cuando quieras desde la sección de plantillas de términos y condiciones. Haz clic en el icono de los tres puntos que aparece a la derecha y elige la acción que quieras llevar a cabo.
Establecer plantillas como predeterminadas para la empresa
Para definir una plantilla como predeterminada para la empresa, que se usará como plantilla por defecto para los términos y condiciones en todos los proyectos (tanto nuevos como existentes), los usuarios con permiso de administración puede hacer clic en Guardar como predeterminado en la parte superior de la sección Términos y condiciones tras haberlos introducido.
La plantilla se guardará como "Términos por defecto (sistema)" y se aplicará a todos los documentos nuevos, si bien no sobrescribirá los términos y condiciones de documentos existentes. Puedes cambiar y editar las plantillas por defecto en la pantalla Plantillas predeterminadas de empresa cuando quieras, tal y como se explica a continuación.
Nota: Al establecer una plantilla predeterminada para un proyecto, esta reemplazará la plantilla por defecto de la empresa en todos los documentos nuevos de dicho proyecto.
Modificar las plantillas por defecto de la empresa
Para hacerlo, haz clic en "Establecer por defecto para la empresa" en la parte superior de la pantalla de Plantillas de términos y condiciones, a la que puedes acceder haciendo clic en Mis plantillas en la parte inferior de la sección Términos y condiciones de tu documento.
Aquí puedes definir la plantilla predeterminada de términos y condiciones, de notas y de email de la empresa. Selecciona la opción que desees para establecer la plantilla por defecto para cada sección y tipo de documento.