La contratación de profesionales del diseño de interiores aumentó considerablemente en 2021, según un estudio de Houzz llevado a cabo en Estados Unidos. Aunque cualquier persona al frente de un negocio está siempre abierta a seguir prosperando, un aumento repentino de la carga de trabajo también puede suponer ciertos retos. En este artículo, recogemos las recomendaciones de algunas de ellas: han pasado por muchos periodos de ensayo y error y han querido compartir sus consejos para gestionar los proyectos, los niveles de estrés y la relación con los clientes y su equipo cuando la demanda es muy alta.
1. No tengas miedo a decir que no
Seguir creciendo es un objetivo común para todos los profesionales del sector, pero, para tener éxito, debes hacerlo de forma sostenible. Si tu negocio se expande demasiado rápido, puede que te acabes enfrentando a problemas económicos, cambios repentinos en la cadena de suministros o escasez de recursos, sin olvidarnos de la posible insatisfacción y cansancio de las personas con las que trabajes.
Uno de los mayores errores que suelen cometer quienes dirigen una empresa por primera vez es aceptar todas las oportunidades que se les presentan. Seguir este camino puede ser tan peligroso como no aprovechar ninguna. «Intenta no abarcar más de lo que puedas», aconseja Jena Bula de Delphinium Design. Hacer promesas que no vas a poder cumplir y rendir por debajo de las expectativas puede hacer que los clientes sientan una gran decepción.
«Lo más importante es no pensar que vas poder con todo si en realidad no vas a ser capaz», coincide Deana Duffek de Duffek Design & Development. «Creo que ir poco a poco es lo que te ayuda a llegar a la línea de meta». Así también evitarás poner una carga de trabajo insostenible sobre tu equipo. De lo contrario, los profesionales con más talento dejarán de colaborar contigo y optarán por marcharse con quien les ofrezca un equilibrio más sano entre el plano laboral y su vida personal.
También es importante rechazar proyectos que no estén en consonancia con los objetivos de tu negocio. «A veces las cosas se aprenden a las malas: tienes que entender que aceptar ciertos proyectos no es inteligente ni la estrategia más eficaz y acaba desembocando en un resultado que no está a la altura de la calidad que sueles ofrecer», explica Duffek. «Creo que ahí es donde empiezas a descubrir cuál es tu nicho de mercado y tu posición en la industria del diseño». Cuando hayas marcado una serie de objetivos y valores claros para tu negocio y los cumplas, podrás empezar a encontrar y fidelizar a profesionales que compartan la misma visión que tú y pongan todo de su parte para ayudarte a hacerla realidad.
2. La comunicación es la clave
La comunicación es esencial para mantener relaciones satisfactorias tanto con tus clientes como con las personas que trabajan contigo. Asegurarte de que dispongan de toda la información que necesitan les llevará a confiar en tu negocio. Houzz Pro te ayuda a gestionarla de forma eficaz a través de sus herramientas de colaboración, que incluyen recordatorios de las reuniones, te indican cuándo es el momento para volver a ponerte en contacto de nuevo con un posible cliente, te permiten establecer calendarios para los proyectos y te dan la posibilidad de enviar mensajes a tu equipo y tus clientes.
«En nuestro caso, la clave está en la organización y la comunicación directa con los clientes, arquitectos, contratistas, ingenieros... En definitiva, con todas las personas que forman nuestro equipo», explica Bula. «Usamos las herramientas que nos ofrece Houzz Pro para mantener la organización durante todo el proceso y recopilar la información en un mismo lugar, automatizando la mayor cantidad de datos posible y mejorando el trato con nuestros clientes».
La comunicación también es crucial a la hora de gestionar las expectativas de los propietarios. Las herramientas de colaboración de Houzz Pro te permiten compartir con ellos las facturas, los bocetos y el calendario del proyecto, entre otra información útil. Podrás personalizar todos los documentos para adaptarlos a tus necesidades y reflejar la imagen que quieres ofrecer con tu marca a los clientes. «Me encanta poder crear plantillas distintas en Houzz Pro para responder a los clientes casi al momento cuando se ponen en contacto conmigo. También valoro mucho que la plataforma me avise cuando llega el momento de hacer un seguimiento con ellos. Es casi como tener un asistente personal». John McClain, de JMC Design.
Mantener a los clientes al tanto de las fechas de entrega, los objetivos cumplidos, los retrasos y otros aspectos parecidos hará que no estén tan pendientes de preguntaros constantemente a ti y a tu equipo cómo progresa el proyecto y evitará enfados y disgustos. «Pueden consultar toda la información en un mismo lugar», dice Bula. «Es un proceso bastante transparente y creo que lo valoran mucho».
