Cómo rechazar un proyecto sin cortar los lazos con el cliente
Aceptar un proyecto que te entusiasma es fácil, pero ¿cómo puedes rechazar aquellos que no te interesan con tacto y educación para no perder la relación con el cliente de cara a futuras oportunidades? Sin duda, es un escenario más complicado.
A menudo es necesario rechazar encargos: puede que el estilo que busca el cliente no se corresponda con el que tú ofreces, que no puedas aceptarlo por su magnitud o que detectes que el cliente va a ser demasiado problemático.
No obstante, es necesario saber comunicar esto a tus clientes de forma profesional y respetuosa, de modo que no haya asperezas y que puedan volver a confiar en ti en el futuro o recomendarte a otras personas. Agradéceles siempre la oportunidad y deséales todo lo mejor.
En función del tipo de relación que hayas establecido con el cliente, tu forma de comunicarte puede variar: por ejemplo, si habéis trabajado anteriormente juntos, la comunicación puede ser más personal y cercana; en cambio, si ha llegado a ti por recomendación de uno de tus mejores clientes, lo ideal es que transmitas profesionalidad y respeto desde una cierta distancia.
Con esta guía, nuestro objetivo es ayudarte a encontrar la estrategia que mejor se adapte cada caso para que puedas escoger los proyectos que más te convengan.
Aprende a decir que no
Este puede ser uno de los motivos más frecuentes para rechazar un proyecto: a veces, simplemente tienes tantos proyectos en marcha al mismo tiempo que te resulta imposible aceptar otro. Si percibes que el cliente exige más explicaciones, puedes justificarte explicándole que actualmente todo tu tiempo lo dedicas a otros proyectos que ya estaban aprobados y que no puedes aceptar nuevos encargos en este momento, ya que no podrías garantizar la calidad por la que se te conoce. Dependiendo de las necesidades de tu cliente, es posible que prefiera posponer el encargo y esperar a que estés disponible. Si muestras tu compromiso y dedicación con los proyectos actuales, estarás demostrando también tu profesionalidad al nuevo cliente.
Aunque rechazar nuevos encargos es difícil, es fundamental recordar que hay que mantener un equilibrio saludable entre nuestro trabajo y nuestra vida personal, especialmente en estos tiempos tan complicados. ¡La salud física y mental son lo primero! Si encuentras este equilibrio y evitas que se disparen tus niveles de estrés, no solo rendirás más en tu trabajo y tendrás a tus clientes más satisfechos, sino que disfrutarás más de tu vida personal. ¡Así que no tengas miedo de decir que no si el momento no es el adecuado!
«No eres tú, soy yo
Sí, esta célebre frase propia de ruptura amorosa también puede aplicarse a nuestra relación con el cliente y su proyecto. Eso sí, trata de explicar la situación con suavidad: evita culpabilizar al cliente y centra la atención en ti. Coméntale que lamentas que su proyecto esté fuera de tu ámbito de especialidad. De nuevo, la profesionalidad, la transparencia y la empatía beneficiarán a tu negocio a largo plazo.
Recomienda a otros profesionales
Que un cliente no sea adecuado para ti no significa que no pueda serlo para otra persona. Puedes recomendar a otros profesionales que conozcas: una diseñadora de interiores con experiencia y con mucha personalidad podría ser la persona adecuada para un cliente más exigente, y un principiante que justo ha empezado a aceptar encargos podría estar dispuesto a aceptar un proyecto con un presupuesto bajo.
Lo importante es no dejar a los clientes potenciales con una mano delante y otra detrás: ayúdales en la medida de lo posible a encontrar lo que necesitan, ¡te lo agradecerán eternamente!
Transparencia, honestidad y brevedad
En algunos casos no hace falta dar detalles: simplemente, hazle saber a la persona que se ha puesto en contacto contigo que agradeces la confianza, pero que, lamentablemente, no eres la persona más adecuada para su proyecto, ya sea por motivos de presupuesto, tiempo o estilo. Puedes hablar con franqueza y transparencia sin necesidad de sonar borde, maleducado o brusco; al contrario, ya sabes que la honestidad siempre suma puntos.
Ofrece alternativas
Normalmente, se suelen poder negociar algunas condiciones antes de aceptar un proyecto: tanto si se trata de la fecha de entrega, como si lo que no encaja es el presupuesto, el estilo o la magnitud del encargo, trata de acordar unas condiciones que satisfagan las necesidades de ambas partes antes de dar el no definitivo. Si tu cliente realmente quiere trabajar contigo, es probable que se adapte. Ten esto presente cuando te reúnas con ellos y, siempre que sea posible, procura encontrar ese punto medio.
Si no te es posible trabajar con un cliente en este momento, pero te interesa mantener el contacto, asegúrate de tener forma de hacerlo por si surgiera otro encargo en el futuro. Por ejemplo, puedes añadir sus datos de contacto a tu lista de distribución para que le lleguen las novedades sobre tendencias y las noticias sobre el sector que compartes por correo electrónico. También puedes invitarlos a seguirte en las redes sociales.
Y recuerda: saber decir «no» con gracia y educación es tan importante para tu negocio como decir «sí» a tu próximo gran proyecto.