3. Cuida tus relaciones profesionales
Cualquier profesional del diseño te dirá lo importante que es cuidar las relaciones con los clientes, pero prestar atención a las necesidades de tu equipo y a toda la gente que colabora contigo también es esencial. Duffek aconseja mostrar interés por sus vidas: «Preguntar por la familia, la salud, qué tal están, cómo han lidiado con la pandemia... Todos esos detalles marcan la diferencia», explica. Una encuesta reciente llevada a cabo en EE. UU. mostró que el 40 % de los empleados afirma que la causa más común de tener un mal día en el trabajo es lidiar con jefes que no les ayudan ni les apoyan. Asegúrate de que sientan que estás ahí para ellos y ofréceles consejos, guía y apoyo.
Cuanto más sepas sobre la gente que trabaja contigo y más te pongas en su lugar, más herramientas tendrás para impulsar su carrera. «Creo que, cuando hablamos de nuestros recursos internos, lo más importante es saber cuáles son las fortalezas de cada persona y orientarla hacia un trabajo que le permita sacar lo mejor de sí misma», dice Duffek. «No es algo positivo solo para la empresa, sino también para todo el equipo, porque estarán en la dirección correcta para alcanzar sus metas».
4. Automatiza el proceso de trabajo
Las ventajas de mejorar tu proceso de trabajo con una plataforma de gestión integral como Houzz Pro son dobles: por un lado, te ayuda a atraer y fidelizar a otros profesionales y, por otro, te permite ampliar tu negocio sin complicaciones.
En primer lugar, reduce considerablemente el tiempo que dedica tu equipo a encargarse de tareas tediosas y del papeleo, lo cual te permite gestionar tu negocio de forma más eficaz y profesional. «No tengo ni idea de cuántas horas me ahorra, pero sí tengo claro que hace que el proceso sea mucho más sencillo, cómodo y transparente para todo el mundo», afirma Bula. «Me resulta especialmente útil cuando tengo que ampliar equipo: todo está disponible en un mismo lugar, lo cual es una ventaja enorme». Reducir al mínimo las tareas administrativas también te permite tener más tiempo para dedicarlo al plan de diseño, algo que seguramente haga que todo el equipo esté más satisfecho con su trabajo y con el resultado final.
Además, te ayuda a seguir creciendo y ampliando tu negocio al ahorrarte tiempo y energía para que puedas dedicarlos a nuevos proyectos. «Antes me pasaba la vida haciendo malabares y me estresaba mucho con todos los detalles del proyecto», explica Bula. «Ahora que nuestra carga de trabajo está aumentando, me permite aceptar más trabajo, porque no tengo tantas tareas que gestionar en mi día a día. La herramienta se encarga de ellas por mí y sé que no se me escapará ningún detalle».
¿Qué funciones valora más? «El sistema de facturación es la herramienta que me resulta más útil, porque solía dedicarle muchísimo tiempo a esa tarea. Me pasaba la vida comprobando datos a mano», explica Bula. «Hace todos los cálculos por mí, incluye los impuestos y todas esas cosas».
5. Trabaja desde casa
El confinamiento durante los primeros meses de la pandemia desencadenó un cambio de paradigma y demostró que las ventajas del trabajo en remoto son innegables: permite un mayor equilibrio entre la vida laboral y personal, evita perder mucho tiempo entre desplazamientos, ofrece más comodidad y flexibilidad y reduce algunos tipos de estrés. A pesar de los temores iniciales a que el trabajo a distancia redujera la productividad, lo cierto es que sucedió justo lo contrario.
Un 54 % de los empleados afirman que cambiarían de trabajo por otro que les ofreciera más flexibilidad. Es evidente que las empresas deben adaptarse a este nuevo modelo de trabajo para evitar que los empleados se vayan. «Los negocios ya no funcionan como antes», explica Duffek. «La expectativa era contar con una oficina con 20, 30 o 40 empleados, pero las cosas han cambiado. La pandemia nos ha demostrado que se pueden conseguir los mismos resultados con gente trabajando desde casa. Algunas personas de nuestro equipo viven en otros países y, aun así, obtenemos los mismos buenos resultados».
Aunque la forma de hacer negocios haya cambiado, todo apunta a que la situación puede incluso mejorar si tienes una actitud, una visión y una red de apoyo sólidas. Si pones en práctica estos cinco consejos y cuentas con las herramientas adecuadas, estarás en el camino correcto para conseguirlo.
